Auf die Entwicklung der Ordnerstruktur folgt die Pilotphase1, in der Erfahrungen gesammelt werden und Feedback gemeinsam in der Gruppe diskutiert wird. Keine Ordnerstruktur wird in dieser Phase perfekt funktionieren. Es werden Ungereimtheiten zum Vorschein kommen und Situationen auftreten, in denen die Festlegungen nicht mehr greifen. Dies ist ganz normal und kein Urteil über die anfängliche Qualität der Ordnerstruktur.

Bevor man nun beginnt die Ordnerstruktur erneut zu überarbeiten, bietet es sich an, die eigenen Festlegungen über die Bereitstellung von "speziellen Ordnern" ein wenig zu lockern. In der Praxis haben sich hierfür drei prototypische „spezielle Ordner“ etabliert:

Transferordner

In einem Transferordner werden Daten temporär abgelegt, die zu einem späteren Zeitpunkt oder von einer anderen Person verschoben werden sollen, z.B.

• Datenaustausch mit externen Partnern, wobei diese nur Zugang zum Transferordner erhalten
• Der „richtige“ Ablageort einer Datei ist unbekannt und muss in der Gruppe bestimmt werden
• Die Daten müssen zunächst kuratiert werden, bevor sie verschoben werden dürfen

In regelmäßigen Abständen werden die Daten aus dem Transferordner gelöscht.

Arbeitsordner

In einem Arbeitsordner werden Daten temporär abgelegt, die aktiv von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden, z.B.

• Gemeinsame Arbeit an einer Publikation
• Gemeinsame Arbeit an einem Projektantrag
• Gemeinsame Arbeit an einer Arbeitsthese

In diesem Ordner können Arbeiten erledigt werden, ohne sich zunächst Gedanken über das Datenmanagement machen zu müssen. Nach erledigter Arbeit werden die relevanten Daten in die Ordnerstruktur verschoben.

Archivordner

In einem Archivordner werden Daten dauerhaft abgelegt, die nicht mehr im Alltag benötigt werden, aber deren Bedeutung unklar ist oder nachhaltig verändert wurde, z.B.

• Datenaltbestände, aus der Zeit vor der Umgestaltung der Ordnerstruktur
• Datenaltbestände, vor einem Leitungswechsel oder technischem Systemwechsel
• Daten, die in einem Aufräumprozess anfallen, aber nicht gelöscht werden können

Die Bedeutung dieses Ordners liegt oftmals darin die "Haupt"-Ordnerstruktur einfach und kuratiert zu halten. Möglicherweise findet nicht jeder Datensatz einen Platz in der neuen Ordnerstruktur, kann aber auch nicht gelöscht werden. Die Entscheidung der finalen Löschung wird somit auf einen späteren Zeitpunkt verschoben.

Sind Sie mit ihrer Ordnerstruktur bereits zufrieden, sehen aber an einigen Stellen noch Optimierungspotential?

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