FAQ Aussonderung
Nein. Das Universitätsarchiv ist kein Zwischenarchiv. Unterlagen werden dem UA erst nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfristen angeboten. Bis dahin erfolgt die Aufbewahrung in der Altregistratur der Struktureinheiten.
Nein. Wenn die Aufbewahrungsfrist der jeweiligen Unterlagen abgelaufen ist, startet Ihr Prozess der Aussonderung. In diesem Zusammenhang werden alle Unterlagen dem UA angeboten. Im UA wird fachlich entschieden, welche Unterlagen archivwürdig sind. Diese werden dann übernommen.
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Nein. Es besteht für alle dienstlichen Unterlagen eine Pflicht zur Aufbewahrung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Danach muss die Anbietung aller dienstlichen Unterlagen an das UA erfolgen. |
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Ja. Auch wenn Sie formal noch keine Schriftgutverwaltung / Aktenführung bei sich etabliert haben, gilt die Pflicht zur Aufbewahrung aller dienstlichen Unterlagen bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Danach muss die Anbietung aller dienstlichen Unterlagen an das UA erfolgen. |
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Es gibt ein Glossar zur Schriftgutverwaltung, das gemeinsam mit dem Team vom Dokumentenmanagementsystem erarbeitet wurde. Das Glossar finden Sie hier. |
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Ja. Im Webbereich des UA haben wir den Gesamtprozess aus Sicht des Registraturbildners, also den Struktureinheiten der TUD, dokumentiert. Den Prozess finden Sie hier. |
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Nein. Für elektronische Unterlagen, also zum Beispiel Dateien auf einem Laufwerk, gelten die gleichen Regelungen wie für Papier-Unterlagen. Es besteht für alle digitalen dienstlichen Unterlagen eine Pflicht zur Aufbewahrung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Danach muss die Anbietung aller digitalen dienstlichen Unterlagen an das UA erfolgen. |
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Nein. Für elektronische Unterlagen, also zum Beispiel Dateien auf einem Laufwerk, gelten die gleichen Regelungen wie für Papier-Unterlagen. Es besteht für alle digitalen dienstlichen Unterlagen eine Pflicht zur Aufbewahrung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Danach muss die Anbietung aller digitalen dienstlichen Unterlagen an das UA erfolgen. |
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Nur ein Teil der dienstlichen Unterlagen ist archivwürdig und wird zeitlich unbefristet verwahrt. Die fachliche Auswahl der Unterlagen erfolgt, so lange sich diese noch in den Struktureinheiten befinden. Nur diese Unterlagen dürfen an das UA übersendet werden, da für alle anderen Unterlagen keine Berechtigung dazu besteht. |