Archivierung
Übergabe von dienstlichem Schriftgut zur Archivierung
ACHTUNG: Bitte nehmen Sie ZUERST KONTAKT mit dem Uniarchiv auf, bevor Sie Unterlagen an für die Archivierung vorbereiten oder diese abgeben! Wir sprechen dann mit Ihnen ab, wie vorzugehen ist!
Email an: uniarchiv@tu-dresden.de oder ann-marie.rajda@tu-dresden.de
[einschließlich audiovisuelle Überlieferungen, Pläne und Bilddokumente, digitale Überlieferungen, Dokumente aus Forschung und Lehre]
Grundlage für die Übergabe von dienstlichem Schriftgut (ebenso elektronische Aufzeichnungen) an das Universitätsarchiv ist die "Ordnung zur Leitung und zum Betrieb des Universitätsarchivs der Technischen Universität Dresden" vom 11. September 2014.
Es ist zu beachten, dass dienstliches Schriftgut im Rahmen der Aufgabenerledigung entstanden ist und somit lt. Archivgesetz als Eigentum des Arbeitgebers zu behandeln ist.
Die zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Universitätsarchivs beraten Sie zu Fragen der Schriftgutverwaltung, der Archivierung und der Anwendung des Aktenplanes.
Hinweise für die praktische Vorbereitung:
- Die Übergabe von Schriftgut erfolgt nach vorheriger terminlicher Vereinbarung (Herr Teichgräber Tel.: 463 33206).
- Das Schriftgut ist nach Möglichkeit den Aktenordnern zu entnehmen. Dabei bleibt die innere Form, in der das Schriftgut aufgrund der Aktenablage gewachsen ist, erhalten. Der Inhalt eines Ordners bildet somit eine geschlossene Akteneinheit.
- Die Stärke einer Akte sollte maximal 6 cm betragen.
- Wir bitten, die einzelnen Akteneinheiten mit genormten Schutzdeckblättern und stabilen Bodenblättern zu versehen und zu verschnüren. Die Schutzdeckblätter sind im Universitätsarchiv erhältlich und stehen als Formular zum Download bereit.
Das Deckblatt ist gut lesbar auszufüllen:
- Aktenführende Stelle (Strukturbezeichnung)
- Aktenplannummer (soweit vorhanden)
- Aktentitel
- zeitlicher Umfang
- Aufzubewahren bis (Empfehlung)
- Angabe der laufenden Nummer (indentisch mit der laufenden Nummer auf dem Ablieferungsnachweis)
Die Schriftgutübergabe erfolgt nur in Verbindung mit den Ablieferungsverzeichnissen, die zur Rechtssicherheit von den jeweiligen Leitern zu unterzeichnen sind. Entsprechende Vordrucke sind im Universitätsarchiv erhältlich und stehen als Formular zum Download bereit.
Zu Ihrer Entlastung und rechtlichen Sicherheit erhalten Sie durch das Universitätsarchiv im Anschluss einen Nachweis und eine Eingangssignatur über die Ablieferung der dienstlichen Akten und Dokumente.
Wir bitten von Abgaben durch einzelne Mitarbeiter abzusehen!
Die Abgabe sollte durch die Struktureinheit (Dezernat, Sachgebiet, Institut etc.) in regelmäßigen Abständen an das Archiv erfolgen.
Der Nachweis von dienstlichem Schriftgut sollte jederzeit durch die Verwaltung möglich sein und gehört zu den grundlegenden Aufgaben der Verwaltungsorganisation.
Bei einer langfristigen Lagerung vor Ort muss darauf geachtet werden, dass die Unterlagen nicht übermäßig verstauben oder mit Schimmel kontaminiert werden.
Archivwürdige digitale Überlieferungen wie elektronische Akten und dienstliche E-Mails sind ebenfalls dem Universitätsarchiv zur Übernahme anzubieten.
Gesetzliche Grundlagen zur Aktenbildung, Anbietung und Archivierung