Dienstreisen - Reisekosten

AKTUELLES

Exportkontrolle

Thematik kann auch Dienstreisen ins Ausland betreffen!
Aus aktuellem Anlass wird darauf hingewiesen, dass vor Antritt von Auslandsdienstreisen, insbesondere in Drittländer, eine exportkontrollrechtliche Prüfung durchzuführen ist.
Es wird hierzu insbesondere auf das aktuelle Rundschreiben 2/2024 zur Thematik und auf die Homepageseiten der TU Dresden zur Exportkontrolle verwiesen.

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Allgemeines zu Dienst-/Aus- und Fortbildungsreisen

Für Dienst- sowie Aus- und Fortbildungsreisen gilt an der TU Dresden grundsätzlich das Sächsische Reisekostengesetz (SächsRKG).
Das Reisekostenrecht ist ein Rückerstattungsrecht, d.h., die Reisenden müssen die Erstattung der dienstlich veranlassten Auslagen beantragen und ggf. nachweisen; Auslagen und Dauer der Dienstreise müssen dienstlich notwendig gewesen sein.

Formulare

Formulare für Dienst-, Aus- und Fortbildungs-Reisen
Wichtig für elektronisch signierbares Antragsformular (Anlage 2): Der Firefox-Webbrowser kann zwar PDF-Dokumente direkt (ohne Plugin) anzeigen. Es lassen sich aber keine Formulare ausfüllen, außerdem funktionieren Verlinkungen und die "Speichern"-Funktion nicht richtig. Es muss daher, die PDF-Datei mit einem Rechtsklick gespeichert und außerhalb des Firefox geöffnet werden.
Achtung: Jeder Dienstreiseantrag muss vor Anordnung/Genehmigung und damit vor Durchführung der Dienstreise aus reisekostenrechtlicher Sicht geprüft werden.
In den Fakultäten/Instituten und in den zentralen wissenschaftlichen Einrichtungen übernehmen diese Prüfung angemeldete, geschulte und bestätigte Kolleginnen und Kollegen; für die Bereichsverwaltungen sowie die zentrale Universitätsverwaltung und das erweiterte Rektorat erfolgt die Prüfung durch die "Reisekostenstelle" (Sachgebiet 2.4, Team 2.4.1).
Hinweise zur Anmeldung dezentraler Vorprüfer und Vorprüferinnen und zu Schulungsterminen

weitere Regelungen/gesetzliche Vorgaben

(Reisekostenordnung -> nicht mehr aktuell! - derzeit in Überarbeitung)
Verwaltungsvorschrift zum Vollzug des Sächsischen Reisekostengesetzes (VwV-SächsRKG)
Sächsische Auslandsreisekostenverordnung (SächsARKVO)
VwV Beiratsentschädigung
Sparsamkeitsgrundsatz: das allgemeine Gebot zur wirtschaftlichen und sparsamen Haushaltsführung verpflichtet sowohl die Behörde (hier TU Dresden), die die Dienstreise anordnet, genehmigt oder abrechnet, als auch die Dienstreisenden, im Rahmen des pflichtgemäßen Ermessens und des Zumutbaren alles zu tun, um die Reisekosten so niedrig wie möglich zu halten (nur notwendige Dauer der Reise und dienstlich notwendige Auslagen!)
für Dienst- sowie Aus- und Fortbildungsreisen ist für die Abrechnung (Geltendmachung von Reisekostenvergütung/Auslagenerstattungen) die
Ausschlussfrist von 6 Monaten zu beachten!
werden der Reisekostenabrechnung die maßgeblichen Kostenbelege für Fahrt-/Flug- oder Übernachtungskosten nicht beigelegt, kann die zuständige Stelle (hier: Reisekostenstelle) diese innerhalb von 3 Monaten nach Eingang der Reisekostenabrechnung nachfordern; Belege mit Adressat TU Dresden sowie alle Belege für drittmittelfinanzierte, vorsteuerabzugsberechtigte und Auslandsdienstreisen sind davon ausgenommen; hier bleibt es bei der generellen Belegvorlagepflicht; ebenso müssen alle Auslagen für Nebenkosten nachgewiesen werden
auch stornierte Dienstreisen sind abzurechnen, wenn im Vorfeld bereits Rechnungen direkt durch die TU Dresden beglichen wurden oder Abschlagszahlungen erfolgt sind. Alle im Zusammenhang mit der Dienstreise angefallenen und ggf. gutgeschrieben Beträge werden als Kosten der Reisevorbereitung nach dem SächsRKG abgerechnet. Nachweise bzgl. Zahlung, Rückerstattungen, evtl. Buchungstarifinformationen bzgl. Unstornierbarkeit oder zu Stornokosten sind der Abrechnung beizufügen.

Begriffe

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte
Dienstreisen beginnen und/oder enden an der Wohnung (von der aus arbeitstäglich der Dienst angetreten wird), an der Dienststätte oder am vorübergehenden Aufenthaltsort (z.B. weiterer Wohnsitz/Urlaubsort); die Obergrenze der Erstattung bildet stets die Strecke mit Beginn/Ende an der Dienststätte.

Zumutbarkeit nach SächsRKG
Verlassen Wohnung oder Unterkunft: 6.00 Uhr (Beginn der Reise),
Erreichen des Geschäftsortes: bis 20.00 Uhr,
Erreichen des Dienst- oder Wohnortes: bis 22.00 Uhr (Ende der Reise).
Dienstreisen am Dienst-/Wohnort müssen nicht schriftlich beantragt werden, für alle anderen Dienst-/Aus- und Fortbildungsreisen bedarf es einer Beantragung und Genehmigung/Anordnung
Dienstreisende sind Beamte des Freistaates Sachsen sowie Tarifangestellte (§23 Abs. 4 TV-L) und AZUBI (§10 Abs. 1 TVA-L BBiG)
keine Dienstreisenden sind bspw. Studierende, SHK/WHK, Externe
rechtliche Hinweise zur Thematik Dienstreise ./. mobile Arbeit
Besonderheit von Reisen des wissenschaftlichen Personals an Hochschulen
Auszug aus der gesetzlichen Regelung
_{Achtung: Bei Drittmittel-finanzierten Forschungsreisen (die keine Forschungsaufenthalte sind), die im direkten Zusammenhang mit dem Drittmittelprojekt/der Erfüllung des Projektes stehen, gelten diese vorgenannten Regelungen grundsätzlich nicht, diese Reisen stellen Dienstreisen dar.}

Übernachtungskosten/Übernachtungspauschale

Übernachtungshöchstbetrag im Inland 90 EUR/Nacht; bei Auslandsdienstreisen, siehe Länderlisten unter "Tagegeld"
Übernachtungspauschale i.H.v. 20 EUR/Nacht, wenn keine Übernachtungskosten geltend gemacht werden und keine unentgeltl. Übernachtung bereit stand bzw. die Übernachtungskosten nicht in Nebenkosten oder Beförderungsauslagen enthalten sind

Übernachtungen buchen (interne Seite - nur mit Login)

Hinweis: Es sind immer die Übernachtungshöchstbeträge nach dem SächsRKG zu beachten!

Beherbergungssteuer/City-Tax

Tagegeld/Auslandstagegeld,-übernachtungssätze

Tageldsätze (gem. § 9 Abs. 4a EStG) aktuell bei Inlandsdienstreisen 28 EUR für jeden vollen Kalendertag und 14 EUR für An- und Abreisetag
für Auslandsdienstreisen gilt:
- Auslandstagegelder und Übernachtungskosten für Reisetage seit 01.01.2024
- Auslandstagegelder und Übernachtungskosten für Reisetage seit 01.01.2025

Beförderungsmittel

bei Nutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel ist die niedrigste Beförderungsklasse (Bahn: 2. Klasse/ bei Auslandsdienstreisen 1. Klasse, Flug: Economy) erstattungsfähig.
Super-Sparpreis bei Bahn nicht für Dienstreisen nutzen, da Zugbindung, keine Umbuchung, keine Stornierung (Buchung auf eigenes Risiko); maßgebend immer Flexpreis (Normalpreis im Nahverkehr) der Bahn.
bei Nutzung des privaten Kfz. wird Wegstreckenentschädigung i.H.v. 20 Cent/km bzw. 35 Cent/km (wenn triftige Gründe vorliegen, beantragt und genehmigt wurden) erstattet
werden Dienstreisende im privaten Kfz. mitgenommen, wird (der Kfz-führenden Person) Mitnahmeentschädigung i.H.v. 4 Cent/Person/km erstattet
bei Nutzung eines privaten Fahrrads werden 10 Cent/km erstattet
die Nutzung anderer nicht regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel (z.B. Mietwagen, Taxi, Leihfahrad od. -roller,...) bedarf immer einer Einzelfallprüfung

ergänzende Informationen zu Beförderungsmitteln:

TU-Reisedienst

Für Buchungen steht grundsätzlich der TU-Reisedienst = Reisedienst des Freistaats Sachsen aktuell AMEX GBT (bisher: Geschäftsbereich DER Business Travel der GBT Deutschland GmbH), E-Mail-Adresse: de.TeamB.travel@amexgbt.com
zur Verfügung.

Informationen des TU-Reisedienstes
Allgemeine Informationen zur Bahncard und Bahncard Business (bitte hierzu Informationen des TU-Reisedienstes zur elektronischen Beantragung beachten)

Bahnfahrscheine direkt buchen mit bahn.business

bahn.business - Online-Firmenkundenportal (ehemals bahn.corporate)
weitere Informationen für bahn.business-Teilnehmende

Deutschlandticket

Hinweise zum Einsatz des Deutschlandtickets bei Dienstreisen

Fahrgast- bzw. Fluggastrechte

SMF-Erlass vom 17.04.2023

Anerkennung nächsthöhere Flugklasse

Erlass des SMF zum Thema
Informationen zum Antrags-/Prüfverfahren

Mietwagenbuchung über Dezernat 4

Über das Dezernat 4 der TU Dresden können Mietwagen gebucht werden, wenn diese für den Einsatz während der Dienstreise dienstlich begründet und erstattungsfähig sind, d.h., die vorherige Prüfung und Anerkennung im Rahmen der reisekostenrechtlichen Vorprüfung des Dienstreiseantrages ist hierfür zwingend.

Dienstreisen i.V.m. privaten Reisen

werden Inlandsdienstreisen mit privaten Reisen verbunden, wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als hätte nur die Dienstreise stattgefunden
dauert bei einer Auslandsdienstreise die private Reise/der private Aufenthalt länger als 5 Tage (hier müssen alle privaten Tage zusammengefasst werden), werden die An- und Abreisekosten nicht erstattet (nur Fahrt-/Flugkosten am Geschäftsort oder zwischen mehrerer Geschäftsorten)

Klausurtagungen/Institutsworkshops

Hinweise "Klausurtagungen/Instituts-Workshops" - zwingende Voraussetzungen: Vorliegen eines dringenden dienstlichen Grundes und die strikte Einhaltung der Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit und der Beschaffungsrichtlinie der TU Dresden (RS D1/1/2023 i.V.m. D1/8/2011)!

Auslandsreisen-zusätzliche Hinweise

ACHTUNG: Wir bitten dringend bei allen Auslandsdienstreisen die Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes abzurufen und zu beachten - vielen Dank!

A1-Bescheinigung

Entsendebescheinigung A1 auch bei Auslands-Dienstreisen in EU-/EWR-Länder und die Schweiz sowie Großbritannien erforderlich!
Im Zuge der Umsetzung sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften haben auch Dienstreisende in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union¹, in einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum² und in der Schweiz sowie Großbritannien eine sogenannte A1-Bescheinigung mit sich zu führen. (zum weiterlesen - ZIH-Login erforderlich)
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¹Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn und Zypern
² Island, Liechtenstein und Norwegen

weitere Informationen zu A1-Bescheinigung und Antragsverfahren
Bitte beachten Sie, dass es hierbei nur um Dienstreisen von TV-L-Beschäftigten und Beamten/innen (nicht von nebenberuflich Beschäftigten, Studierenden, Stipendiaten,..) ins EU-/EWR-Ausland und die Schweiz sowie weiterhin ins Vereinigte Königreich handelt.
Auch Dienstreisen in andere Länder können ähnliche Bescheinigungen erfordern; hierzu müssen die jeweiligen Krankenkassen befragt werden (die Anträge sind länder- und krankenkassenspezifisch); eine Information durch die TU Dresden kann hier nicht erfolgen. Hinweise und Antragsvordrucke gibt es auch auf den Seiten der dvka. Die vorausgefüllten Anträge (jeweilige Krankenkasse als Adressat und meist Pkt. 1 und 4) sind an den jeweils zuständigen Personal-SB im Dezernat 2 zu reichen.

Auslandsreisekrankenversicherung/Reiserücktrittsversicherung

Grundsätzlich gilt aktuell für Dienstreisen, dass eine Auslandskrankenversicherung nicht erforderlich ist, da Dienstreisende über Ihre Inlandskrankenversicherung auch auf Auslandsdienstreisen versichert sind.
Allerdings gibt es Länder, mit denen kein Sozialversicherungsabkommen besteht; dies ist über die jeweilige Krankenkasse individuell abzuklären und bestätigen zu lassen.
Wird für ein solches Land vom Auswärtigen Amt angegeben, dass für die Dauer des Auslandsaufenthaltes eine Auslandsreisekrankenversicherung abzuschließen ist, ist diese Vorgabe als Nachweis auszudrucken. Damit ist eine zusätzliche Auslandsreisekrankenversicherung im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattungsfähig. Bitte beachten Sie beim Abschluss dieser Versicherung, dass dienstliche Reisen zu versichern sind!
Reiserücktrittsversicherungen sind im Rahmen der Reisekostenabrechnung nicht erstattungsfähig, da im Falle eines Nichtantritts der Dienstreise aus Gründen die der/die Reisende nicht zu vertreten hat (z.B. Arbeitsunfähigkeit - kein Karenzausfall!) die bereits entstandenen und nachweislich nicht stornierbaren Kosten als Auslagen für Reisevorbereitung erstattungsfähig sind.

Keine Dienstreisen

Projekttag/Gemeinschaftsveranstaltung

Achtung: Projekttag/Gemeinschaftsveranstaltung ist keine Dienstreise!
Es wird auf das Rundschreiben D1/23/93 verwiesen, danach kann Befreiung von der Arbeit/vom Dienst erfolgen, um jährlich eine Gemeinschaftsveranstaltung (Projekttag,o.ä.) durchzuführen; d.h. es handelt sich nicht um die Erfüllung von Dienstaufgaben (keine Reisekostenabrechnung nach dem SächsRKG).

Online-Konferenzen/-Tagungen/-Veranstaltungen

Wenn eine Online-Veranstaltung stattfindet, ist das keine Dienstreise!
Fort-/Weiterbildung/ Konferenzen, die nicht (mehr) als Präsenzveranstaltung (als Ziel einer Dienstreise) sondern rein virtuell stattfinden und kostenpflichtig sind, können mittels des Formulars Antrag auf Erstattung von Auslagen für die Teilnahme an einer virtuellen Veranstaltung beantragt, durch den Vorgesetzten genehmigt/ bestätigt und zur Abrechnung an das Dezernat 1, Sachgebiet 1.1 für Haushaltsmittel oder Sachgebiet 1.3 für Drittmittel eingereicht werden.
Diese Unterlagen müssen ein komplett aufgefülltes Rechnungsbegleitblatt enthalten!
(Achtung, sollte es sich um Drittmittelfinanzierung handeln und hier ggf. nur Reisekosten berücksichtigt werden können, müsste dies mit dem Drittmittelgeber evtl. zunächst abgestimmt werden.)

Hinweis in eigener Sache - Ansprechpersonen

Bitte wenden Sie sich bei Fragen zum Dienstreisegeschehen zunächst immer an die Kolleginnen und Kollegen der "Reisekostenstelle". Viele Einzelprobleme können gelöst werden, wenn man sich im Vorfeld direkt dazu abstimmt. VIELEN DANK

FAQ

Unsere Bitte: wir erarbeiten aktuell diese FAQ-Box - bitte unterstützen Sie uns und senden Ihre Fragen an .

Was ist eine Dienstreise?

Dienstreisen dienen der Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte.
Sie müssen - mit Ausnahme von Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort - vor Antritt mittels Formular schriftlich beantragt und genehmigt/angeordnet werden.
Dabei sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie der Fürsorge zu berücksichtigen.
Für Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort (ehemals: Dienstgänge) genügt eine mündliche Anordnung/Genehmigung (die vorgesetzte Person muss Kenntnis von einer solchen Dienstreise haben).
Dienstreisen dürfen nur angeordnet/genehmigt werden, wenn das Dienstgeschäft nicht auf andere kostengünstigere Weise (z.B. telefonisch, Videokonferenz) erledigt werden kann. Die Anzahl der Dienstreisenden sowie die Dauer der Dienstreise sind auf das notwendige Maß zu beschränken.

Wer sind Dienstreisende im Sinne des Gesetzes?

Dienstreisende sind TV-L-Beschäftigte und Beamte des Freistaates Sachsen (hier: der TU Dresden), und zwar: aktive Hochschullehrer, Beamte, TV-L-Beschäftigte und grundsätzlich auch AZUBI (für bestimmte Reisen) und Personen, mit denen die TU Dresden eine Anwendung des SächsRKG einzelvertraglich vereinbart hat.

Wer zählt nicht zu den Dienstreisenden?

Keine Dienstreisenden sind studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte, Studierende, Honorarprofessoren, Lehrbeauftragte, Stipendiaten, Diplomanden, Gastwissenschaftler, Personen im Ruhestand, d.h., Personen, die nicht an der TU Dresden beschäftigt sind (weder Beamte noch TV-L-Beschäftigte).
Sofern dieser Personenkreis ("Dritte") Reisen durchführt, die im überwiegenden dienstlichen Interesse der TU Dresden liegen und die von der TU Dresden beauftragt wurden diese Reisen durchzuführen, besteht ein Anspruch auf Ersatz der nachweislich entstandenen Aufwendungen (§ 670 BGB). Hier kann eine Auslagenerstattung (keine pauschale Tagegeldgewährung) in Anlehnung an die für Dienstreisende gültigen Bestim-
mungen gewährt werden.

Wo beginnen/enden Dienstreisen?

Dienstreisen beginnen an der Dienststätte (dienstlicher Arbeitsplatz in der Dienststelle TU Dresden), der Wohnung (Wohnung oder Unterkunft, von der aus Dienstreisende regelmäßig (arbeitstäglich) ihrer dienstlichen Tätigkeit nachgehen oder einem vorübergehenden Aufenthaltsort (weiterer Wohnsitz /Urlaubsort).
Bei Beginn und/oder Ende der Dienstreise an einem vorübergehenden Aufenthaltsort, stellt die Strecke Dienststätte bzw. Wohnung zum auswärtigen Geschäftsort und/oder zurück, die Obergrenze für eine Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten dar.

Ist mobile Arbeit innerhalb einer Dienstreise möglich und was ist dabei zu beachten?

Mobile Arbeit umfasst die Erfüllung von dienstlichen Tätigkeiten außerhalb der Dienststelle an einem von dem/der Beschäftigten/Beamten selbst bestimmten Ort. Das Dienst- oder Arbeitsverhältnis bleibt unberührt. Lediglich die Präsenzpflicht in der Dienststelle wird für die Dauer der Verlagerung des Arbeitsplatzes verändert.
Es handelt sich demnach nicht um Dienstreisen im Sinne des SächsRKG.
Bei mobiler Arbeit handelt es sich auch nicht um Heimarbeit im Sinne des Heimarbeitsgesetzes oder um Telearbeit im Sinne der Arbeitsstättenverordnung.
Tage der mobilen Arbeit sind (im Sinne des SächsRKG) private Tage (keine Erstattung).

Also ist mobile Arbeit innerhalb einer Dienstreise grundsätzlich möglich, zählt aber im Rahmen der Reisekostenabrechnung als private/r Tag/e, ohne reisekostenrechtliche Beachtung/Erstattung.

Bis wann muss eine Dienstreise abgerechnet werden?

Das SächsRKG regelt in § 3 Abs. 1 Satz 2, dass der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise bei der zuständigen Stelle (hier: TU Dresden) schriftlich geltend gemacht wird. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise.

Diese Ausschlussfrist ist keine Verjährungsfrist. Es steht daher nicht im Ermessen des Dienstherrn, verspätet angemeldete Reisekostenvergütung noch zu erfüllen.
Die Ausschlussfrist von sechs Monaten hat zur Folge, dass bei verspäteter Antragsstellung die Gewährung von Reisekostenvergütung nicht mehr zulässig ist; aus der Dauer der Frist und ihrer ausdrücklichen Bezeichnung als Ausschlussfrist folgt, dass sie ohne Ausnahme einzuhalten ist.
Ein erloschener Anspruch ist begrifflich einer Erfüllung nicht mehr zugänglich.

Auf welche Reisekostenvergütung besteht ein Anspruch?

Gemäß § 3 Abs. 1 Satz 1 SächsRKG besteht ein Anspruch auf Reisekostenvergütung zur Erstattung von dienstlich veranlassten Auslagen, soweit diese Auslagen und die Dauer der Dienstreise zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig waren.
Bzgl. notwendiger Dauer ist grundsätzlich zumutbar:

Verlassen von Wohnung oder Unterkunft (bei Beginn der Reise) 6:00 Uhr
Erreichen des auswärtigen Geschäftsortes bis 20:00 Uhr
Erreichen des Dienst- oder Wohnortes (bei Rückreise) bis 22:00 Uhr.

Das allgemeine Gebot zur wirtschaftlichen und sparsamen Haushaltsführung verpflichtet sowohl die Behörde (TU Dresden) die die Dienstreise anordnet, genehmigt oder abrechnet, als auch den/die Dienstreisende/n, im Rahmen des pflichtgemäßen Ermessens und des Zumutbaren alles zu tun, um die Reisekosten so niedrig wie möglich zu halten.

Welche Beförderungsmittel sind zu nutzen?

Reisende sind grundsätzlich in der Wahl des Beförderungsmittels frei, es sei denn,

es steht ein kostenfreies Beförderungsmittel zur Verfügung (z.B. Dienst-Kfz) oder
der Anordnungs- und Dienstvorgesetzte hat die Nutzung eines bestimmten Beförderungsmittels, bspw. aus Fürsorgegründen, angeordnet (aber keine Anordnung der Nutzung eines privaten Kfz! – Eingriff in Privatsphäre der Beschäftigten)

Aus Gründen des Umweltschutzes sollten vorrangig regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel benutzt werden; die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit sind zu beachten.
Fahrtkostenerstattung kann nur gewährt werden, wenn zur Erledigung des Dienstgeschäftes die Benutzung eines Beförderungsmittels notwendig war.

Willkommen an der TU Dresden