Eigenankauf

Vorgehensweise für  den Eigenankauf von Software

Wir bitten um Zusendung des digital signierbaren Formulars Software-Bestellung inkl. Anhänge an servicedesk@tu-dresden.de oder softwarebeschaffung@tu-dresden.de (Fax/Hauspost-Zustellung des Formulars wird derzeit zeitverzögert bearbeitet).

Finden Sie Ihre gewünschte Software nicht in der ZIH-Produktübersicht, dann muss die Software als Eigenankauf, je nach Auftragswert, von Ihnen selbst (bis 5.000 Euro netto) oder zentral (ab 5.000 Euro) durch das SG 1.2./in Einzelfällen durch das ZIH beschafft werden:

1. dezentrale Beschaffung (Auftragswert bis 5.000 Euro netto)

Antrag stellen:

Software-Bestellformular ausfüllen, folgende Angaben sind dabei zwingend erforderlich:

  • Angebot(e) einholen oder Weblink auf dem Formular angeben
  • Finanzierungsquelle
  • Software-Produkt benennen
  • Bestellung vom Kostenverantwortlichen elektronisch signieren
  • Software-Bestellung (+ Angebot) an servicedesk@tu-dresden.de oder softwarebeschaffung@tu-dresden.de senden

Bearbeitung ZIH:

  • Prüfung (u.a. Datenschutz, Datensicherheit, Verfügbarkeit an der TUD) und Registrierung der Software (Vergabe der BA-Nr.)
  • Sachkonto festlegen
  • Senden der genehmigten Softwarebeschaffung an den Antragsteller (elektronische Zusendung des Formulars mit interner Registrierungsnummer und Freigabe per E-Mail) , der Sie zum Eigenankauf berechtigt

Bestellung/ERV-Portal:

  • Die Software kann nun von Ihnen/ Verantwortlichen in Ihrer Struktureinheit bestellt werden. Die Beschaffungsrichtlinie ist zu beachten.
  • Wenn Sie die Rechnung im ERV-Portal freigeben, laden Sie bitte die Genehmigung zum Eigenankauf (bestätigtes Formular) als Anlage hoch. Verwenden Sie die Sachkontierung aus der genehmigten Softwarebestellung.
  • Sie haben jedoch auch unter 5.000 EUR netto Auftragswert die Möglichkeit, dass die Bestellung durch die Zentrale Beschaffung erfolgt. Bitte nutzen Sie diesen Service nur in Einzelfällen. Für diesen Prozess ist das Anlegen eines SRM-Einkaufswagen durch den/die Verantwortliche(n) in der Struktureinheit verpflichtend. Zu beachten ist, dass der Lieferant freigelassen wird. Die genehmigte Softwarebeschaffung ist als Anlage hochzuladen.
2. zentrale Beauftragung (Auftragswert ab 5.000 Euro - 25.000 Euro netto)

Ihre Aufgabe:

Software-Bestellformular ausfüllen und SRM-Einkaufswagen anlegen, folgende Angaben sind dabei zwingend erforderlich:

  • Angebot(e) einholen
  • Finanzierungsquelle angeben
  • Software-Produkt benennen
  • Anzahl der Lizenzen und Preise eintragen
  • Bestellung vom Kostenverantwortlichen elektronisch signieren,  Software-Bestellung (+ Angebot) an servicedesk@tu-dresden.de oder softwarebeschaffung@tu-dresden.de senden, Rückmeldung des ZIH zur Genehmigung des Eigenankaufs abwarten
  • Nach Erhalt der Genehmigung des Eigenankaufs wird von der Struktureinheit ein SRM -Einkaufswagen angelegt. Die auf der ZIH-Registrierung/Genehmigung angegebene Sachkontierung ist für die Bestellpositionen zu verwenden. Neben dem Angebot ist bitte auch die Registrierung des ZIH als Anlage im SRM-Einkaufswagen hochzuladen. Die Abarbeitung des genehmigten SRM-Einkaufswagen erfolgt durch die MitarbeiterInnen der Zentralen Beschaffung bzw. den Kolleginnen der Softwarebeschaffung.

Aufgabe der ZIH-Softwarebeschaffung:

  • Prüfung (u.a. Datenschutz, Datensicherheit, Verfügbarkeit an der TUD) und Registrierung der Software (Vergabe der BA-Nr.)
  • Sachkonto festlegen
  • Senden der genehmigten Softwarebeschaffung an den Antragsteller (per E-Mail)
  • in Abstimmung mit der Zentralen Beschaffung wird in Einzelfällen die Beauftragung übernommen
3. Beschaffung vom SG 1.2. (Auftragswert ab 25.000 Euro netto)

Ihre Aufgabe:

Software-Bestellformular ausfüllen und SRM-Einkaufswagen anlegen, folgende Angaben sind dabei zwingend erforderlich:

  • Richtangebot(e) einholen
  • Finanzierungsquelle angeben
  • Software-Produkt benennen
  • Anzahl der Lizenzen und Preise eintragen
  • Bestellung vom Kostenverantwortlichen elektronisch signieren,  Software-Bestellung (+ Angebot) an servicedesk@tu-dresden.de oder softwarebeschaffung@tu-dresden.de senden, Rückmeldung des ZIH zur Genehmigung des Eigenankaufs abwarten
  • Nach Erhalt der Genehmigung des Eigenankaufs wird von der Struktureinheit ein SRM -Einkaufswagen angelegt. Die auf der ZIH-Registrierung/Genehmigung angegebene Sachkontierung ist für die Bestellpositionen zu verwenden. Neben dem Angebot ist bitte auch die Registrierung des ZIH als Anlage im SRM-Einkaufswagen hochzuladen. Die Abarbeitung des genehmigten SRM-Einkaufswagen erfolgt durch die MitarbeiterInnen der Zentralen Beschaffung.

Aufgabe der ZIH-Softwarebeschaffung:

  • Prüfung (u.a. Datenschutz, Datensicherheit, Verfügbarkeit an der TUD) und Registrierung der Software (Vergabe der BA-Nr.)
  • Sachkonto festlegen
  • Senden der genehmigten Softwarebeschaffung an den Antragsteller (per E-Mail)

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Letzte Änderung: 27.10.2023