Configuration Guide
Table of contents
MS Outlook 2016/2013/2010/2007
Diese Anleitung beschreibt den Einrichtungsvorgang eines Exchange-Kontos in Microsoft Outlook 2019. Da sich der Ablauf etwas geändert hat gilt diese Anleitung ausschließlich für MS Outlook 2019.
Starten Sie Microsoft Outlook. Falls noch kein E-Mail-Konto existiert, startet der Dialog zur Kontoerstellung automatisch. Möchten Sie ein zusätzliches Konto erstellen, wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Befehl "Informationen" und im Befehlsfenster die Schaltfläche "Konto hinzufügen".
Geben Sie im sich öffnenden Fenster Ihre Exchange-E-Mail-Adresse in der Form zih-login@msx.tu-dresden.de (ersetzen Sie dabei "zih-Login" durch ihren ZIH-Login/persönliche Benutzerkennung) und klicken Sie auf "Erweiterte Optionen".
Wählen Sie "Exchange" als Kontotyp aus.
Sie werden nun aufgefordert, Ihr Passwort einzugeben.
Sollten Sie wiederholt aufgefordert werden Ihr Passwort eizugeben, wurde Ihr Konto wahrscheinlich nicht direkt gefunden. Bitte klicken Sie in diesem Fall auf "Weitere Optionen" und wählen „Anderes Konto verwenden“. Als Nutzernamen müssen Sie hier user\ZIH-Login und Ihr Passwort eingeben und abschließend mit „OK“ bestätigen.
Ihr Konto wird nun eingerichtet und es erscheint die Meldung dass Ihr Konto erfolgreich hinzugefügt wurde.
Hinweis
Nach dem Neustart oder der Neueinrichtung des Outlook-Kontos werden Sie u.U. erneut zur Eingabe Ihrer Benutzerdaten aufgefordert. Wählen Sie in diesem Fall im Anmeldefenster die Option "Als anderer Benutzer anmelden" und geben Sie Ihren Loginnamen in der Form user\ZIH-Login an. Je nach Größe des Postfaches kann es mehrere Stunden dauern bis alle Daten mit Exchange synchronisiert sind.
WEITERGEHENDE KONFIGURATION VON MS OUTLOOK
Die weitergehende Konfiguration von MS Outlook bezüglich dem Erstellen einer persönlichen Signatur, dem digitalen Signieren und Verschlüsseln von E-Mails und der Einbindung des DFN-PKI LDAP Verzeichnisdienstes können Sie den jeweiligen Anleitungen entnehmen.
Die folgende Anleitung beschreibt den Einrichtungsvorgang eines Exchange-Kontos am Beispiel von Microsoft Outlook 2016. Prinzipiell lässt sich dieser Ablauf auch auf frühere Versionen übertragen.
Starten Sie Microsoft Outlook. Falls noch kein E-Mail-Konto existiert, startet der Dialog zur Kontoerstellung automatisch. Möchten Sie ein zusätzliches Konto erstellen, wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Befehl "Informationen" und im Befehlsfenster die Schaltfläche "Konto hinzufügen".
Geben Sie im sich öffnenden Fenster Ihren Namen, Ihre Exchange-E-Mail-Adresse in der Form zih-login@msx.tu-dresden.de und als Kennwort das Passwort des ZIH-Logins ein. Fahren Sie fort mittels der Schaltfläche 'Weiter'.
Im Einrichtungsprozess erfolgt die Prüfung Ihrer Eingaben. Ggf. erfolgt eine erneute Passwort-Abfrage.
Eine erfolgreiche Kontoeinrichtung wird durch ein grünes Häkchen neben jedem Teilschritt angezeigt. Per Klick auf die Schaltfläche 'Fertig stellen' wird der Vorgang abgeschlossen. Nach einem Neustart von MS Outlook ist das eingerichtete Exchange-Konto nutzbar.
Hinweis
Nach dem Neustart oder der Neueinrichtung des Outlook-Kontos werden Sie u.U. erneut zur Eingabe Ihrer Benutzerdaten aufgefordert. Wählen Sie in diesem Fall im Anmeldefenster die Option "Als anderer Benutzer anmelden" und geben Sie Ihren Loginnamen in der Form user\ZIH-Login an. Je nach Größe des Postfaches kann es mehrere Stunden dauern bis alle Daten mit Exchange synchronisiert sind.
WEITERGEHENDE KONFIGURATION VON MS OUTLOOK
Die weitergehende Konfiguration von MS Outlook bezüglich dem Erstellen einer persönlichen Signatur, dem digitalen Signieren und Verschlüsseln von E-Mails und der Einbindung des DFN-PKI LDAP Verzeichnisdienstes können Sie den jeweiligen Anleitungen entnehmen.
Erstellen einer persönlichen Signatur
Um Ihrem Konto eine Signatur nach den Vorgaben des Corporate Designs der TU Dresden beizufügen, rufen Sie im Menü Datei den Befehl Optionen auf.
Wählen Sie per Mausklick die Kategorie E-Mail und daraus in der rechten Fensterhälfte die Option Signaturen... aus.
In der Registerkarte E-Mail-Signatur wählen Sie zuerst die Schaltfläche Neu zum Anlegen einer neuen Signatur. Anschließend muss dafür ein Name vergeben werden.
Tragen Sie Ihren modifizierten Signaturtext entsprechend den Vorgaben des Corporate Design der TUD ein.
Zitat:
E-Mails, die von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der TU Dresden versendet werden, sollten als Absender eine TU-Mailadresse haben und sind nach der abschließenden Grußformel mit einheitlichen Signaturen zu versehen. Diese Signatur sollte Angaben wie im nachfolgenden Beispiel enthalten:
-- ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Titel, Vorname, Name Funktion/Tätigkeit Technische Universität Dresden Fakultät/Dezernat *) Institut/Sachgebiet *) Professur/Lehrstuhl/Gruppe *) 01062 Dresden Tel.: +49 351 463-3xxxx Fax : +49 351 463-3xxxx E-Mail: vorname.name@tu-dresden.de (oder funktionsbezogene Mailadresse) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Die mit *) gekennzeichneten Angaben sollten nach Möglichkeit (aber müssen nicht zwingend) in der Signatur enthalten sein
Zitat Ende
Wählen Sie die von Ihnen erstellte Signatur als Standardsignatur für Neue Nachrichten sowie Antworten/Weiterleitungen aus.
Es ist empfehlenswert, die verfügbaren Optionen aller anderen Outlook-Komponenten (Kalender, Kontakte, Aufgaben etc.) gründlich durchzuarbeiten und auf optimale Einstellung zu überprüfen. Der Inhalt ist zum größten Teil selbsterklärend. Antwort auf Fragen erhalten Sie im Menü Hilfe.
Microsoft Outlook 2016 for Mac
Outlook Web App (OWA)
Die Anleitung darf ausschließlich auf Postfächer angewendet werden, die nicht dienstlich verwendet werden. Für jeglichen Dienstgebrauch (SHK, WHK, Mitarbeiter, ...) ist eine automatische Weiterleitung von E-Mails an externe Accounts (GMail etc.) untersagt.
Mit den folgenden Schritten können Sie alle E-Mails, die Ihnen zu Ihrem Exchange-Postfach geschickt werden, an eine externe Mail-Adresse weiterleiten. Sie brauchen dann das Exchange-Postfach für E-Mails nicht mehr getrennt abrufen.
1. Öffnen Sie OWA über https://msx.tu-dresden.de und melden Sie sich mit Ihrem ZIH-Loginnamen und dem zugehörigen Passwort auf der Startseite an.
2. Klicken Sie auf der rechten Seite der Menüzeile auf das "Zahnrad" und wählen Sie den Befehl "Optionen":
3. Wählen Sie im Optionsmenü den Befehl "E-Mail organisieren" und das Register "Posteingangsregeln". Zum Erstellen einer neuen Regel klicken Sie auf das Plus-Zeichen "+":
5. Wählen Sie im nächsten Schritt aus dem Pull-Down-Menü den Befehl "Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen...":
6. Es öffnet sich das Menü "Neue Posteingangsregel". Vergeben Sie einen Namen für die Regel und öffnen Sie danach das Pull-Down-Menü unter "Wenn die Nachricht eintrifft und Folgendes zutrifft:". Wählen Sie "[Auf alle Nachrichten anwenden]. Anschließend öffnen Sie das Pull-Down-Menü unter "Gehen Sie wie folgt vor:". Wählen Sie den Befehl "Nachrichten umleiten an...".
7. Es öffnet sich das Globale Exchange Adressbuch. Klicken Sie mit der Maus in die Eingabezeile neben "An" und geben Sie die gewünscht Ziel-Mail-Adresse ein (z.B. "abc@gmail.com").
Achtung: Um E-Mail-Loops (Endlosschleifen) zu verhindern, darf hier nicht die TU-einheitliche E-Mail-Adresse (vorname.name@tu-dresden.de) angegeben werden!
Bestätigen Sie Ihre Eingabe anschließend ,mit "OK".
8. Möchten Sie die weitergeleitete E-Mail anschließend im Exchange-Postfach löschen, klicken Sie auf den Link "Weitere Optionen ...". Das Menüfenster wird dadurch um neue Befehle erweitert. Betätigen Sie den Button "Aktion hinzufügen" -> "Bitte auswählen" -> "Verschieben, kopieren oder löschen" -> "Nachricht löschen" -> Speichern.
Möchten Sie die weitergeleiteten E-Mails auch im Exchange-Postfach speichern, gehen Sie direkt zu 9.:
9. Sie müssen nun noch einige Systemabfragen beantworten. Bestätigen Sie mit "Ja":
Diese Warnung erscheint unabhängig davon, ob Sie Postfachregeln in MS Outlook erstellt haben oder nicht! In den meisten Fällen können Sie auf "Ja" klicken.
Sollten Sie jedoch Postfachregeln in MS Outlook angelegt, diese derzeit deaktiviert haben und möchten Sie diese Regeln behalten, brechen Sie den Vorgang an dieser Stelle ab und öffnen Sie Ihr Exchange-Konto in MS Outlook. Erstellen Sie die Weiterleitungsregel dort.
Damit ist die Erstellung der Weiterleitungsregel abgeschlossen. In der rechten Spalte sehen Sie eine Zusammenfassung des Regelinhalts.
Um die Weiterleitung später abzustellen, deaktivieren Sie das Kontrollfeld in der Spalte "An".
Eine detaillierte Anleitung zur Erstellung von Posteingangsregeln finden Sie unter nachfolgendem Link.
Mozilla Thunderbird
Öffnen Sie Thunderbird und wechseln Sie zur Kalenderansicht.
Thunderbird Kalenderansicht
Machen Sie ein Rechtsklick im linken Seitenbereich. Es erscheint ein Kontextmenü. Klicken Sie anschließend auf "Neuer Kalender...".
Neuen Kalender erstellen
Im folgenden Fenster wählen Sie die Option "Im Netzwerk" und klicken dann auf "Fortsetzen".
Option "Im Netzwerk"
Wählen Sie nun die Option "CalDav". Im Feld "Adresse" fügen Sie folgenden Link ein:
Verbindungslink für persönlichen Kalender:
https://davmail.msx.tu-dresden.de:1180/users/[zih-login]@msx.tu-dresden.de/Kalender
Verbindungslink für persönlichen Unterkalender:
https://davmail.msx.tu-dresden.de:1180/users/[zih-login]@msx.tu-dresden.de/Kalender/[Name des Unterkalenders]
Zur Freigabe von Unterkalendern ist es erforderlich, im übergeordneten Hauptkalender jedem Benutzer des Unterkalenders explizit die Berechtigung "Ordner sichtbar" zu erteilen. Dies ist jedoch ausschließlich mit Microsoft Outlook realisierbar.
Verbindungslink für freigegebenen Kalender:
https://davmail.msx.tu-dresden.de:1180/users/[zih-login des Postfaches des freigegebenen Kalenders]@msx.tu-dresden.de/Kalender
Ersetzen Sie "[zih-login]" mit Ihrem ZIH-Login oder mit dem ZIH-Login des Postfaches des freigegebenen Kalenders. Anschließend mit "Fortsetzen" bestätigen.
Option "CalDav" und Kalenderadresse
Nun wählen Sie einen Namen für Ihren Kalender. Mit "Fortsetzen" bestätigen.
Kalendernamen eingeben
Schließlich mit "Fertigstellen" beenden.
Kalenderfertigstellung
Nach der Fertigstellung erscheint ein Anmeldefenster. Bitte tragen Sie bei Benutzername ihr ZIH-Login in dieser Form ein: user\zih-login
Nach Passworteingabe mit "OK" bestätigen.
Apple Mail
Mobile Devices
Navigieren Sie unter Einstellungen->Kalender. Gehen Sie auf Accounts.
Gehen Sie auf Account hinzufügen.
Wählen Sie dann Andere aus.
Fahren Sie mit CalDAV-Account hinzufügen fort.
Geben Sie folgendes ein:
Server: davmail.msx.tu-dresden.de
Benutzername: ZIH-login
Passwort: Das Passwort zum ZIH-Login hier eingeben
Beschreibung: Wählen Sie hier eine passende Beschreibung/Namen für Ihren Kalender
Bestätigen Sie dann mit Weiter. Eine Fehlermeldung wird erscheinen, die Ihnen mitteilt dass eine Verbindung über SSL unmöglich ist. Gehen Sie auf Abbrechen.
Eine weitere Fehlermeldung erscheint. Mit OK bestätigen.
Nun erscheint das Feld Erweiterte Einstellungen. Wählen Sie dieses aus.
Vergewissern Sie sich dass SSL aktiviert ist. Geben Sie bei Port 1180 ein. Die Account-URL wird automatisch generiert und sollte für persöhnliche Kalender unverändert bleiben.
Freigegebene Kalender
Ändern Sie die automatisch generierte Kalender-URL in folgender Form:
https://davmail.msx.tu-dresden.de:1180/principals/users/[E-Mail-Adresse des Postfaches, welches den freigegebenen Kalender enthält]/
Beispiel: https://davmail.msx.tu-dresden.de:1180/principals/users/tre-101@msx.tu-dresden.de/
Gehen Sie zurück und und schließen mit Fertig ab.
Die sichere Verbindung sollte hergestellt werden und am rechten Rand erscheinen Häkchen zur Bestätigung. Auf der folgenden Seite wählen Sie die passende Synchronisations-Einstellung für Sie und beenden die Einrichtung mit Sichern.
Ihr Kalender ist nun für die Nutzung eingerichtet.
Es ist möglich parallel mehrere Davmail-Accounts einzurichten und die jeweilligen Kalender in der Kalender-App anzuzeigen.