Beschaffung von Software
Wir stehen bei Software-Beschaffungen universitätsweit beratend zur Verfügung, geben Hinweise zu geltenden Richtlinien bei der Finanzierung und beim Software-Einsatz, informieren um Doppelbeschaffungen zu vermeiden sowie sind verantwortlich Monitoring und Steuerung der Softwarebeschaffungen und Bestände sicher zu stellen.
Finden Sie Ihre gewünschte Software nicht unter Bezug von Software in der Produktübersicht bzw. steht kein zentrales uniweites Angebot zur Verfügung, dann muss die benötigte Software als Eigenankauf am Markt beschafft werden. Beschaffungen von lizenzpflichtiger Software müssen vor Beginn des Bestellvorganges angezeigt werden. Jede Software durchläuft einen Freigabeprozess. Zu lizenzpflichtiger Software zählen neben einmaligen Käufen und zeitlich befristeten (Wartungs-) Lizenzen auch SaaS-Produkte (Software as a Service). Die Beschaffung erfolgt gemäß den Vorgaben der Beschaffungsrichtlinie abhängig vom Auftragswert bis 5.000 Euro netto dezentral/zentral (i.d.R. SRM/SAP SG 1.2) und verpflichtend ab 5.000 Euro netto zentral (SRM/SAP SG 1.2).
Software-Antrag stellen
Software-Bestellformular durch Struktureinheit ausfüllen, folgende Angaben sind dabei zwingend erforderlich:
- Nutzende/Struktureinheit
- Angebot(e) einholen oder Weblink auf dem Formular angeben
- Finanzierungsquelle (zu beachten sind die besonderen Regelungen für haushaltfinanzierte Beschaffungen von Software)
- Software-Produkt benennen/Einzelpreis eintragen
- Bestellung vom Kostenverantwortlichen elektronisch signieren
- Software-Bestellformular (+ Angebot/Weblink) an servicedesk@tu-dresden.de oder softwarebeschaffung@tu-dresden.de senden
Bearbeitung Software-Antrag im SCD (Freigabe):
- Prüfung (u.a. Datenschutz, Datensicherheit, Verfügbarkeit an der TUD)
- Sachkonto festlegen
- Registrierung der Software (Vergabe der BA-Nr.)
- Senden der Zustimmung/Ablehnung der gewünschten Softwarebeschaffung an den Antragsteller (elektronische Zusendung des Formulars mit interner Registrierungsnummer) , die zur Beschaffung der Software berechtigt
Bestellung der Software:
- Die Software kann nun von Ihnen/ Verantwortlichen in Ihrer Struktureinheit bestellt werden. Die TUD-Beschaffungsrichtlinie ist zu beachten.
- Wenn die Beauftragung mit SRM erfolgt, dann ist das Anlegen eines SRM-Einkaufswagen durch den/die Verantwortliche(n) in der Struktureinheit verpflichtend. Die Zustimmung/Genehmigung der Softwarebeschaffung ist als Anlage in der Position hochzuladen. Die Sachkontierung auf dem genehmigten Antragsformular ist für die Positionen zu übernehmen.
- Eine zentrale Beauftragung durch das SG 1.2 ist möglich, wenn der Lieferant im SRM-Einkaufswagen freigelassen wird.
ERV-Portal/Classifier:
- Wenn Sie die Rechnung im ERV-Portal freigeben, laden Sie die Genehmigung zum Eigenankauf (bestätigtes Formular) als Anlage hoch. Dies ist verpflichtend für Bestellungen ohne Bestellbezug.
- Verwenden Sie die Sachkontierung aus der genehmigten Softwarebestellung.
- Wählen Sie in "Position bearbeiten" im Feld "Software" ja.
Software-Antrag stellen
Software-Bestellformular durch Struktureinheit ausfüllen, folgende Angaben sind dabei zwingend erforderlich:
- Nutzende/Struktureinheit
- Angebot(e) einholen oder Weblink auf dem Formular angeben
- Finanzierungsquelle (zu beachten sind die besonderen Regelungen für haushaltfinanzierte Beschaffungen von Software)
- Software-Produkt benennen/ Einzelpreis eintragen
- Bestellung vom Kostenverantwortlichen elektronisch signieren
- Software-Bestellformular (+ Angebot/Weblink) an servicedesk@tu-dresden.de oder softwarebeschaffung@tu-dresden.de senden
Bearbeitung Software-Antrag im SCD (Freigabe):
- Prüfung (u.a. Datenschutz, Datensicherheit, Verfügbarkeit an der TUD)
- Sachkonto festlegen
- Registrierung der Software (Vergabe der BA-Nr.)
- Senden der Zustimmung/Ablehnung der gewünschten Softwarebeschaffung an den Antragsteller (elektronische Zusendung des Formulars mit interner Registrierungsnummer) , die zur Beschaffung der Software berechtigt
Bestellung der Software:
- Das Anlegen eines SRM-Einkaufswagen durch den/die Verantwortliche(n) in der Struktureinheit ist verpflichtend. Die Zustimmung/Genehmigung der Softwarebeschaffung ist als Anlage in der Position hochzuladen. Die Sachkontierung auf dem genehmigten Antragsformular ist für die Positionen zu übernehmen.
- Die Bearbeitung des genehmigten SRM-Einkaufswagen erfolgt durch die MitarbeiterInnen der Zentralen Beschaffung.
ERV-Portal/Classifier:
- Die Freigabe der Rechnung erfolgt durch die MitarbeiterInnen der Zentralen Beschaffung.