Prozess und Ablauf

Die Anbietung an das Universitätsarchiv erfolgt nach Ablauf der für das jeweilige Registraturgut/ die jeweiligen Unterlagen geltende Aufbewahrungsfrist. Aufbewahrungsfristen beginnen grundsätzlich immer nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten oder Vorgänge geschlossen wurden.

Die jeweilige Struktureinheit erfasst die auszusondernden Unterlagen in einem Anbietungsverzeichnis und übermittelt dieses an das Universitätsarchiv. Wird die Archivwürdigkeit bejaht, hat die anbietende Stelle die Unterlagen inklusive eines Ablieferungsverzeichnisses an das Universitätsarchiv zu übergeben. Wird die Archivwürdigkeit verneint, hat die anbietende Stelle die Unterlagen datenschutzgerecht zu vernichten, wenn weder Rechtsvorschriften noch schutzwürdige Belange betroffener Personen entgegenstehen. Über die Vernichtung ist ein Nachweis anzufertigen, der 30 Jahre aufzubewahren ist.

Zur Abgabe der archivwürdig bewerteten Unterlagen ist mit dem Universitätsarchiv vorab ein Termin abzustimmen. Unterlagen, die das Universitätsarchiv ohne Ankündigung oder ohne vorherige Anbietung und Bestätigung der Übernahme erreichen, können nicht bearbeitet werden und werden zurückgesandt.

Zur Vereinfachung des Prozesses der Aussonderung von Unterlagen erteilt das Universitätsarchiv bei Unterlagen ohne bleibendem Wert auf formlosen Antrag unbefristete Vernichtungsgenehmigungen (UVG). Ab Erteilung der UVG ist eine Kassation dieser Unterlagengruppen ohne vorherige Anbietung an das Universitätsarchiv möglich. Auch über diese Kassationen ist ein Nachweis zu führen.