Bestellung von Softwareproduk­ten

Bestellformular

Bestellformular für Software

Ausfüllhinweise für die Software-Bestellung

• Nutzer: Person, die die Lizenz verwendet. Gibt sich der Besteller als Nutzer an, ist ihm persönlich die betreffende Lizenz zugeordnet und er muss Auskunft geben können, wer die tatsächlichen Nutzer sind.
• E-Mail: An diese Adresse werden die Software-Download-Informationen, evtl. Lizenzschlüssel und der Überlassungsschein gesendet.
• Finanzierung über PSP-Element:
  • Übersicht der Mittelgeber
• Sachkonto: wenn bekannt ausfüllen, wird sonst von uns ausgefüllt

• Auswahl des Softwarebezugs:

  • Lizenzberechtigung = 1: Es erfolgt keine Softwarelieferung, lediglich die Nutzung der Lizenz wird angezeigt und vermerkt.
  • Software zum Download = 2: Der Download-Link wird an die angegebene E-Mail-Adresse versendet. Die Software wird per Downloadlink bereitgestellt. Bitte installieren Sie die Software auch wenn Sie diese erst später nutzen möchten, da der Zugang nach 3 Monaten erlischt.
• Begründung der Notwendigkeit: Dies ist nur in speziellen Fällen für die Drittmittelabteilung nötig, damit die Prüfung der Finanzierung über ein PSP-Element erleichtert wird.
• Unterschrift: Eine digitale Unterschrift ist nur bei elektronischem Formularversand gültig. Bitte unterzeichnen Sie das Formular ausschließlich digital.

Überlassungsschein

Der Nutzer erhält per E-Mail eine Bestätigung der erfolgten Lizenzüberlassung.
Die aufgeführten Kosten werden per interner Leistungsverrechnung (ILV) oder Rechnungsanweisung (bei Direktbestellungen) abgerechnet. Anhand des Überlassungsscheines ist der Nutzer in der Lage, die Richtigkeit der Verrechnung zu überprüfen. Erfolgt die Verrechnung über ein PSP-Element, wird dies in den Positionen aufgeführt.

Der Überlassungsschein enthält folgende Informationen:

• Softwareprodukte inklusive Anzahl mit Einzelpreis und Gesamtpreis pro Position
• Bezug der Software per Download vom Softwareserver, per E-Mail oder lediglich Lizenzberechtigung (dann keine weitere Angabe)

interne Leistungsverrechnung (ILV)  in SAP/KOPRA zuordnen und anzeigen:

• die Software ILV werden unter dem Sachkonto 914000 gebucht.
• Wählen Sie im KOPRA  als Layout "2SAP - Sekundärkosten: Leistungsverrechnung" aus, dann sind die benötigten Spalten im Layout bereits zusammengefasst

Diese Spalten benötigen Sie, wenn Sie ein eigenes Layout erstellen möchten:

• Ergänzen Sie die Spalten „Bezeichnung“, „Ursprungsobjektbezeichnung“ und „Menge erfasst gesamt“ in Ihrer Postenübersicht. Jede einzelne Position des Überlassungsscheins ist als separate Buchungszeile erfasst.
• Feld „Bezeichnung“: Software-Umbuchung 14/2-222, Beleg-Nr. T5265 -> Dies ist die Zuordnung der Buchung zum Überlassungsschein. Beide Nummern finden Sie auf dem Überlassungsschein rechts oben. Die erste Nummer entspricht unserer Registrierungsnummer, auch BA-Nr. genannt.
• Feld „Ursprungsbjektbezeichnung“: Beinhaltet die Bezeichnung des Softwareprodukts, der Betrag gilt für die gesamte Positionsanzahl. (Spalte bitte weit genug aufziehen, da an erster Stelle die Kostenstellenbezeichnung steht)
• Feld „Menge erfasst gesamt“: Anzahl des Produkts, den Einzelpreis sehen Sie nur auf dem Überlassungsschein.

Kontierung über Direktbestellung  anzeigen:

• die SAP-Bestellnummer (= im KOPRA Einkaufsbeleg) ist auf dem Überlassungsschein aufgeführt
• die von Ihnen angegebene Finanzquelle wird in der SAP-Bestellung eingetragen, die Buchung wie bei jeder SAP-Bestellung im SAP abgebildet und zu Lasten der Finanzierungsquelle ausgeführt