SecureMail - Verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit Dritten

Inhaltsverzeichnis

    1. Schnelleinstieg
    2. Dienstbeschreibung
    3. Downloads
    4. Kontakt

Schnelleinstieg

Nutzung durch Mitglieder und Angehörige der TU Dresden mit ZIH-Login

Wichtiger Hinweis:

Der SecureMail-Dienst ist nicht geeignet um verschlüsselte E-Mails innerhalb der TU Dresden (ZIH-Account) auszutauschen.

Das betrifft die E-Mail Kommunikation mit Empfängern, die bereits eine E-Mail Adresse an der TU-Dresden haben (@tu-dresden.de, @mailbox.zih.tu-dresden.de)

Nutzungsprocedere (bevorzugt):

  • Bitten Sie Ihren/Ihre Kommunikationspartner/in, sich auf https://securemail.tu-dresden.de zu registrieren und Ihnen diesen Vorgang zu bestätigen. Dies kann per unverschlüsselter E-Mail oder auf anderem Wege (z.B. telefonisch) erfolgen. Die Registrierung ist nur einmalig initial notwendig! Sollte sich Ihr/Ihre Kommunikationspartner/in bereits registriert haben, so kann dieser Schritt für ihn/sie entfallen.
  • Wenn Sie nunmehr verschlüsselte E-Mails an Ihren/Ihre Kommunikationspartner/in senden möchten, versehen Sie Ihre E-Mails (Mail-Client bzw. WEB-Mail Zugriff möglich) im Betreff bitte mit dem vorangestellten Zusatz [+securemail] (Beispiel: „[+securemail] Mein Betrefftext“).
    Wenn Sie Outlook nutzen, können Sie auch ein Add-In nutzen, was Sie hier beziehen können. Nach Installation erscheint in Ihrem Outlook links oben eine zusätzliche Schaltfläche. Wenn Sie diese vor Versand nutzen, kann der vorgenannte Zusatz im Betreff entfallen.
  • Versenden Sie nun die E-Mail wie gewohnt.
  • Wenn Ihr/Ihre Kommunikationspartner/in die E-Mail gelesen hat, bekommen Sie automatisch eine digital signierte Lesebestätigung.
  • Eine ggf. eingehende Antwort Ihres Kommunikationspartners bzw. Ihrer Kommunikationspartnerin über das SecureMail-Portal ist mit dem Zusatz [securemail] im Betreff der E-Mail versehen. Es ist ohne weiteres möglich, diese Nachricht innerhalb der TU Dresden weiterzuleiten, wie sie es bisher gewohnt sind.

Weitere und ausführlichere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation.
Enthalten sind hier auch entsprechende Screenshots sowie Hinweise zum vorgenannten Procedere und zu alternativen Nutzungsmöglichkeiten.

Nutzung durch Kommunikationspartnerinnen/-partner der TU Dresden (ohne ZIH-Login)

Wichtiger Hinweis:

Der SecureMail-Dienst ist geeignet, um verschlüsselte E-Mails mit der TU Dresden auszutauschen. Als Empfangsadressen sind nur auf @mailbox.tu-dresden oder @tu-dresden.de endende E-Mail Adressen zugelassen. Ihre Adresse, die Sie bei beim Absenden nutzen, ist beliebig, darf aber nicht wie vorstehend genannt enden.

Das SecureMail-Portal der TU Dresden ist erreichbar unter https://securemail.tu-dresden.de

Nutzungsprocedere (bevorzugt):

1.  Registrierung (nur einmalig und initial notwendig!)

  • Registrieren Sie sich vor Beginn des Kommunikationsvorganges mit Mitgliedern und Angehörigen der TU Dresden auf dem SecureMail-Portal (Achtung: Bitte lesen Sie sich bei der Registrierung die Nutzungsbedingungen unbedingt aufmerksam durch!).
  • Nach Registrierung erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (Achtung: Alle E-Mails, die Sie über das Portal bzw. von der Adresse securemail@tu-dresden.de erhalten, sind digital signiert. Achten Sie darauf!).
  • Sie können fortan die Funktionalitäten des Portals zur Kommunikation mit allen Partnerinnen und Partnern innerhalb der TU Dresden mit Ihrem Login und Passwort wiederholt und zeitlich unbegrenzt nutzen. Eine nochmalige Registrierung ist nicht notwendig!

2. Nutzung

  • E-Mail senden
    Melden Sie ich am Secure-Mail Portal der TU Dresden mit der von Ihnen verwendeten E-Mail Adresse und Ihrem Passwort an, verfassen Ihre E-Mail (Anlagen bis zu einer Größe von 21,5 MB möglich) und versenden diese an Ihre Kommunikationskontakte bzw. eine/n beliebige/n Empfänger/in innerhalb der TU Dresden.
  • E-Mail empfangen
    Empfangen Sie eine verschlüsselte E-Mail von einer Adresse der TU Dresden über das Portal, so ist diese mit dem Text (Beispiel) „Sie haben eine verschlüsselte E-Mail von Max Mustermann <max-mustermann@tu-dresden.de> erhalten Betreff: Betreff-Text“ versehen.
  • Die verschlüsselte Nachricht verbirgt sich dabei in der Anlage (HTML) zu dieser E-Mail. Doppel-Klicken Sie auf diese Anlage. Sie werden dann zum Portal geleitet und aufgefordert, Ihre E-Mail Adresse und Ihr Passwort einzugeben, welche Sie bei der Registrierung vergeben haben. Sie können nun die E-Mail im SecureMail-Portal lesen und direkt darauf antworten.

Weitere und ausführlichere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation.
Enthalten sind hier auch entsprechende Screenshots sowie Hinweise zum vorgenannten Procedere und zu alternativen Nutzungsmöglichkeiten.

Dienstbeschreibung

Allen Mitgliedern und Angehörigen der Technischen Universität Dresden wird mit dem Dienst SecureMail die Möglichkeit gegeben, komfortabel mit Dritten (insbesondere Forschungs- und Kooperationspartnern), die kein digitales Schlüsselmaterial besitzen, verschlüsselt über E-Mail zu kommunizieren. Dabei bleibt die verschlüsselte E-Mail immer im Besitz und Zugriff des Empfängers, der auf dem SecureMail-Portal jederzeit die Möglichkeit hat, diese E-Mail zu entschlüsseln und verschlüsselt zu beantworten. Eine dauerhafte Speicherung der verschlüsselten E-Mail auf der Plattform zur Entschlüsselung erfolgt nicht. Mit der Lösung werden die Möglichkeiten zur verschlüsselten Kommunikation an der Technischen Universität Dresden signifikant vereinfacht und die gesetzlichen Vorgaben aus dem Sächsischen E-Government-Gesetz (SächsEGovG) erfüllt. Insbesondere wird ein Zugang für elektronisch signierte sowie verschlüsselte Dokumente geschaffen.

Der Dienst SecureMail basiert auf der patentierten Lösung (GINA Technologie) eines schweizerischen Softwareherstellers.

Das Sachgebiet Informationssicherheit betreibt den Dienst SecureMail für Mitarbeiter, Studierende, Forschungs- und Kooperations-, sowie sonstige Kommunikationspartner.

Leistungsumfang & Optionen
  • Verschlüsselte Kommunikation für Mitglieder und Angehörige der TU Dresden mit Dritten, die kein digitales Schlüsselmaterial besitzen
  • Entschlüsselung der E-Mails erfolgt immer im SecureMail-Portal – es erfolgt keine Speicherung der entschlüsselten E-Mail im Portal
  • Gäste und Dritte können sich selbständig einen Account im SecureMail-Portal generieren, um E-Mails (inkl. Anhängen) verschlüsselt an Mitglieder und Angehörige der TU Dresden zu versenden
Beantragung & Berechtigung

Ein Antrag ist nicht vonnöten. Der Dienst ist für alle Mitglieder und Angehörigen der TU Dresden und deren potentielle Kommunikationspartner nutzbar. Zur Nutzung des Dienstes für externe Kommunikationspartner ist eine Registrierung im SecureMail-Portal erforderlich.

Mitwirkungspflichten & Voraussetzungen

Mitwirkungspflichten, Nutzungsbedingungen und Voraussetzungen für die Nutzung des SecureMail-Dienstes sind hier beschrieben: Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung zu SecureMail an der TU Dresden

Abrechnung / Kosten

Der Dienst ist für alle Nutzerinnen und Nutzer kostenfrei.

Dienstqualität (Bereitstellungs- / Supportzeiten / Status)

Der Dienst ist für alle Mitglieder und Angehörigen der TU Dresden ohne Registrierung, für externe Kommunikationspartner nach einer Registrierung verfügbar.

Die Supportzeiten des Dienstes sind Montag bis Freitag, 8 bis 19 Uhr (über den Service Desk der TU Dresden).

Der Betrieb und die Behebung von Störungen geschieht nach dem „Best Effort“-Prinzip, d.h. ein reibungsloser Betrieb bzw. eine schnelle Problembeseitigung wird angestrebt, eine Hochverfügbarkeit bzw. festgelegte Lösungszeit kann jedoch nicht zugesichert werden.

Downloads

Die Dokumentation für den Dienst SecureMail können Sie über folgenden Link herunterladen: SecureMail Anwenderdokumenation

Das Addin für Microsoft Outlook können Sie über folgenden Link herunterladen: SecureMail Outlook AddIn

Kontakt

Name

SG 3.5 Informationssicherheit

Adresse work

Besucheradresse:

Tillich-Bau, EG Helmholtzstr. 6-8

01062 Dresden

Adresse postal

Postadresse:

Technische Universität Dresden SG 3.5 Informationssicherheit

01062 Dresden

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Matthias Rack
Letzte Änderung: 12.10.2017