Neben den Websites der TU Dresden selber müssen ab sofort auch alle dort bereitgestellten Dateiformate von Büroanwendungen (z.B. Word- oder PDF-Dokumente) barrierefrei sein. Eine Ausnahme stellen Dokumente dar, die vor dem 23.09.2018 veröffentlicht wurden und nicht für aktive Verwaltungsverfahren benötigt werden. Diese müssen zwar nicht nachträglich barrierefrei gestaltet werden, dennoch sollten Sie versuchen, auch diese weiter zu optimieren.

Natürlich werden Sie nicht sofort alle betroffenen Dokumente überarbeiten können, aber Sie sollten zumindest bei den neu hochgeladenen Dateien auf eine barrierefreie Gestaltung achten. Nach und nach sollten Sie dann auch versuchen, vor allem wichtige Dokumente barrierefrei zu machen. Bis dahin sollte eine Kennzeichnung hinter der Datei erfolgen, z.B. „Dokument X (PDF, nicht barrierefrei)“.

Erstellung barrierefreier Dokumente

Die Grundlage eines zugänglichen Dokumentes stellt die Verwendung von Formatvorlagen (in Word) bzw. vordefinierten Folienlayouts (in PowerPoint) dar. Am besten nutzen Sie die Vorlagen des Corporate Design der TU Dresden, da diese bereits die grundlegenden Aspekte der Barrierefreiheit berücksichtigen und Ihnen somit Teile der Arbeit abnehmen. Auf den Seiten der Arbeitsgruppe Services Behinderung und Studium (AG SBS) finden Sie entsprechende Anleitungen zur Erstellung barrierefreier PDF aus Word bzw. PowerPoint. Zudem bietet die AG SBS auch regelmäßig Weiterbildungen zum Thema "Barrierefreie Dokumente erstellen" an.

Grundlegend sollten Sie u.a. auf folgende Aspekte achten. Die Inhalte Ihrer Dokumente sollten Sie stets durch die dafür vorgesehenen Elemente strukturieren, d.h. insbesondere Überschriften, Listen und Tabellen. Zudem müssen Sie für alle Nicht-Textelemente (z.B. Bilder und Grafiken) einen Alternativtext bereitstellen. Da die ausführliche Beschreibung von Bildern gerade in visuell geprägten Präsentationen sehr zeitaufwendig ist, genügt zunächst eine kurze Information über den groben Inhalt. Eine ausführliche Beschreibung muss allerdings spätestens im konkreten Bedarfsfall erstellt werden. Im Praxisleitfaden zur Erstellung textbasierter Alternativen für Grafiken finden Sie hilfreiche Tipps zur Beschreibung von Bildern für Menschen mit Seheinschränkungen. Außerdem können Sie sich in solchen Fällen auch gerne hilfesuchend an die AG SBS wenden.

Prüfung auf Barrierefreiheit

Bevor Sie aus Ihrer Quelldatei (Word oder PowerPoint) ein PDF erzeugen, sollten Sie zunächst deren Barrierefreiheit überprüfen. Seit Office 2010 kann man eine Prüfung zum Beispiel wie folgt vornehmen: Schaltfläche „Datei“ – „Informationen“ – Schaltfläche „Auf Probleme Überprüfen“ – „Barrierefreiheit überprüfen“. Erst nach dem Beheben der Probleme in der Quelldatei sollten Sie den Export in ein PDF vornehmen, da ansonsten eine aufwendige Nachbearbeitung notwendig wird. Weitere Hinweise dazu finden Sie ebenfalls in den bereits erwähnten Anleitungen der AG SBS.

Die Zugänglichkeit von PDF-Dateien können Sie mit Hilfe des Tools PAC überprüfen. Zur Korrektur können Sie anschließend den Adobe Acrobat Pro sowie das Programm axesPDF QuickFix verwenden. Zum Export aus Word heraus sollten Sie am besten das Programm axesPDF for Word benutzen, da dieses die besten Exportergebnisse liefert und in vielen Fällen bereits barrierefreie PDF-Dokumente erzeugen kann. Die angesprochenen Tools finden Sie auf dem virtuellen Desktop der AG SBS (Terminal). Für einen Zugang können Sie sich an Herrn Jens Voegler (, Tel. 0351 463 42024) wenden.

Korrektur von typischen PDF/UA-Problemen

Der zu erreichende Standard für barrierefreie PDF-Dokumente heißt PDF/UA (Universal Accessibility). Die oben erwähnten Tools PAC und axesPDF QuickFix prüfen auf genau diesen Standard. Die folgende Übersicht soll Ihnen dabei helfen, eventuell gefundene Probleme zu lösen, damit Ihr Dokument letztendlich PDF/UA-konform wird.

Einen Überlick zu weiteren möglichen Barrieren in PDF-Dateien und deren Behebung finden Sie hier:

• Behebung von PDF/UA-Problemen in Adobe Acrobat Pro
• Behebung von PDF/UA-Problemen in axesPDF QuickFix