Datenschutz-/Einwilligungserklärung für die Konferenz Performing Transformation

Für welche Zwecke sollen personenbezogene Daten verarbeitet werden?

Im Rahmen der Anmeldung zur Konferenz „Performing Transformation“, organisiert durch das Schaufler Lab@TU Dresden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

Anmeldung und organisatorische Durchführung der Veranstaltung: Dies umfasst die Erfassung und Verwaltung Ihrer Anmeldedaten, die Kommunikation im Vorfeld und während der Konferenz (z. B. zur Bestätigung Ihrer Teilnahme, zur Übermittlung organisatorischer Informationen oder Änderungen im Programm) sowie ggf. die Erstellung von Namensschildern oder Teilnehmerlisten.
Teilnehmerbetreuung und Serviceleistungen: Hierzu zählen etwa die Planung von Verpflegung (unter Berücksichtigung von Allergien oder Essenspräferenzen, sofern angegeben), die barrierefreie Gestaltung des Veranstaltungsortes oder die Organisation von Unterkünften, falls dies angeboten wird.
Dokumentation und Nachbereitung der Veranstaltung: Wir können die Veranstaltung zu Dokumentationszwecken (z. B. Erstellung eines Tagungsberichts, interner Auswertung oder Archivierung) teilweise fotografisch oder audiovisuell begleiten. Personenbezogene Daten werden hierbei nur verwendet, soweit dies erforderlich und zulässig ist.
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen: Ihre Daten können verarbeitet werden, um gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Prüfanforderungen öffentlicher Stellen nachzukommen.
Einwilligungsbasierte Zwecke (sofern zutreffend): Sofern Sie im Rahmen der Anmeldung oder der Veranstaltung gesondert eingewilligt haben (z. B. in die Zusendung von Informationen zu zukünftigen Veranstaltungen oder zur Veröffentlichung von Bild- oder Tonmaterial), verarbeiten wir Ihre Daten auch zu diesen Zwecken. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen) sowie, soweit einschlägig, auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können sich Betroffene wenden?

Technische Universität Dresden
Schaufler Lab@TU Dresden
Carolin Kost
Nöthnitzer Str. 43, Raum 7
01062 Dresden
E-Mail:
Tel.: 0351 463 44386

Technische Universität Dresden
Der Datenschutzbeauftragte
01062 Dresden
E-Mail:
Tel.: +49 (0) 351-463 32839
https://tu-dresden.de/datenschutz

Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO (Einwilligung), d.h. die Inanspruchnahme und die Einwilligung in die damit verbundene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind freiwillig.

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Kontaktdaten: wie Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre institutionelle Zugehörigkeit sowie ggf. Ihre Postanschrift und Telefonnummer.
Veranstaltungsbezogene Angaben: wie Ihre Teilnahme an bestimmten Tagen oder Programmpunkten, Sprachpräferenzen sowie weitere Informationen, die Sie im Rahmen der Anmeldung angeben (z. B. Titel eines Vortrags oder Beitrags zu einem Panel).
Angaben zu Verpflegung und Barrierefreiheit: wie Lebensmittelunverträglichkeiten, Allergien oder Informationen zu besonderen Zugangsbedürfnissen, sofern von Ihnen freiwillig angegeben.
Medien- und Dokumentationsdaten: wie Fotos, Video- oder Audioaufnahmen, die im Rahmen der Veranstaltung entstehen und auf denen Sie ggf. erkennbar sind.
Kommunikationsdaten: alle Informationen, die im Rahmen der Kommunikation mit dem Organisationsteam übermittelt werden (z. B. Rückfragen oder besondere Wünsche).

Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorschreiben.

Konkret bedeutet das:

Anmeldedaten und Kommunikationsdaten werden in der Regel bis zu 6 Monate nach Ende der Veranstaltung gespeichert, um eventuelle Rückfragen oder Nachbereitungen zu ermöglichen.
Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (z. B. im Rahmen von Abrechnungen oder Fördermitteln), werden entsprechend den gesetzlichen Fristen – in der Regel bis zu 10 Jahre – archiviert.
Foto-, Video- und Audioaufnahmen, die zu Dokumentations- oder Öffentlichkeitszwecken verwendet werden, können zeitlich unbegrenzt gespeichert und veröffentlicht werden, sofern Sie darin eingewilligt haben oder die Aufnahmen im Rahmen des berechtigten Interesses der Veranstaltenden erfolgen. Eine Löschung ist auf Wunsch möglich, sofern dem keine überwiegenden Rechte entgegenstehen.

Die Rechtsmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf wird dadurch nicht berührt.

Werden personenbezogene Daten an Empfänger:innen übermittelt, wer hat an der TU Dresden Zugriff auf diese Daten und werden Daten bei Dritten erhoben?

Insofern dies nicht anders gesetzlich bestimmt ist oder Sie im Einzelfall ausdrücklich eingewilligt haben, erfolgt keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte.

Welche Rechte haben Betroffene grundsätzlich?

Freiwilligkeit und Widerruf nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Die Angabe personenbezogener Daten ist freiwillig. Die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten kann jederzeit nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit der Folge widerrufen werden, dass die personenbezogenen Daten der betreffenden Person nicht weiterverarbeitet werden.
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Die Betroffenen haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu ihrer Person verarbeiteten Daten sowie die möglichen Empfänger dieser Daten verlangen zu können. Ihnen steht eine Antwort innerhalb einer Frist von einem Monat nach Eingang des Auskunftsersuchens zu.
Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung (Art. 16 – 18 DSGVO)
Die Betroffenen können jederzeit gegenüber der TU Dresden die Berichtigung, Löschung ihrer personenbezogenen Daten bzw. die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Die Betroffenen können verlangen, dass die verantwortliche Person ihnen ihre personenbezogenen Daten in einem maschinenlesbaren Format übermittelt. Alternativ können sie die direkte Übermittlung der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten an eine andere verantwortliche Person verlangen, soweit dies möglich ist.
Datenschutzbeauftragter und Aufsichtsbehörde für den Datenschutz
Betroffene Personen können sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten der TU Dresden sowie bei einer Beschwerde nach Art. 77 DSGVO an die zuständige Aufsichtsbehörde zum Datenschutz wenden. Die zuständige Aufsichtsbehörde für die TU Dresden ist:
Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Dr. Juliane Hundert
Devrientstraße 5
01067 Dresden
E-Mail:
Telefon: + 49 (0) 35185471 10
www.datenschutz.sachsen.de

Zur Inanspruchnahme der Rechte genügt eine Mitteilung in Textform (E-Mail oder Brief) an die verantwortliche Person.