Formulare
Inhaltsverzeichnis
Das WebCMS stellt intuitiv bedienbare, barrierefreie und vor allem datensichere Online-Formulare bereit. Sie ermöglichen es Ihren Besuchenden, auf der Webseite Informationen direkt einzugeben und an Sie zu übermitteln. So können die Formulare vielseitig eingesetzt werden, z. B. für Anmeldungen zu Veranstaltungen, Konferenzen und Vorträgen oder das Einholen von Ideen Ihrer Zielgruppe. Mit dem praktischen Datenspeicher und der Möglichkeit eines Exports der Daten erleichtern Formulare Ihnen auch die Arbeit mit den Kund:innendaten. Das Beispiel-Formular für eine Veranstaltungsanmeldung zeigt die Möglichkeiten zur Nutzung der zur Verfügung stehenden Datenfelder.
Sie benötigen ein Anmeldeformular für einen Newsletter? Die TU Dresden bietet einen datenschutzkonformen Service zum Versenden von Newslettern an. Er beinhaltet auch die Bereitstellung eines Anmeldeformulars im WebCMS. Mehr Informationen zum Newsletter-Tool
Sie möchten eine Veranstaltung evaluieren oder Feedback einholen? Für Befragungen steht Ihnen kostenfrei das Tool LimeSurvey zur Verfügung. Live-Umfragen können mit TUD.vote umgesetzt werden.
Beantragung
Das Einrichten und Veröffentlichen eines Online-Formulars im WebCMS übernimmt für Sie unser Web-Support. Senden Sie einfach eine E-Mail an mit den notwendigen Angaben für Ihr gewünschtes Formular:
- Übermitteln Sie uns einen Ort auf Ihrer Webseite (URL), wo das Formular angelegt werden soll.
- Welchen Titel soll Ihr Formular erhalten? Wünschen Sie einen zusätzlichen Einleitungstext zum Formular? Dieser wird oberhalb der Abfragefelder dargestellt.
- Geben Sie alle Abfragefelder an, die das Formular enthalten soll, und kennzeichnen Sie die Pflichtfelder mit einem Stern (*). Zur Auswahl stehen:
- Textfeld, ein- oder mehrzeilig
- Häkchen-Feld (Optionen mit Mehrfachauswahl)
- Radio-Button (Optionen mit nur einer Auswahlmöglichkeit)
- Auswahlfeld (ausklappbare Liste)
- Datumsfeld
- Dateifeld für Datei-Uploads
- Zwischenüberschrift und Hinweistext zur thematischen Strukturierung des Formulars
- Wie lautet die E-Mail-Adresse, an die der Inhalt des Formulars nach dem Absenden gesendet werden soll? Welcher Text soll nach dem Absenden des Formulars auf der "Danke"-Seite erscheinen?
- Geben Sie an, ob zusätzlich eine automatische Bestätigungsmail an die Absendenden geschickt werden soll und übermitteln uns ggf. den Text für diese E-Mail.
- Lassen Sie uns wissen, ob die Formulardaten in einem Datenspeicher des WebCMS hinterlegt werden sollen. Dies ermöglicht Ihnen ein Herunterladen der Daten als CSV-Datei, die dann z.B. in Excel importiert und weiterbearbeitet werden kann (z. B. als Teilnehmendenliste bei einer Veranstaltung).
- Gibt es eine Anmeldegrenze für Ihr Formular, z.B. für Veranstaltungen mit einer begrenzten Platzanzahl? Welcher Hinweistext soll angezeigt werden, wenn die Grenze erreicht ist? Benötigen Sie ein zweites Formular für eine Warteliste?
- Die Anmeldegrenze legt fest, wie oft das Formular ausgefüllt werden darf. Ist die Grenze erreicht, wird statt des Formulars eine entsprechende Meldung angezeigt. In dieser können Sie bei Bedarf einen Link zu einem weiteren Formular für eine Warteliste platzieren, das ebenfalls per Anmeldegrenze limitiert sein kann.
- Bitte beachten Sie: Nachrückende Personen der Warteliste müssen allerdings separat von Ihnen informiert werden, weil letztlich nur Sie wissen können, wie viele Plätze frei wurden oder zusätzlich verfügbar sind.
- Die Anmeldegrenze kann bei Bedarf durch den Web-Support im laufenden Prozess angepasst werden. Wenn also doch mehr oder weniger Plätze verfügbar sind, sind Sie weiterhin flexibel.
- Aufgrund der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist es erforderlich, dass alle Formulare im WebCMS mit einer speziellen Datenschutzerklärung versehen werden. In ihr werden die zu verarbeiteten Daten und Datenbearbeitungsvorgänge erläutert. Diese Datenschutz- und Einwilligungserklärung stellen wir als Muster-Vorlage für Sie bereit. Bitte passen Sie alle vorgegebenen Punkte an und füllen Sie diese entsprechend aus. Wir bitten Sie, Ihre als Inhaltsseite im WebCMS zu veröffentlichen und uns die Webadresse mitzuteilen. Anschließend werden wir die Erklärung in Ihrem Formular verlinken.
Nachdem das Formular eingerichtet wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung und können die Inhalte überprüfen. Erhalten wir Ihre Freigabe, veröffentlichen wir das Formular.
Wichtige Hinweise zu Online-Formularen
Bitte beachten Sie auch die folgenden Tipps und Hinweise zur Nutzung der Online-Formulare.
- Beachten Sie den Grundsatz der Datensparsamkeit und Datenminimierung aus der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO Art. 5/1c). Personenbezogene Daten dürfen demnach nur verarbeitet werden, wenn diese für den Zweck angemessen und für den Zweck erheblich und relevant sind. Sie als verantwortende Person müssen sich bei der Erhebung personenbezogener Daten auf die Informationen beschränken, die für Ihren Zweck des Formulars wirklich notwendig sind. Sie dürfen nicht mehr Daten erheben, nur weil diese irgendwann einmal von Interesse sein könnten.
- Gestalten Sie das Formular einfach! Vermeiden Sie umfangreiche Datenerfassungen. Unverständliche, unübersichtliche und zu lang wirkende Formulare werden nur ungern oder gar nicht ausgefüllt.
- Strukturieren Sie Ihr Formular. Gliedern Sie die Abfragefelder thematisch und nutzen Sie Zwischenüberschriften.
- Betiteln Sie die Formularfeldnamen eindeutig und verständlich. Geben Sie ggf. über einen zusätzlichen Hinweistext weitere nützliche Informationen zur Eingabe an.
Unsere Formulare können viel, aber nicht alles. Die folgenden Funktionen können wir leider nicht umsetzen:
- Die Formularfelder können nicht thematisch ausklappbar dargestellt werden (analog z. B. zu FAQ-Boxen).
- Bei einer Mehrfachauswahl kann die erlaubte Anzahl an Aktivierungen nicht technisch beschränkt werden.
- Es können keine Felder in Abhängigkeit zu einer Auswahl bei einem anderen Feld (de)aktiviert werden.
- Eine spätere Abmeldung oder Korrektur der Daten kann nicht über das Formular erfolgen, sondern bspw. per E-Mail an Sie.
- Sollten durch Abmeldungen in Ihrer Veranstaltung wieder Plätze frei werden, müssen die nachrückenden Personen von der Warteliste manuell durch Sie benachrichtigt werden.
Nach dem Anlegen eines Formulars mit Datenspeicher senden wir Ihnen einen Link zu, unter dem Sie die gesammelten Daten jederzeit herunterladen können (Link "Hier klicken, um Ihre Eingabe zu speichern"). Bei Auswahlfeldern steht dabei eine 0 in der Regel für "nein" und eine 1 für "ja" steht.
Gehen Sie wie folgt vor, um die heruntergelande Datei in Microsoft Excel in ein Tabellenblatt zu importieren:
Dateiformat CSV
Bei einer CSV-Datei sind die Werte einer Tabellenzeile durch Komma getrennt abgespeichert.
Öffnen Sie eine (leere) Arbeitsmappe in Excel. Wechseln SIe zum Reiter "Daten" und wählen den Button "Aus Text/CSV". Navigieren Sie auf Ihrem System zum Ordner mit Ihrer heruntergeladenen Datei, wählen diese aus und bestätigen den Button "importieren".
Im Assistenten muss das Trennzeichen "Komma", sowie bei Dateiursprung die Option "65001: Unicode (UTF-8)" ausgewählt sein. Schließen Sie den Import über den Button "Laden" ab. Ihre Daten werden nun spaltenweise angezeigt.
Dateiformat TSV
Bei einer TSV-Datei sind die Werte einer Tabellenzeile durch Tabstop getrennt abgespeichert.
Öffnen Sie zum Importieren eine (leere) Arbeitsmappe in Excel. Wechseln Sie zum Reiter "Daten" und wählen den Button "Aus Text/CSV". Navigieren Sie auf Ihrem System zum Ordner mit Ihrer heruntergeladenen Datei. Erweitern Sie wenn nötig die Anzeige von Textdateien auf alle Dateitypen ("Alle Dateien"). Wählen Sie Ihre Datei aus und bestätigen den Button "importieren".
Im Assistenten muss das Trennzeichen "Tabstopp", sowie bei Dateiursprung die Option "65001: Unicode (UTF-8)" ausgewählt sein. Schließen Sie den Import über den Button "Laden" ab. Ihre Daten werden nun spaltenweise angezeigt.
Kontakt
© Sven Ellger/TUD
Web-Support
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Besuchsadresse:
Standort Nöthnitzer Straße Nöthnitzer Straße 69
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Dezernat Kommunikation und Marketing
Sachgebiet Web und Video
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