Best Practice für die Zusammenarbeit mit Kalendern und Terminen
Jede Terminanfrage beantworten
Erhalten Sie eine Terminanfrage, treffen Sie anhand der vom Programm angebotenen Schaltflächen bzw. Menüs eine Entscheidung.
Sagen Sie zu oder ab, unter Vorbehalt zu bzw. schlagen Sie einen Ausweichtermin vor. Nur so können Outlook und insbesondere alternative Kalender-Programme Ihre Entscheidung in den Kalendern aller Teilnehmer aktualisieren.
Keine Terminanfrage löschen
Wird eine Terminanfrage händisch gelöscht, weil z.B. der Termin schon im Kalender (unter Vorbehalt) sichtbar ist, dann wird auch der Termin gelöscht!
Überlassen Sie dem Email-Programm das Löschen, indem Sie Ihre Absage über die vom Programm angebotenen Schaltflächen bzw. Menüs mitteilen.
Termin-Änderungen an alle Teilnehmer versenden
Auch wenn Outlook die Möglichkeit bietet, weitere Personen zu einem bestehenden Termin hinzuzufügen und anschließend auch nur diesen die Änderung zu senden, so sollte die Änderung dennoch allen Teilnehmer zugesendet werden.
Dabei erfolgt die Anpassung der Liste der Termin-Teilnehmer um den nachträglich hinzugefügten Teilnehmer.
Termin-Absagen
Der Termin-Organisator sollte zum Absagen eines Termins immer den passenden Befehl (Schaltfläche) des Kalender-Programms verwenden.
In den Kalendern der Termin-Teilnehmer wird der Termin erst entfernt, wenn dies durch über die Schaltfläche „Vom Kalender entfernen“ vom jeweiligen Nutzer bestätigt wird. Erfolgt dies nicht, erscheint dieser Nutzer weiterhin mit Status "belegt".
Termin-Serien beenden
Findet ein Serien-Termin ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr statt, dann sollten die Termine danach nicht einfach gelöscht werden, sondern der Endezeitpunkt der Terminserie geändert werden. Danach ist es erforderlich, die Aktualisierung an alle Teilnehmer zu versenden.
Es wird empfohlen, Terminserien nicht länger als ein Jahr laufen zu lassen. Erstellen Sie danach einen neuen Serientermin.
Termin-Organisation übertragen
Es ist nicht möglich, den Status "Organisator eines Termins" an einen anderen Nutzer zu übertragen. In diesem Fall sollten der Termin abgesagt bzw. die Terminserie zu einem bestimmten Zeitpunkt beendet werden. Der neue Organisator startet dann seinerseits zu einem neuen Termin bzw. einer Terminserie.
Keine Änderungen als Termin-Teilnehmer
Outlook erlaubt generell die Bearbeitung eines Termins bzw. das Hinzufügen eigener Notizen. Jedoch überschreibt eine Aktualisierung des Termins durch den Organisator den Termin und damit auch die eigenen Änderungen und Notizen.
Einladungs-Emails nicht verschieben
Diese speziellen Nachrichten sollten nicht manuell oder per Posteingangs-Regel in andere Ordner verschoben werden. Insbesondere MS Outlook benötigt diese Nachrichten zur weiteren Terminverarbeitung im Posteingang des Nutzers.
Nach der erfolgten Terminbestätigung oder -absage wird diese automatisch durch das Email-Programm gelöscht. Somit wird ebenfalls die mehrfache Termin-Bestätigung verhindert, die häufig zu Mehrfacheintragungen von Terminen führt.
Auswahl und Verwendung von Kalender-Programmen
Erfahrungsgemäß verursachen die von Mircosoft unterstützten Programme die wenigsten Probleme bei der Arbeit mit Terminen und Kalendern und erzielen das beste Arbeitsergebnis hinsichtlich Arbeitsgeschwindigkeit und Zuverlässigkeit.
Neben der "Outlook Web App" (OWA), weltweit erreichbar unter https://msx.tu-dresden.de gehören alle Versionen von MS Outlook ab Version 2007 für Windows und Version 2011 für Mac dazu. Weitere Programme sind in einer Unterstützbarkeitsmatrix aufgeführt.
Nutzer, für die der Kalender ein zentrales Arbeitsmittel darstellt, sollten die hier genannten Kalender-Programme verwenden.
Verwendung von Kalender-Programmen anderer Hersteller
Für die gelegentliche Kalender-Nutzung bieten verschiedene Hersteller Kalender-Programme an, die die häufigsten Exchange-Funktionen ebenfalls unterstützen.
Eigene Tests haben gezeigt, dass hier die Verwendung der für Termin-Aktionen angebotenen Schaltflächen und Kontext-Menüs (Rechts-Klick) unerlässlich ist. Andernfalls sind Kalender-Inkonsistenzen die Folge.
Da Programme wie z.B. Thunderbird erst über mehrere Addons von verschiedenen Entwicklern die Exchange-Kalender-Funktionalität nachrüsten, ist auf Kompatibilität der Versionen zueinander zu achten. Ist eine arbeitsfähige Konstellation entstanden, sollte die automatische Update-Funktion der Addons abgeschaltet werden.
Kalender-Apps mobiler Geräte
Die Standard-Kalender-Apps, egal welcher Plattform, unterstützen die Einbindung des eigenen Standard-Kalenders namens "Kalender". Sollen jedoch weitere, im selben Postfach angelegte Kalender oder freigegebene Kalender eingebunden werden, gibt es derzeit keine Unterstützung seitens der Anbieter. Für die Einrichtung dieser Kalender bieten wir seitens des ZIH den DavMail-Dienst an.