WebCMS-Newsletter 05/2016

Sehr geehrte Redakteurinnen und Redakteure,

gern möchten wir Sie auch im Juni über Neuigkeiten rund um das WebCMS und das Projekt „Webrelaunch“ informieren.

Die Themen im Überblick:

• Umzug auf neue Server
• Einverständniserklärung zur Verwendung von Kontaktdaten
• Der interne Bereich
• Verwendung von Funktionslogins
• Neuer Workshop „Text- und Seitengestaltung“

Umzug auf neue Hardware/Server
Am Wochenende vom 10.-12.06.2016 führen wir ab Freitag (17:00 Uhr) eine Serverumstellung für das WebCMS2 durch. Die Hardware wird erneuert, es erfolgt ein Umzug in den vom ZIH neu beschafften Virtualisierungscluster. Das Redaktionssystem steht während dieses Zeitraums nicht zur Verfügung, der weltweite anonyme Zugriff auf die Webseiten der TUD ist aber ohne Einschränkungen möglich.

Mustervorlage: Einverständniserklärung zur Verwendung von Kontaktdaten
Kontaktdaten von Personen und Organisationen werden im WebCMS2 über Kontaktboxen dargestellt. Um die Boxen weltweit im Internet veröffentlichen zu dürfen, benötigen Sie als Webredakteur/-in die Einverständniserklärung der jeweiligen Person, deren Daten Sie publizieren möchten.
Eine verbindliche Regelung, wie diese Einwilligung an der TUD eingeholt werden muss, gibt es nicht. Allerdings empfiehlt die Stabsstelle für Informationssicherheit eine schriftliche Einwilligung und stellt auf ihren Webseiten eine Mustervorlage zur Verfügung: https://tu-dresden.de/tu-dresden/organisation/rektorat/stabsstelle-informationssicherheit/interna/informationssicherheit-fuer-mitarbeiter (Punkt 9 in der FAQ-Box, nur aus dem TUD-Netz erreichbar). Bitte verwenden Sie diese, um sich rechtlich abzusichern.

Der interne Bereich
Gemeinsam mit den zentralen Webseiten und den Webseiten der Bereiche wurde im März 2016 auch der interne Bereich (intern) veröffentlicht. Dieser ist vom Kopf jeder Seite aus über das Schlüsselsymbol oben rechts und einen Klick auf „Interner Bereich“ aus dem Netz der TUD erreichbar. Neben den Verwaltungsinformationen sind hier alle Inhalte gebündelt, die nur für eine interne Zielgruppe (Beschäftigte und Studierende) relevant sind.
Oft werden wir im Rahmen der Umstellung der Fakultäten auf das neue Design gefragt, ob weitere interne Inhalte aus den Lehreinheiten der TUD ebenfalls im internen Bereich verankert werden sollen. Wir haben uns zunächst entschieden, diesen erst einmal ausschließlich mit internen Informationen zu füllen, die von den zentralen Webseiten ausgelagert worden sind.
Sollten Sie als Redakteur/-in auf den zentralen Webseiten der TUD Inhalte mit IP- oder Passwortschutz erstellen wollen, prüfen Sie bitte zuvor, ob diese nicht auch im internen Bereich verortet werden können. Der neue Webauftritt soll auch in Zukunft frei von geschützten  Informationen sein, die ausschließlich eine interne Zielgruppe betreffen. Bitte melden Sie sich ggf. bei der MZ-Nutzerberatung (), um Ihre Inhalte im internen Bereich zu platzieren.

Verwendung von Funktionslogins
Bei der Überprüfung von Redaktionsplänen stellen wir häufig fest, dass nach wie vor stark mit Funktionslogins (über funktions- oder strukturbezogene E-Mail-Adressen) gearbeitet wird.
Diese wurden früher wegen der langen Beantragungszeiten (beim ZIH und beim MZ) als „Notlösung“ genutzt, haben aber zahlreiche Nachteile und sollten deswegen nach Möglichkeit nicht mehr verwendet werden. Beispielsweise sind sie aufgrund der möglichen Weitergabe von Passwörtern sehr unsicher, der Antragsteller des Logins zeichnet für die Nutzung verantwortlich.
Im Hinblick auf eine sinnvolle Rechte-Administration im WebCMS empfehlen wir deshalb, soweit wie möglich auf Funktionslogins zu verzichten. Stattdessen sollen Sie idealerweise jeden Webbereich mit einem Administrator inkl. Stellvertreter ausstatten, dies geschieht problemlos über die MZ-Nutzerberatung. In der Verfasserzeile können Sie einen anderen (selbst gewählten) Namen eintragen (z.B. „Pressestelle“), sodass nicht zwangsläufig der Name des Erstellers am Seitenende auftauchen muss. Die Änderung ist auf Inhaltsseiten über den Reiter „Ersteller“ im Bearbeiten-Modus möglich.

Neuer Workshop „Text- und Seitengestaltung“
Der Webrelaunch ist derzeit in vollem Gange – nach und nach werden alle Fakultäten inkl. ihrer Institute und Professuren auf das neue Design umgestellt. Häufig tauchen Fragen wie diese auf: Wie können alle Inhalte passend im neuen Layout untergebracht werden? Wie kann ich meine Texte mit Hilfe der neuen Inhaltselemente optimal darstellen?
Der Workshop „Text- und Seitengestaltung“ eignet sich für Webredakteurinnen und Webredakteure der TU Dresden, die zum Zeitpunkt des Workshops bereits eine WebCMS2-Schulung (Aufbau- oder Wechsler-Schulung) besucht haben. Informationen zu Inhalten, Anmeldemodalitäten und Terminen finden Sie hier: https://tu-dresden.de/webrelaunch/beratung_schulungen/workshop-text-und-seitengestaltung.

Informationen rund um Neuerungen im Projekt sowie alle Materialien zur Vorbereitung der Umstellung Ihrer Seiten finden Sie wie gewohnt online (https://tu-dresden.de/webrelaunch), aktuelle News in Echtzeit auch über unseren Twitter-Kanal (https://twitter.com/Relaunch_TUD).

Im Namen des gesamten Projektteams möchten wir uns herzlich für die bisher sehr erfolgreiche und angenehme Zusammenarbeit bedanken. Mittlerweile haben wir mit Ihrer Hilfe bereits sieben Fakultäten erfolgreich und im Zeitplan auf das neue Design umstellen können.
Wir wissen, dass der Webrelaunch für viele von Ihnen ein besonderer Kraftakt ist, den Sie neben Ihren eigentlichen Tätigkeiten leisten. Dies wissen wir zu schätzen und freuen uns über Ihr großes Engagement. Ohne die Webredakteurinnen und -redakteure wäre das gesamte Projekt nicht umzusetzen.

Mit besten Grüßen

Josefine Kahle
Projektkoordination Webrelaunch
Medienzentrum der TU Dresden

Peter Seifert
Abteilungsleiter Medien und Informationstechnologie
Medienzentrum der TU Dresden