Nutzungsbedingungen MS SharePoint

Der Basisdienst SharePoint setzt auf Microsoft Sharepoint auf und stellt die Funktionen eines einfachen Dateiablagedienstes mit zentraler Datenhaltung, Versions- und Berechtigungsverwaltung sowie einer Volltextsuche bereit. Diese Funktionalität wird in Site Collections (Website-Sammlungen) zur Verfügung gestellt, die dezentral administriert werden (Site-Administratoren). Der Dienst kann von allen Struktureinheiten der TU Dresden im Rahmen von Dienstaufgaben in Anspruch genommen werden.

Verantwortlich im sachlichen und rechtlichen Sinne ist der Leiter der Struktureinheit, die technische Verantwortung kann delegiert werden. Die technischen Ansprechpartner (Site-Administratoren) werden vom Leiter der Struktureinheit benannt. Das ZIH wird über Veränderungen zeitnah informiert.

Voraussetzung für die Nutzung ist das zentrale Nutzungskonto (ZIH-Login). Das ZIH weist darauf hin, dass mit dem Basisdienst kein anonymer Zugriff und keine öffentliche Internetpräsenz gegeben sind. Der Dienst ist bei entsprechender Vorbereitung durch Site-Administrator:innen für Daten mit dem Schutzbedarf hoch zugelassen, d.h. ohne Vorbereitung sind keine sensiblen Forschungsdaten oder personenbezogene Daten zugelassen, Ausnahmen sind die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer. Ebenso kann der Dienst kein Speicherort für große Datenmengen wie Bilder-Galerien, Video-Sammlungen oder Daten-Backups sein.

Der Basisdienst wird über Site-Collections (Team- oder Project-Sites) bereitgestellt und umfasst folgende Funktionen:

• Dokumenten-Ablage mit zuverlässigem, schnellem und sicherem Zugang/Zugriff
• Wiki, Kalender, Aufgabenplanung, Blogs
• Websites, Termine, Kontakte, Listen
• Versionsverwaltung
• Sperrung bei Benutzung von Dokumenten
• Berechtigungsverwaltung
• Volltextsuche/Indexierung
• Standard-Quota 5 GB
• Systembackup zur Wiederherstellung (Snapshots)
• 30 Tage Aufbewahrung von gelöschten Files im Papierkorb

Die Site-Collections (Team- oder Project-Sites) werden nach den Anforderungen der Kund:innen und im Bedarfsfall nach einem Gespräch vom ZIH angelegt und danach von den IT-Verantwortlichen der Bereiche verwaltet. Pro Bereich sind mehrere Site-Collections und Unterstrukturen möglich. Die IT-Referent:innen der Bereiche sowie die Site-Administrator:innen sind für die Sites verantwortlich und dafür zuständig, dass vor Ausscheiden von Beschäftigten Maßnahmen getroffen werden, die gewährleisten, dass kein Datenverlust auftritt. Für zentrale Einrichtungen und die Verwaltung gilt das entsprechend.

Alle Nutzer:innen sind dazu verpflichtet, die Nutzungsbedingungen einzuhalten.