Sprechzeiten und Erreichbarkeit des Studienbüros Lehramt

Anja Schanze: Herzlich willkommen beim Podcast des ZLSB. Mein Name ist Anja Schanze und unser heutiges Thema ist der Front Desk. Ich habe zu Gast Thomas Thielemann. Hallo Thomas!

Thomas Thielemann: Hallo Anja! Ich freue mich.

Anja Schanze: Ja, ich mich auch. Thomas Thielemann sitzt für uns am Front Desk und ich würde mal damit starten wollen: Thomas was ist der Front Desk genau?

Thomas Thielemann: Das ist eine sehr gute Einleitung. Also ich hole auch etwas weiter aus: Und zwar bestand der Wunsch der Studierenden nach einer zentralen Anlaufstelle für Anliegen und Anfragen. Aufgrund dessen wurde im Jahr 2016 der Front Desk gegründet, als Teil des Studienbüros. Der Front Desk soll als erste Anlaufstelle für Studierende aller Lehramtsstudiengänge dienen sowie natürlich auch Studieninteressierten und dies als zentraler Anlaufpunkt für alle Anfragen rund um das Thema Studium beziehungsweise auch für Informationen zur Weiterleitung von Anliegen, beziehungsweise Nennung von Ansprechpartnern.

Anja Schanze: Okay, da würde mich jetzt mal als erstes interessieren, was für Aufgaben du da am Front Desk hast, beziehungsweise was du da alles bearbeitest.

Thomas Thielemann: Ja, sehr gern. Die Aufgaben am Front Desk sind sehr interessant, vielseitig und abwechslungsreich, weil natürlich die Studierenden der Lehramtsstudiengänge viele verschiedene Anfragen haben, mit denen Sie sich dann an den Front Desk wenden. Als erstes würde ich jetzt nennen – weil das so der größte Teil der Aufgaben ist – die Bearbeitung aller Anfragen zum Thema Lehramtsstudium auf dem telefonischen Wege – wie die Anfragen uns erreichen – aber natürlich auch persönlich in der Regel und auch auf dem schriftlichen weg – dann per E-Mail. 
Sehr gern würde ich einfach mal anfangen, was so die typischen Fragen sind: Stellen Sie sich vor, Sie interessieren sich für den Lehramtsstudiengang und möchten dann wissen: Wo finde ich Informationen? Gibt es zum Beispiel Messen oder Veranstaltungen, wo ich einen Überblick beziehungsweise, persönlich einen Ansprechpartner finde, wo ich dann meine Fragen stellen kann? Oder wann finden Tage der offenen Tür bei der Uni, bei der TU Dresden, statt? Dies ist der Informationsweg für die Studieninteressierten.
Als zweiter Teil gehen wir jetzt einfach davon aus, dass Sie Ihren lang ersehnten Studienplatz bekommen haben – natürlich dann auch Ihre Wunschfächer, die Sie belegen möchten. Dann beschäftigen Sie natürlich ganz andere Anfragen beziehungsweise Anliegen: Wo zum Beispiel kann ich einen Rücktritt von einer Prüfung wegen Krankheit einreichen? Wo finde ich dann dazu auch die entsprechenden Formulare? Wo bekomme ich den Nachweis von Prüfungsleistungen, die ich mir anrechnen lassen möchte, zum Beispiel für den Ergänzungsbereich? Oder auch ganz wichtig und ein großes Thema: Wo kann ich den Antrag auf Ausstellung der Bescheinigung von BAFÖG oder Studienkrediten/Stipendien stellen? Das sind alles Anfragen, die mich auch am Front Desk erreichen. Idealerweise kann ich Ihnen mit den Informationen direkt weiterhelfen bzw. die Formulare bei mir direkt ausgeben, die Sie ausfüllen und im weiteren Zuge dann auch bei mir wieder einreichen können – für die sogenannten Back-Office-Bereiche. Diese beinhalten das Prüfungsamt, den Ergänzungsbereich, die Praktikumskoordination und die Studienberatung. Wichtig ist auch, wenn Sie bei mir die Formulare abgeben, dann wird gleich kontrolliert: Ist alles ordnungsgemäß ausgefüllt? Sind die Unterschriften unter den Formularen? Sind alle Unterlagen vollständig? Denn das wiederum erleichtert dann die Bearbeitung in den einzelnen Back-Office-Bereichen und somit bekommen Sie schnell und kompetent eine Antwort auf Ihr Anliegen und Ihre Anfrage ist damit erledigt.

Anja Schanze: Jetzt hatte ich gesehen, dass am Front Desk Monitore hängen. Vielleicht kannst du mir mal sagen, was es damit auf sich hat, bzw. wie ein Ablauf eines Besuchs am Front Desk aussieht.

Thomas Thielemann: Sehr gut! Also, das ist ein sehr guter Punkt, auf denen ich gern noch zu sprechen kommen möchte. Und zwar zur kurzen Erläuterung vielleicht: Ende 2019 wurde das sogenannte Nummernsystem im Studienbüro Lehramt eingeführt. Das bedeutet, dass aufgrund des regen Aufkommens zu den Sprechstunden bzw. auch zu bestimmten Terminen – wenn es jetzt um Anmeldung zu den Prüfungen geht oder entsprechend Bescheinigungs-Ausstellungen zwecks BAFÖG – dann kommt es natürlich zu vielen Anfragen und aufgrund dessen wurde der Gerechtigkeit halber das Nummernsystem eingeführt.
Ich würde mal kurz erläutern wie ein Besuch bei uns dann ablaufen würde: Sie kommen also mit Ihrem Anliegen oder Ihrem Formular, Ihren unterschriebenen Unterlagen im Front Desk vorbei. Dort schauen wir uns erst noch mal die Unterlagen an, ob alles korrekt ausgefüllt wurde, ob die Anlagen dabei sind, die Unterschriften darunter. Im Idealfall hat sich dann Ihr Besuch schon erledigt, indem ich dann die Unterlagen annehmen kann und weiterleite. Ist dies nicht der Fall, bekommen Sie dann von mir eine Wartenummer vergeben, um dann in dem entsprechenden Back-Office-Bereich wo Sie hinmöchten, aufgerufen zu werden. Sie nehmen dann kurz Platz und über diese Monitore, die besagten, wird dann die Nummer auf Ihrer Karte aufgerufen. Dort finden Sie dann das entsprechende Büro, wo man sich meldet oder beziehungsweise im Prüfungsamt, weil dort mehrere Kolleg*innen im Büro sitzen, finden Sie den entsprechenden Platz, wo Sie dann Platz nehmen können und die Kolleginnen das Anliegen bearbeiten.

Anja Schanze: Okay. Gut, dann könnten wir jetzt noch mal auf das Ticketsystem direkt eingehen, damit die Studierenden wissen, wie das funktioniert.

Thomas Thielemann: Das Ticketsystem sind bei uns die Anfragen, die die Studierenden oder Studieninteressierten dann auf dem schriftlichen Wege bei uns stellen. Und zwar ist es folgendermaßen: Man kann die Kolleginnen und Kollegen nicht direkt gleich anschreiben, sondern es gibt bei uns auf der Homepage unter dem Punkt „Studienbüro Lehramt“ unser Kontaktformular. Das ist der sogenannte Formmailer für schriftliche Anfragen. In diesem Formular loggen sich dann die Studierenden, die an der TU schon immatrikuliert sind, mit Ihren Zugangsdaten dann entsprechend ein. Es gibt auch die Möglichkeit für nicht Studierende bzw. Externe Anfragen zu stellen. Der Vorteil hierbei ist, wenn sich die Studierenden einloggen, dass mit den Log-in-Daten auch bei uns gleich die Informationen auftauchen, welcher Lehramtsstudiengang… [A. S.: welche Fächer] … genau, welche Fächer, und so hat man diese Informationen dann schon vorliegen und kann entsprechend dann die Anliegen schneller bearbeiten, ohne dass noch mal in den Akten nachgeschaut werden muss. Es ist auch möglich mit dem Kontaktformular Anhänge zu versenden. Wenn Sie z. B. Formulare oder Bescheinigungen ans Studienbüro übermitteln möchten, ist das überhaupt kein Problem, dann kann man diese anhängen. Wenn die E-Mail bei uns eingetroffen ist, bekommen Sie eine Bestätigung des Tickets – so wird es dann genannt. Und dort haben Sie eine Ticketnummer, unter der die Anfrage nachvollzogen werden kann. Der Vorteil hierbei ist, dass nicht ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin angeschrieben wird, sondern es hat jeder Zugriff zum System, sodass, wenn mal einer krankheitsbedingt oder urlaubsbedingt nicht im Hause ist, die Anfrage trotzdem und ohne Zeitverzögerung bearbeitet werden kann. Jeder auch Zugriff hat zu den Anfragen, auch wenn es noch mal Rückfragen geben sollte. 
Um mal einen kleinen Überblick zu geben, möchte ich sagen, dass im Jahr 2019, wo das Ticketsystem eingeführt wurde, uns bereits 10.000 Anfragen erreicht haben für diese einzelnen Bereiche 

Anja Schanze: Oh, das ist eine ganze Menge! 

Thomas Thielemann: Dies vielleicht nur kurz als Info, falls die Antwort auf Ihre Anfrage nicht gleich heute oder morgen eintrifft: Es dauert ein bisschen manchmal, denn man möchte ja alles gewissenhaft abarbeiten, aber Sie bekommen auf jeden Fall eine kompetente Antwort auf Ihre Anfrage.

Anja Schanze: Sehr schön. Das bedeutet aber auch, dass das Ticketsystem gut genutzt wird und die Kolleginnen dann im Back-Office-Bereich das auch gut bearbeiten können.

Thomas Thielemann: Genau!

Anja Schanze: Sehr schön. Wo finden wir denn den Front Desk? Wo müssen die Studierenden hinkommen, um dich kennenzulernen, um den Nutzen des Front Desk zu sehen bzw. Formulare abzuholen oder auch zurückzugeben? Wo müssen Sie hinkommen?

Thomas Thielemann: Genau. Das ist jetzt der wichtigste Punkt: Wo meldet man sich bzw. wo sind wir zu finden? Und zwar: Das Studienbüro Lehramt ist im Seminargebäude 2. Dieses wiederum ist am Zelleschen Weg 20, gut zu erreichen mit der Buslinie 61, Haltestelle SLUB. Das ist dann gut zu finden. Und der Front Desk direkt befindet sich im zweiten Stock des Gebäudes, Raum 207. In diesen Räumlichkeiten ist der Front Desk seit 2019 untergebracht. 
Was auf jeden Fall noch zu erwähnen ist, sind natürlich die Öffnungszeiten, wo Sie bei uns vorbeikommen können, um die Anliegen persönlich zu besprechen, Formulare abzugeben oder abzuholen. Und zwar wären die Öffnungszeiten: Montag, Dienstag und Donnerstag von 9:00 bis 12:00 Uhr sowie nachmittags von 13:00 bis 15:00 Uhr und mittwochs von 13:00 bis 15:00 Uhr. Außerhalb dieser Öffnungszeiten sind wir natürlich, oder ich jetzt dann persönlich, auch per E-Mail, aber auch per Telefon erreichbar, sodass Sie natürlich außerhalb der Öffnungszeiten dann auch gern mit uns Kontakt aufnehmen können. Als kleiner Tipp sei noch gegeben, dass man auf jeden Fall noch einen Blick auf die Homepage werfen sollte, wenn man persönlich vorbeikommen möchte zwecks eventuell kurzfristiger Änderungen der Öffnungszeiten, auch gerade jetzt situationsbedingt, dass Sie nicht den Weg umsonst zu uns finden und dann entsprechend an dem Tag leider keine Sprechstunde stattfindet.

Anja Schanze: Genau, es kann ja auch mal passieren, dass eine der Kolleginnen nicht da ist und da stehen dann die aktuellen Informationen immer auf der Homepage.

Thomas Thielemann: Das ist korrekt. Diese werden immer aktualisiert und falls irgendetwas sein sollte versuchen wir natürlich dann trotzdem vor Ort weiter zu helfen bzw. die Vertretung der einzelnen Kolleginnen oder Back-Office-Bereiche dann zu aktivieren, um die Angelegenheit dann entsprechend auch zu klären.

Anja Schanze: Okay. Ich denke da haben wir doch schon einiges klären können und haben einen groben, aber guten Einblick in die Aufgaben vom Front Desk. Vielen Dank Thomas.

Thomas Thielemann: Sehr gern. Vielen Dank!