Auf was sollte ich beim E-Mail-Schreiben eigentlich achten? – Darüber denken wir in unserem Berufsalltag doch eher selten nach. Die Bildungs- und Inklusionsreferent:innen im Projekt QuaBIS wollten genau das tun und haben sich in einem hybriden Workshop des Schreibzentrums der TU Dresden mit dieser Frage auseinandergesetzt.

© Laura Schmidt

Im Workshop ging es u.a. um

• die Auswahl eines passenden Betreffs und einer passenden Anrede- und Schlussformel,
• die übersichtliche Gestaltung einer E-Mail oder
• Tipps für die Überarbeitung eines Mail-Entwurfs.

Das Spezialgebiet des Schreibzentrums der TU Dresden ist eigentlich das wissenschaftliche Schreiben; einige Strategien, die für das Schreiben wissenschaftlicher Texte nützlich sind, sind es allerdings auch beim Schreiben von Mails. Zwei Beispiele:

• Gerade bei längeren oder komplexeren E-Mails, die nicht so leicht von der Hand gehen, das Schreiben in zwei Etappen angehen:
  1) Entwurf (locker drauflosschreiben und erst einmal für sich selbst klar haben, was man sagen möchte),
  2) Überarbeiten (erst jetzt darauf konzentrieren, die Mail so zu formulieren, dass sie auch für die Adressatin/ den Adressaten verständlich ist).
• Den Mailtext übersichtlich strukturieren und der Adressatin/ dem Adressaten so das Erfassen der Inhalte erleichtern

Ein Workshop in einfacher Sprache zum Thema E-Mails schreiben

Der Workshop war sowohl in der Vorbereitung als auch in der Durchführung sehr spannend und lehrreich, denn Präsentationsfolien, Materialien und mündliche Inputs wurden für die Zielgruppe passend in einfacher Sprache und barrierearm gestaltet. Ein Format zu entwickeln und zu prüfen, welches alle Menschen teilhaben lässt, fällt in den Kompetenzbereich der Bildungs- und Inklusionsreferent:innen. So konnten sich beide Projekte gewinnbringend ergänzen.

© Laura Schmidt

Die Bildungsreferent:innen wendeten die praktischen Hinweise für die Mail-Kommunikation im beruflichen Kontext während des Workshops direkt an und werden sich weiter dazu austauschen: „Wir üben jetzt miteinander professioneller E-Mails zu schreiben und zu verschicken und achten beim Verfassen einer E-Mail darauf, dass wir Absätze machen, weil es übersichtlicher ist. Beim Workshop haben wir gelernt, worauf man achten muss, wenn man eine E-Mail schreibt. Wir haben uns zusammen die Grundlagen angeschaut. Uns hat gut gefallen, dass es jetzt die Checkliste gibt, um E- Mails zu schreiben. Wir schauen jetzt lieber nochmal in den Text, bevor wir ihn abschicken.“ Gerade für die Arbeit im Homeoffice ist eine sichere und professionelle Kommunikation per E-Mail unverzichtbar: „Jetzt wo wir wissen, wie man es das so organisiert, macht es jetzt noch mehr Spaß E-Mail schreiben.“

Den Workshop „E-Mails schreiben für Bildungsreferent:innen“ haben Laura Schmidt (Projekt QuaBIS) und Nina Melching (SZD) gemeinsam entwickelt. Er wurde von den Bildungs- und Inklusionsreferent:innen vom Projekt QuaBIS der TU Dresden auf Barrierefreiheit geprüft.

Das Projekt QuaBIS (Qualifizierung von Bildungs- und Inklusionsreferent:innen in Sachsen) professionalisiert sechs Menschen mit Behinderungserfahrungen in ihrer Expertise. Dabei werden sie selbst Teil von Vermittlungs- und Gestaltungsprozessen an der TU Dresden. So leisten sie einen wichtigen Beitrag zu einer vielfältigen, offenen Universitätskultur und einer Hochschule für alle.

Weitere Infos: tu-dresden.de/gsw/barrierefrei/inklusive-bildung und www.quabis.info/

Das Schreibzentrum der TU Dresden (SZD) unterstützt Studierende und Lehrende mit Angeboten zum Planen und Schreiben verschiedener Texte im Studium wie Belege, Protokolle, Seminar- und Abschlussarbeiten und zur Vermittlung des akademischen Schreibens in Lehre und Betreuung.

Weitere Infos: tu-dresden.de/deinstudienerfolg/szd

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