Erste Schritte mit Pexip im DFN-Verein

Der DFN-Verein bietet innerhalb von DFNconf die Möglichkeit, mit Hilfe von Pexip Videokonferenzen abzuhalten. Die ersten Schritte dazu sind hier erläutert.

Erstellung von Meetingräumen als Veranstalter

Die Teilnahme an Pexip-Konferenzen ist für Mitarbeiter, Studenten und Gäste weltweit uneingeschränkt möglich. Die Erstellung von Meetingräumen ist allerdings den Mitarbeitern registrierter Einrichtungen vorbehalten. Das sind Einrichtungen, welche einen DFNInternet-Vertrag abgeschlossen haben und zusätzlich die Dienstvereinbarung für DFNconf unterzeichnet haben. Die Details hierzu finden Sie hier: https://www.conf.dfn.de/zugang-zum-dienst

Die Registrierung am Pexip-Dienst als Veranstalter kann dabei auf 2 Wegen erfolgen (siehe https://www.conf.dfn.de/registrierung-als-meetingveranstalter). Der bevorzugte Weg ist die Nutzung von Single Sign-On (DFN-AAI-Dienst), so dass die Authentifizierung am Pexip-Dienst über den lokalen IDP Ihrer Einrichtung erfolgt. Sollte Ihre Einrichtung noch nicht am DFN-AAI-Dienst teilnehmen, besteht die Möglichkeit der Nutzung eines Self-Service-Portals zur manuellen Freischaltung einzelner Nutzer.

Der konkrete Login erfolgt immer auf der Seite https://www.conf.dfn.de:

Klicken Sie hierzu auf den Button "Veranstalter-Login". Geben Sie im Textfeld den Namen Ihrer Einrichtung an oder wählen Sie Ihre Einrichtung aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf 'OK':

Geben Sie anschließend Ihre Benutzerkennung und das Passwort Ihrer Einrichtung an (Bild 3) bzw. falls Ihre Einrichtung noch nicht am DFN-AAI-Dienst teilnimmt Ihre per E-Mail erhaltenen Zugangsdaten (Bild 4):

Sie befinden sich nun im DFNconf-Veranstalterportal:

Ganz oben rechts können Sie sich zum Abschluss wieder ausloggen oder auch auf Adobe Connect zugreifen. Neue Meetingräume und Vorlesungen erstellen Sie über die Buttons mit dem Pluszeichen. Der Unterschied zwischen den beiden Profilen Meetingraum und Vorlesung besteht in der Layout-Behandlung. Bei Meetingräumen erhalten alle Teilnehmer das gleiche Video-Layout. Bei Vorlesungen sehen die Hosts alle Teilnehmer (inkl. der Hosts), die Gäste können aber nur die Hosts sehen und somit keine anderen Gäste.

Bei der Erstellung von Meetingräumen haben Sie eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten. Die wichtigsten davon sind:

• Name des Meetingraums
• Beschreibung des Meetingraums (optional)
• Veranstalter-PIN: PIN des Meetingveranstalters (optional)
• Gäste-PIN: PIN für den Meetingteilnehmer (optional)

Falls keine Veranstalter-PIN gesetzt wird, dürfen keine Gäste erlaubt werden und alle Teilnehmer sind damit automatisch Hosts.

Jeder neu generierte Meetingraum erhält automatisch eine neue eindeutige Nummer der Form 979xxxxx. Außerdem wird jeweils eine Einladungs-Textvorlage in deutscher und englischer Sprache erstellt, welche alle Optionen zur Einwahl enthält. Sie können diese Vorlage verwenden, um die Meetingteilnehmer per E-Mail einzuladen:

Weisen Sie die Meetingteilnehmer bitte explizit auf die Möglichkeit des Testcall-Services hin, um die Verbindung selbstständig zu testen.

Betreten des Meetingraums als Veranstalter oder Gast

Die konkreten Zugangswege um einen Meetingraum zu betreten, entnehmen Sie der Einladungs-Textvorlage (siehe Bild 7). Der Veranstalter ist dafür verantwortlich, dass alle Teilnehmer die Zugangswege erhalten (z.B. durch Versand einer E-Mail).

Unter https://www.conf.dfn.de/beschreibung-des-dienstes/zugangswege (und der zugehörigen Unterpunkte im linken Menü) sind außerdem die Zugangswege ausführlicher dokumentiert und auch technische Hinweise für die Administratoren in den Einrichtungen hinterlegt.

Der am häufigsten und auch am einfachsten zu nutzende Zugangsweg ist der Zugang per Browser (Nr. 1 in der Einladungs-Textvorlage):

Bei der 1. Nutzung wird zusätzlich noch der anzuzeigende Name abgefragt und Kamera / Mikrofon müssen im Browser zur Benutzung freigegeben werden. Die Abfrage nach der Kamera / dem Mikrofon ist browserabhängig umgesetzt. Wenn eine PIN festgelegt wurde, erscheint zunächst auch noch die Abfrage nach der PIN. Falls nur eine Veranstalter-PIN, aber keine Gäste-PIN vergeben wurde, ist auch die Option "or just join" ohne PIN-Eingabe möglich.

Schließlich öffnet sich das Fenster mit dem Meetingraum:

Beschreibung der Web-Benutzeroberfläche von Pexip

Im Bild 8 sind die wichtigsten Buttons für die Einstellungen bereits zu sehen. Am unteren Bilschirmrand befindet sich ein graues Overlay-Fenster, welches bei Mausbewegungen erscheint. Die ersten 3 Buttons von links stellen Lautsprecher, Kamera und Mikrofon an und aus. Außerdem kann die Lautstärke über den grünen Regler im unteren Bereich des Overlay-Fenster geregelt werden. Der rote Button beendet die eigene Verbindung zum Meetingraum. Mit den nächsten 2 Buttons kann eine Bildschirm-/Anwendungs-/Fensterfreigabe bzw. eine Freigabe von Dokumenten (PDF, Bilder) gestartet werden. Der letzte Button ist zur Anwahl von Videokonferenzsystemen gedacht (siehe https://www.conf.dfn.de/beschreibung-des-dienstes/faq/#irfaq_127_6bc1b).

Während einer Freigabe erscheinen zusätzlich weitere Buttons zur Steuerung der Ansicht. Dabei kann zwischen einer höheren Bildwiederholrate (für Videos empfohlen) oder einer höher aufgelösten Wiedergabe (für Präsentationen ohne Videos empfohlen) gewählt werden. Diese Auswahl trifft jeder Teilnehmer selbst, es kann nicht vom Freigebenden bestimmt werden. Außerdem ist während einer Freigabe es zusätzlich per Button möglich, die Freigabe in einem 2. Fenster anzeigen zu lassen und dieses z.B. auf einen 2. Bildschirm zu ziehen.

Das Eigenbild wird grundsätzlich rechts oben angezeigt und ist durch Klick ein- und ausblendbar.

Die linke Seite ist standardmäßig "ausgeklappt", kann aber über den weißen Pfeil auch wieder "eingeklappt" werden. Es gibt eine Teilnehmerliste und eine Liste namens "Events", in der alle Nutzeraktionen (Ein- und Austritt aus dem Meetingraum) und auch der Chat zu finden sind. In der Teilnehmerliste können durch Klick auf einzelne Teilnehmer weitere Aktionen (z.B. Stummschalten, Entfernen, Rolle zwischen Host und Gast wechseln) ausgelöst werden.

Grundsätzliche Einstellungen findet man durch einen Klick auf die 3 Punkte im linken Menü ganz rechts oben. Das Meeting kann dort "gelockt" werden, so dass Gäste in einer Warteschleife gehalten werden und erst bestätigt werden müssen. Außerdem können an dieser Stelle auch die eigenen Kamera- / Mikrofon- und Lautsprechereinstellungen noch verändert werden, falls doch ein falsches Gerät verwendet wurde. Eine weitere nützliche Funktion ist die Layoutsteuerung an dieser Stelle.

Es gibt zusätzliche Einstellungen, welche nur außerhalb eines Meetingraumes geändert werden können. Dazu rufen Sie bitte folgende Seite auf: https://conf.dfn.de/webapp/home

Hier können Sie z.B. auch Ihren Namen ändern, indem Sie diesen anklicken. Ihr Kamerabild und ein Ausschlag des Mikrofonsignals (grüne Leiste unter dem Kamerabild) können Sie zur Kontrolle der Funktionalität verwenden. Die Einstellungen finden Sie durch Klick auf die 3 Punkte unten rechts unter dem Kamerabild:

Hier ist es wie im Meetingraum möglich die eigenen Kamera- / Mikrofon- und Lautsprechereinstellungen zu wählen und zusätzlich kann die zu verwendende Bandbreite eingestellt werden. Außerdem gibt es noch weitere Einstellungen unter "Advanced Settings":

Sie finden hier bereits die Auswahlmöglichkeit bzgl. Bildwiederholrate oder höher aufgelöster Wiedergabe ("View full motion presentation"). Falls Sie selbst eine Freigabe mit Videoanteil senden möchten, empfiehlt es sich den Regler bei "Screen sharing quality" auf "Motion" zu stellen.

Weiterführende Hinweise:

• Videokonferenzen am Rechner
• Raumgestaltung