Aussonderung von Unterlagen

Das dienstliche Schriftgut ist Eigentum der Technischen Universität Dresden und damit des Freitstaates Sachsen. Der Freistaat regelt im SächsArchivG was mit dem dienstlichen Schriftgut geschehen soll, wenn es nicht mehr gebraucht wird bzw. Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
Für alle Struktureinheiten der Universität besteht eine Anbietungspflicht an das Universitätsarchiv. Dies bedeutet, dass keine Stelle eigenmächtig dienstliche Unterlagen vernichten darf, sondern dem Universitätsarchiv zur Prüfung der Archivwürdigkeit angeboten werden müssen. Nur das Archiv ist befugt, die Genehmigung zur Vernichtung von Unterlagen (Kassation) zu erteilen.

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Wichtige Themen im Überblick

Glossar Schriftgutverwaltung

Was bedeutete eigentlich Altregistraturgut? Was ist ein Geschäftszeichen? Und was hat es mit der Archivwürdigkeit auf sich? Diese und weitere Begriffe werden kurz und bündig im Glossar Schriftgutverwaltung der TUD erläutert, welches in Zusammenarbeit mit den Kollegen des Dokumentenmanagement-Teams entstanden ist.

Aussonderung und Abietung an das Universitätsarchiv

Sie möchten Unterlagen aussondern? Bitte nehmen Sie zuerst Kontakt mit dem Universitätsarchiv auf, bevor Sie Unterlagen für die Archivierung vorbereiten oder diese abgeben. Unaufgefordert zugesendete Unterlagen können von uns nicht bearbeitet werden. Wir beraten Sie gern und stimmen den konkreten Ablauf ab. Schreiben Sie uns an uniarchiv@tu-dresden.de. Aktuell bereiten wir eine Prozessübersicht zur Aussonderung vor.

[FAQ]

Hier wird (bald) eine Reihe von häufig gestellten Fragen beantwortet.

Stapel mit Papieren, auf dem eine Brille liegt und angeordnet neben einem geöffneten Laptop

Was sind dienstliche Unterlagen?

Dienstliche Unterlagen entstehen im Rahmen der Aufgabenerledigung aller Struktureinheiten (Registraturbildner) der Universität. Dabei ist die Verwaltung verpflichtet, ihr Handeln und alle Entscheidungsschritte für Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren. Wird eine Akte (analog oder digital) nicht mehr im Dienstbetrieb gebraucht und geschlossen, beginnt die Aufbewahrungsfrist. Diese Fristen sind in Gesetzen, Verordnungen oder anderen Normen festgelegt. Erst wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sind die Unterlagen dem Universitätsarchiv anzubieten (Archivreife). Alle Rechtsgrundlagen finden Sie hier.

Archivierung

Das Universitätsarchiv ist als eine Betriebseinheit der Zentralen Einrichtungen der TUD zuständig für die historische Überlieferung aller Struktureinheiten der Universität. Dazu gehören u. a. das Rektorat, alle Dezernate der Zentralen Universitätsverwaltung, die zentralen Gremien, alle Beauftragten und Vertrauensperson mit dem Personalrat und dem Studierendenrat, die Zentralen Einrichtungen sowie die Bereiche mit allen Fakultäten.
Es ist Aufgabe des Archivs alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und denen ein bleibender Wert zukommt zu erhalten und für die Forschung und Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

Ansprechpartner