Einstieg und Hilfe zu Horde5

Die Mail- und Groupwarelösung Horde5 ist über folgende URL zu erreichen https://mail.zih.tu-dresden.de

Grundsätzliches

Die folgenden Punkte dienen als Einstiegshilfe und Ergänzung zur eingebauten Hilfefunktion von Horde5. Hinweise und Fragen bitte an den Service Desk.

Ganz Wichtig

  • Nach der Ersteinrichtung nimmt das ZIH keine Änderungen an den Einstellungen von Horde mehr vor. Alle notwendigen Änderungen - insbesondere das Anpassen von Namen und Absenderadresse sind von Nutzer vorzunehmen.
  • Sie wählen, wenn Sie in der Ordneransicht alle Mails auswählen, wirklich alle Mails in dem Ordner aus. Sollten Sie hier evtl. mehr gelöscht haben, als Sie wollten, wenden Sie sich bitte mit dem Wunsch nach "Wiederherstellung" an den Servicedesk.
  • Wenn Sie Filter verwenden um unerwünschte Mails auszusortieren, speichern Sie die Mails in einem extra Ordner. Vermeiden Sie, die Mails sofort zu löschen, da diese Mails nicht wiederhergestellt werden können.

Browserunterstützung

Wir empfehlen einen aktuellen Browser zu benutzen. Getestet haben wir mit

  • Internet Explorer: ab Version 9
  • Firefox: ab Version 24
  • Chrome: ab Version 18

Was bietet Horde5

  • modernes Design mit aufgeräumter Nutzeroberfläche
  • beim Anmelden kann man sich für einen von 4 Modi entscheiden:
    • Auto (automatische Auswahl, anhand des verwendeten Browsers)
    • Einfach (Bedienung ähnelt der älterer Horde Versionen)
    • Dynamisch (Standard für alle aktuellen Browser)
    • Mobil - Smartphone (neue Oberfläche optimiert für Smartphone-Webbrowser - geringerer Funktionsumfang)
    • Mobil - Minimal (Oberfläche für Telefone mit kleinem Display - geringerer Funktionsumfang)
  • volle Unterstützung für das digitale Verschlüsseln und Signieren von Emails mit den Zertifikaten der TU Dresden
  • die Benutzung von Thunderbird-Lightning als Kalenderfrontend ist jetzt lesend und schreibend möglich
  • Unterstützung der Syncronisation von Kalender und Kontakten per Activsync für gängige Smartphones und Tablet-PCs

Benutzereinstellungen

Mit dem Einrichten Ihres ZIH-Logins werden die Einstellungen sinnvoll vorkonfiguriert. Nach dem ersten Anmelden, wird an den Einstellungen von ZIH Seite nichts mehr verändert, d.h. z.B. auch Änderungen der Identität (Name,Mailadresse...) muss der Nutzer selbst vornehmen. Hier werden wichtige Einstellungen beschrieben, die wir aus verschiedenen Gründen nicht sinnvoll vorkonfigurieren können.

Spamfilter

Das ZIH bewertet jede Mail bezüglich Spam (Headereintrag X-TUD-Spamlevel), es wird aber nichts automatisch gefiltert. Wenn Sie wünschen, dass Werbemails ausgefiltert werden sollen, müssen Sie dies unter Webmail - "Filter - Spamfilter" einstellen. Es genügt den Spamfilter mittels Klick auf das Kreuz in der Regelliste neben Spamfilter zu aktivieren. Es wird hiermit darauf hingewiesen, daß in seltenen Fällen auch erwünschte Mails ausgefiltert werden. Sie können die aussortierten Mails jederzeit im Ordner Spam lesen. Mit Klick auf Spamfilter kann man diesen einstellen. Voreingestellt ist hier Level 5. Sinnvolle Werte liegen zwischen 3 und 7. Bei 3 werden die meisten Werbemails ausgefiltert, aber die Wahrscheinlichkeit steigt, daß auch erwünschte Mails aussortiert werden. Bei Spam-Level 7 werden weniger Werbemails aussortiert, aber nur ganz selten erwünschte Mails.

Weiterleitung

Wenn Sie Ihre Mail  bei einem externen Provider lesen und verwalten, können Sie eine Weiterleitung einrichten. Öffnen Sie Ihre Filterregelliste per Klick auf den Menüeintrag "Webmail - Filter". Zum Einrichten oder Bearbeiten klicken Sie bitte auf Weiterleitung. Hier können Sie jetzt eine oder mehrere Mailadressen eintragen, an die Sie die Mails für Ihr Unixmail/Horde Postfach weiterleiten möchten. Während eine Testphase empfiehlt es sich "Kopien der Nachrichten in diesem Konto belassen?" anzuhaken, damit bei Problemen (Schreibfehler, externe Provider verweigern manchmal die Annahme von umgeleiteten Mails) keine Mails verlorengehen. Wenn man nach einigen Tagen/Wochen merkt, dass die Weiterleitung problemlos funktioniert, sollte man den Haken wieder entfernen, um zu vermeiden, dass das Postfach ohne das Sie es bemerken die Mailquota überschreitet.

Abwesenheit

Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert. Sie dient zur Erstellung einer Benachrichtigung ("Automatische Abwesenheitsbenachrichtigung"), die automatisch an an den Absender einer eingegangenen E-Mail versendet wird. Öffnen Sie Ihre Filterregelliste per Klick auf den Menüeintrag "Webmail - Filter". Zur Bearbeitung der Abwesenheitsnachricht klicken Sie auf die Regel "Abwesenheit". Bitte den Beginn und das Ende der Abwesenheit eintragen. Im zu versendenden Text können Sie den Platzhalter %ENDDATE% verwenden, um nicht jedesmal den Text ändern zu müssen. Bei erneuter Abwesenheit genügt es dann Begin und Ende der Abwesenheit zu ändern. Tragen Sie außerdem unter "Erweiterte Einstellungen" alle E-Mailadressen ein, unter denen Ihr Postfach erreichbar ist (eine Mailadresse pro Zeile, TU-Adresse - sofern vorhanden - sowie MAILBOX-Adresse).

Digitale Unterschrift / Verschlüsselung

In den Benutzereinstellungen des Webmailers kann man S/MIME aktivieren, mit dem es möglich ist, digitale Unterschriften und verschlüsselte Nachrichten zu verfassen. S/MIME erlaubt geschützte Kommunikation, indem Nachrichten so verschlüsselt werden, dass diese nur vom Absender und den Empfängern gelesen werden können. Außerdem kann die Identität eines Absenders anhand einer digitalen Unterschrift überprüft werden. Beides zusammen hilft bei der Endeckung von Manipulationen und erlaubt den Empfängern festzustellen, ob die Nachricht wirklich von dem Absender stammt oder ob es z.B. eine betrügerische Phishing Mail ist. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie Ihre persönlichen S/MIME-Schlüssel importieren, verschlüsselte Nachrichten lesen, digital unterschriebene Nachrichten überprüfen sowie ausgehende Nachrichten verschlüsseln und/oder digital unterschreiben.

Schritt für Schritt

  • Zertifitat beantragen:Öffnen Sie mit Ihrem Browser folgenden Link  und füllen Sie nach Klick auf Nutzerzertifikat das Formular entsprechend aus. Danach erscheint ein PDF Formular, welches Sie ausdrucken und beim Servicedesk einreichen. Nachdem der Servicedesk die Identität mit einem gültigen Personaldokument (Ausweis / Pass) nachgewiesen wurde, erhält man eine Mail.
  • Zertifikat im Browser speichern: Öffnen Sie diese Mail innerhalb von Horde5/Webmail mit dem selben Browser, den Sie beim beantragen des Zertifikats verwendet haben. Durch Klick auf die Links in dieser Mail speichern Sie Ihr Zertifikat in diesem Browser
  • Zertifikat als Datei sichern: Um das Nutzerzertifikat zu verwenden, muss es als passwortgeschützte PKCS12-Datei exportiert werden. Mit Mozilla Firefox geht man dazu unter Extras - Einstellungen... - Erweitert auf den Reiter Sicherheit und auf Zertifikate anzeigen. Das eigene Zertifikat exportiert man nun mittels des Befehls Backup. Diese Datei und das beim Backup verwendete Passwort bitte gut verwahren.
  • Zertifikat im Horde einfügen: die gespeicherte Datei in Benutzereinstellungen - Webmail - S/MIME als "Persönliches Zertifikat importieren"
  • S/MIME Einstellungen:
    • aktivieren Sie unter Benutzereinstellungen - Webmail - S/MIME die S/MIME Funktion
    • wählen Sie unter Benutzereinstellungen - Webmail - Erstellen Unterzeichnen(S/MIME) als Standard-Verschlüsselungsmethode

Nun kann man beim Verfassen von Nachrichten unter Verschlüsselung wählen, ob man digital unterzeichnen möchte, verschlüsseln möchte oder beides. (Standard ist digital unterschrieben)
Zum verschlüsselten Versenden von Nachrichten benötigt man noch den öffentlichen Schlüssel des Empfängers der Nachricht im Adressbuch:

  • Lassen Sie sich, wenn nicht schon geschehen, von dem Empfänger eine digital unterschriebene Mail schicken
  • Öffnen Sie diese Mail
  • klicken Sie in der Mail auf "Zertifikat in Ihrem Adressbuch speichern"

Jetzt können Sie diesem Absender eine digital unterschriebene und verschlüsselte Mail senden.

Hinweise zur Bedienung

In der folgenden Tabelle ist beschrieben, wie  wichtige Funktionen bedient werden (wird laufend ergänzt und bezieht sich, wenn nicht anders beschrieben auf den dynamischen Modus):

Nr. Funktion Anwendung Bedienschritte neu
1 Mehrere Mails auswählen Webmail Die erste Mail mit Klick die letzte mit Shift-Klick auswählen
2 Alle Mails eines Ordners auswählen Webmail Kästchen in der Kopfleiste der Ordnerliste anhaken, ACHTUNG: Es werden NICHT mehr nur die im Fenster sichbaren Mails ausgewählt
3 Mail(s) in Ordner verschieben/kopieren Webmail Mail(s) auswählen und per Maus nach links zum gewünschten Ordner ziehen, zum Kopieren zusätzlich Strg gedrückt halten
4 Ordner erstellen Webmail Menü "Ordnerfunktionen" in der linken Leiste
5 Ordner umbenennen Webmail Rechtsklick auf den Ordner
6 Neue Nachricht erstellen Webmail im Webmailmenü oder in der Webmailanwendung Klick auf die grüne Fläche links oben
7 (Spam)ordner leeren Webmail Rechtsklick auf den betreffenden Ordner
8 Zeige/Verstecke gelöschte, Endgültig löschen Webmail Menü Sonstige rechts oben
9 Komplette Mail drucken Webmail normal nur Mailteile mittels Klick auf das Duckersymbol, die ganze Mail mittels Doppelklick für ein extra Fenster und dann mittels Strg-P
10 Ausführliche Mailheaderansicht und weitere Funktionen Webmail auf den Pfeil vor dem Betreff in der Zeile über dem Mailtext klicken
11 alle Mailteile insbesondere Anhänge und HTML anzeigen Webmail in der ausführlichen Mailheaderansicht rechts unter Weitere Funktionen - Alle Teile anklicken, dann sind links nach Klick auf den Pfeil neben Teile alle Mailteile in einer Baumstruktur sicht- und anklickbar
12 bei alternativen Mailteilen html bevorzugen Webmail in den Benutzereinstellungen von Webmail "Erweiterte Einstellungen anzeigen" wählen und dann unter Anzeige in der 2. Option HTML-Nachrichtenteil auswählen
13 Quelltext einer Mail anzeigen Webmail in der ausführlichen Mailheaderansicht rechts unter Weitere Funktionen
14 Mail  als Text (evtl. mit Kommentaren) weiterleiten Webmail in Weiterleiten gibt es ein Untermenü, dort kann man auswählen, wie die Orginalnachricht eingebunden wird
15 Adresse aus Adressbuch bei neuer Mail Webmail im passenden Feld (z.B. An: oder CC:) einfach losschreiben - mind. 3 Zeichen, dann erscheint einen Liste der passenden Mailadressen aus dem Adressbuch, für mehrere Adressen ein Komma und erneut losschreiben

Häufige Fragen mit Antworten (FAQ)

Alle Aussagen beziehen sich, wenn nicht anders gekennzeichnet, auf den Dynamischen Modus.

F: Wo sind im Webmail die Ordner +spamverdacht, saved-messages und sent-mail
A: Diese Standardordner werden je nach eingestellter Sprache, im Deutschen z.B. als Spam, Entwürfe und Gesendet in der linken Leiste oben dargestellt

F: Wo sind meine Mailvorlagen ?
A: Im Ordner Vorlagen.

Hinweise für Smartphone-Besitzer

Smartphone-Besitzer (Android: Einstellungen - Konten & Syncronisierung
oder iOS: Einstellungen - Mail, Kontakte, Kalender ) können auch
den Zugang per Activsync verwenden:

  • Serverart: Exchange-Server
  • Mailadresse: Ihre  TU Mailadresse
  • Login: Ihr ZIH-Login
  • Server: mail.zih.tu-dresden.de
  • SSL:ein

Hinweis: beim Einrichten versuchen die Geräte zunächst anhand der
Mailadresse die Serverdaten zu ermitteln, was aber fehlschlägt, erst
danach kann man den Servernamen und das Login eingeben.

Kalendernutzung mit Thunderbird - Lightning

Nutzer, die den Horde Kalender in Thunderbird-Lightning benutzen
wollen, finden die passende Kalender-URL, wenn Sie im Webinterface auf
Kalender bearbeiten (das kleine Icon neben dem Kalendernamen in der
linken Leiste) und Abonnement klicken.

Funktionen, die nicht zur Verfügung stehen

Horde5 hat einige wenige Funktionen nicht  implementiert.

fehlende Funktion Bemerkungen Umgehungslösungen
Nachrichten sammeln das Mailabholen von externen Providern per pop3 oder imap ist aus Sicherheitsgründen nicht  enthalten erstellen Sie  eine Mailumleitung bei Ihrem externen Provider
Vorlagen für neue Nachrichten Vorlagen für neue Nachrichten sind bei Horde5  keine Textbausteine, sondern komplette Mails im Ordner Vorlagen verwenden Sie ein Browser Addon, wenn Sie echte Textbausteine benötigen (Empfehlung für Firefox:Clippings)
Kein automatisches Umbenennen des sent-mail Ordners am Monatsanfang da es hier häufig Probleme wegen erschöpfter Mailquote gab, wurde dies deaktiviert wenn Sie genügend Mailquote haben, können Sie die Option in den Webmail Benutzereinstellungen unter Gesendete Nachrichten wieder aktivieren

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Letzte Änderung: 06.07.2017