Person zieht Ordner aus einem Regal © PantherMedia

Aussonderung von Unterlagen

An der TU Dresden dürfen ohne Genehmigung des Universitätsarchivs keine dienstlichen Unterlagen und Daten gelöscht oder vernichtet werden.
Grundlage dafür ist das Sächsische Archivgesetz, laut dem nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen die vollständige Anbietungspflicht aller dienstlichen Unterlagen aller Struktureinheiten der TUD an das Universitätsarchiv erfolgen muss.
Auf den folgenden Seiten haben wir für die Registraturbildner der TU Dresden alle relevanten Informationen und Abläufe zu diesem Thema zusammengestellt.

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Wichtige Themen im Überblick

Screenshots aus dem Glossar-Dokument
Glossar Schriftgut­verwaltung

Was bedeutet eigentlich Altregistraturgut? Was ist ein Geschäftszeichen? Und was hat es mit der Archivwürdigkeit auf sich? Diese und weitere Begriffe werden kurz und bündig im Glossar Schriftgutverwaltung der TUD erläutert, welches in Zusammenarbeit mit den Kollegen des Dokumentenmanagement-Teams entstanden ist.
Person trägt einen Umzugskarton © PantherMedia
Aussonde­rung und Anbietung an das Universi­tätsarchiv

Sie möchten Unterlagen aussondern? Bitte nehmen Sie zuerst Kontakt mit dem Universitätsarchiv auf, bevor Sie Unterlagen für die Archivierung vorbereiten oder diese abgeben. Unaufgefordert zugesendete Unterlagen können von uns nicht bearbeitet werden. Wir beraten Sie gern und stimmen den konkreten Ablauf ab. Schreiben Sie uns an uniarchiv@tu-dresden.de. Aktuell bereiten wir eine Prozessübersicht zur Aussonderung vor.

bunte gezeichnete Hände und Arme © PantherMedia
FAQ Aussonde­rung

Ist das Universitätsarchiv ein Zwischenarchiv? Kann ich alte Dateien einfach löschen, wenn ich sie nicht mehr benötige? Diese und andere häufige Fragen und Antworten haben wir in einem FAQ für Sie zusammengestellt. Regelmäßig werden neue Fragen und Antworten hinzugefügt. Vorbeischauen lohnt sich also!
Stapel mit Papieren, auf dem eine Brille liegt und angeordnet neben einem geöffneten Laptop © PantherMedia

Anbietungs­pflicht


Unterlagen sind unabhängig von ihrer Speicherungsform alle Aufzeichnungen, insbesondere Urkunden, Amtsbücher, Akten, Einzelschriftstücke, Karten, Risse, Pläne, Medaillen, Siegel, Bilder, Filme, Tonaufzeichnungen, Studien- und Prüfungsunterlagen.
Die Anbietungspflicht gilt gleichermaßen für analoge und elektronische Unterlagen. Sie umfasst ebenso elektronische Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen. Ebenso Unterlagen, die dem Datenschutz oder dem Geheimschutz unterliegen und personenbezogene Daten, die nach Bundes- oder Landesrecht gelöscht, vernichtet oder in der Verarbeitung eingeschränkt werden müssten. Auch die DSGVO steht dieser umfassenden Anbietungspflicht nicht entgegen.