Videokonferen­zen am Rechner

Für Videokonferenzen am eigenen Rechner sollten einige wenige Regeln eingehalten werden, damit das virtuelle Meeting problemlos ablaufen kann. Videokonferenzen erfordern generell eine höhere Aufmerksamkeit als Präsenztreffen. Sie sind wie fernzusehen und der Fernseher schaut zurück (Prof. Gianpiero Petriglieri, Instead Business School).

Damit sie nicht noch anstrengender werden, sollte folgendes beachtet werden:

Netiquette

  • Rechtzeitig einwählen: Für die anderen Teilnehmer sind Verspätungen in virtuellen Treffen gefühlt viel länger als in Präsenzsitzungen. Als Veranstalter gilt das Gebot der Pünktlichkeit natürlich noch mehr als für alle anderen.
  • Headsets sind die beste Wahl für das Audio. Sie vermeiden zuverlässig Echo auf der Gegenseite. Bei Nutzung des eingebauen Mikrofons und Lautsprechers kommt es zu Störungen der Audioqualität bei allen anderen Teilnehmern. Nur der Verursacher selber bekommt davon nichts mit.
    Die Mikrofone der modernen Headsets sind heutzutage so gut, dass man sie nicht so nah wie möglich an den Mund ziehen muss. Ein Abstand von ca. 5 cm ist völlig ausreichend, eine größere Nähe des Headsets überträgt nur die Geräusche des eigenen Atems zuverlässig mit. Was natürlich wieder nur die Gegenseite hört und man selber nicht ...
  • Schalten Sie Ihr Mikrofon ab, wenn Sie längere Zeit nichts sagen möchten.
  • Die Kamera sollte nicht in Richtung starker Lichtquellen oder stark reflektierende Flächen aufnehmen. Es führt zu Bildfehlern oder großflächigen hellen Flecken im eigenen Bild. Es ist also unvorteilhaft, sich selbst direkt vor dem Fenster oder einer Lampe zu platzieren.
  • Positionieren Sie die Kamera über oder direkt neben dem Bildschirm, um die Blickachse zu erhalten.
  • Äußere Störungen vermeiden: Es gibt eine Reihe von möglichen Störungen, die während einer Videokonferenz auftreten können. Sie sind für alle Beteiligten unangenehm und unterbrechen den geordneten Ablauf des Meeting oftmals nachhaltig. Zu diesen Störungen gehören:
    • Das Handy klingelt. Und auch wenn man den eigenen Ton stumm schaltet, ist es doch sehr irritierend für die anderen, wenn diese das Telefonat live sehen können.
    • Im Hintergrund sind klappende Türen, Verkehrsgeräusche durch offene Fenster oder laute Ventilatoren zu hören. Unsere eigene Wahrnehmung kann ein solches Rauschen von Nebengeräuschen ausblenden, die Hersteller der Technik sind jedoch stolz darauf, dass jedes noch so leise Geräusch fehlerfrei stets zuverlässig übertragen wird.
    • Sprachgesteuerte technische Assistenten sollten ebenfalls nicht im Raum eingeschaltet sein. Es könnte durchaus vorkommen, dass diese auf bestimmte Wörter reagieren und sich somit in die Konferenz einschalten.
  • Es wirkt auf die anderen sehr unhöflich, wenn man neben der Videokonferenz noch Mails schreibt, Chats führt oder offensichtlich andere Texte liest. Egal, wie unauffällig man glaubt, es zu tun ... es fällt immer auf.
  • Eine Tastatur sollte man in einem virtuellen Meeting nur benutzen (z.B. wegen des Protokolls) , wenn diese geräuschlos ist. Klappernde Tastaturen sind sehr laut zu hören und fallen letztlich in die bereits oben genannte Kategorie der äußeren Störungen.
  • Bei Nutzung des Screen Sharings sollte man stets bedenken, dass die anderen meist auch den eigenen Desktop für einen Moment vollständig sehen können.
  • Und falls man öfter an Videokonferenzen teilnehmen muss: Eine Investition in gute Technik lohnt sich langfristig immer. Bei Headsets kann man getrost davon ausgehen: "Je teurer, desto besser." Bei Webcams gilt das prinzipiell auch, jedoch gibt es eine Reihe von Ausnahmen.

Technik

  • Nutzen Sie möglichst eine kabelgebundene LAN-Verbindung zu Ihrem Endgerät. Falls nur WLAN verfügbar ist, achten Sie auf eine gute Signalstärke und eine geringe Auslastung durch andere Nutzer bzw. andere Datenübertragungen.
  • Stellen Sie sicher, dass die Webcam und das Headset nicht von anderen Programmen benutzt werden. Sie blockieren unter Umständen deren korrekte Funktion. Am besten sollte nur jene Videokonferenzsoftware darauf zugreifen, die man aktuell benutzen will.
  • Falls die Software einen Selbsttest für Audio und Video anbietet, sollte man dieses unbedingt vor dem Meeting nutzen.
  • Während des Meetings sollten die Energiesparfunktion und der Bildschirmschoner des Rechners ausgeschaltet sein. Sie können unter Umständen die Videokonferenzsoftware so beeinträchtigen, dass nur ein Neustart des gesamten Rechners hilft. Das führt zu mehreren Minuten Abwesenheit in der Konferenz, die je nach eigener Rolle für die anderen Teilnehmer sehr ärgerlich werden kann.

Sonstiges

  • Versuchen Sie nicht, den Titel der Bücher im Regal hinter dem Gesprächspartner zu enträtseln oder darüber nachzudenken, welchem Zweck wohl der Raum dient, in dem der andere sitzt. Am besten man konzentriert sich auf den Inhalt und nicht auf den Hintergrund im Bild.
  • Auch wenn wir es nicht gewohnt sind, uns in einem Gespräch selbst zu beobachten: Machen Sie sich nicht zu viele Gedanken, wie Sie auf die anderen wirken, nur weil sie das eigene Bild ständig sehen können.
  • Zwischen zwei Videokonferenzen am Rechner sollte eine Pause, idealerweise von 15 Minuten. liegen.

Weiterführende Hinweise

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Undine Grohmann
Letzte Änderung: 26.10.2021