Durchführung einer Videokonferenz
- Die Durchführung einer Videokonferenz bedarf bei ungeübten Nutzern einer gewissen Eingewöhnungsphase. Bei Neulingen lenkt das lokale Bild oftmals sehr stark von den Gegenstellen ab. Außerdem bedarf die Tatsache, dass das eigene Bild nicht spiegelverkehrt ist, einer gewissen Gewöhnung.
- Die Videokonferenz vermittelt das Gefühl des direkten Kontaktes, aber zeigt nur einen eingeschränkten Bereich der Lokalitäten und der Personen der anderen Standorte. Die Interaktion ist der wichtigste Aspekt und größte Mehrwert der technisch vermittelten audiovisuellen Kommunikation, die Technik setzt aber auch hier Grenzen.
- Während der Videokonferenz sollte der Umgang mit dem System vertraut sein. Gegebenenfalls muss separates Personal eingesetzt werden, das die technische Steuerung des Meetings übernimmt. Es sollte vorher (idealerweise per Mail) der Austausch von Telefonnummern stattfinden, welche auch während der Konferenz besetzt sind.
- Bei ausländischen Gegenstellen empfiehlt sich ein Vorabtest aller notwendigen Komponenten. Auf Grund der Vielzahl möglicher Kommunikationswege sind dabei genaue Absprachen über das zu nutzende System notwendig.
- Auf Grund der technisch bedingten Verzögerungen (Übertragungszeit und notwendige Synchronisation der Kanäle) innerhalb von Videokonferenzen bedarf es bei allen Teilnehmern einer höheren Konzentration als bei Präsenzmeetings. Deshalb sollten gerade bei offenen Diskussionen die Meetings nicht länger als zwei Stunden dauern. Dabei sind auch überraschende Änderungen im Ablauf zu vermeiden.
- Videokonferenzen sind gut geeignet, wenn es um die Absprache von Terminen, Arbeitsaufgaben oder Projektergebnisse geht. Auch längere Beiträge einzelner Redner können gut übertragen und verfolgt werden. Sie sind nur eingeschränkt für Projektfindungsphasen zu empfehlen und bedürfen bei langen Meetings mit hohem Diskussionsbedarf einer erhöhten Konzentration.
- Während der Videokonferenz sollten unnötige Geräusche vermieden oder aber in dieser Zeit das eigene Mikrofon abgestellt werden. Da die zentrale Steuereinheit Krach nicht von syntaktisch sinnvollen Beiträgen unterscheiden kann, wird stets der lauteste Standort als aktueller Redner angenommen und nach einer kurzen Verzögerung in das größte Bild umgeschaltet.
- Am Ende der Videokonferenz sollte man sich vergewissern, dass die Verbindung wirklich beendet wurde, bevor man mit der internen Auswertung beginnt.