Zusammenarbeit im Büro (Groupware)
Inhaltsverzeichnis
Das ZIH bietet verschiedene Kollaborationsplattformen an, um die Zusammenarbeit von Arbeits- und Projektgruppen zu unterstützen.
Exchange
Angehörige der TU Dresden erhalten mit der Einrichtung eines ZIH-Logins automatisch ein E-Mail-Postfach vom Typ Exchange zur Verwaltung eigener E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben.
- Standard-Quota: 5 GB
- E-Mail/Anhang: max. 30 MB
Neben der Verwaltung eigener E-Mails sowie dem Senden und der Bearbeitung von E-Mails in Vertretung, ist die gemeinsame Nutzung von Kalendern, Aufgaben- und Kontaktlisten zwischen mehreren Benutzern möglich. Per E-Mail-Einladung können beispielsweise Besprechungen geplant und dafür die freien Termine aller Arbeitsgruppenmitglieder eingesehen werden. Auf Wunsch können zur Verwaltung gemeinsam genutzter Ressourcen, wie z.B. Besprechungsräume, Beamer, Kameras etc. spezielle Postfächer eingerichtet werden.
Optimal sollte der Zugang zum Postfach per Microsoft Outlook 2016 erfolgen. Ebenso wird die Verwendung von MS Outlook 2013 und 2010 unterstützt. Student:innen der TU Dresden können die Software kostenlos auf der Campus Sachsen Website herunterladen.
Microsoft Outlook Anywhere (RPC per HTTPS) ermöglicht es Ihnen, ohne VPN-Verbindung weltweit mit MS Outlook in Ihrem Postfach zu arbeiten.
Mittels Webclient OWA (Outlook Web App) unter der URL https://msx.tu-dresden.de können Sie mit gängigen Internet-Browsern auf Ihr Postfach zugreifen.
ActiveSync sorgt für die Synchronisation Ihres Postfaches mit modernen mobilen Endgeräten (Smartphones etc.), so dass Sie permanent über eingehende E-Mails und den aktuellen Inhalt Ihres Terminkalenders informiert sind. Bei Bedarf können Änderungen ebenfalls per Push-Funktion übertragen werden.
Einrichtungsanleitungen
Anleitungen zur Einrichtung des E-Mail-Postfachs und Tipps zur Nutzung der Postfach-Funktionen finden Sie in unserem FAQ-Portal (Anleitungen zum Thema E-Mail)
FAQ-Artikel: Best Practice für die Arbeit mit Kalendern
Für die Zusammenarbeit innerhalb einer Arbeitsgruppe empfiehlt sich ein sog. "Verteiltes Postfach" ("distributed mailbox"), mit dem gemeinsame Kalender, Ordner, Adresslisten usw. genutzt werden können. Den Zugriff regelt ein, bei der Beantragung zu benennender Manager, der den Mitgliedern div. Rechte ("Vollzugriff", "Senden als") vergibt.
Hinweise für Administratoren
Wiki für Exchange-Administratoren
Bitte beachten Sie ebenfalls die Informationen unter http://sharepoint.tu-dresden.de/wiki ►Thema Exchange
Firewall-Ports
Sollten Sie eine institutseigene Firewall betreiben, müssen folgende Ports freigeschaltet werden.
- TCP und UDP: 53, 88, 389
- TCP: 25, 80, 110, 135, 139, 143, 443, 587, 808, 995, 993, 3268, 5075, 5076, 5077, 6001, 6002, 6003, 6004
- die IP 141.76.14.3 (Inside, Outside)
Sharepoint
Mit Microsoft SharePoint steht im Landesvertrag eine leistungsfähige Kollaborations-Plattform bereit, die für die IT-gestützte Zusammenarbeit in Forschung und Verwaltung an den sächsischen Hochschulen ein hohes Potential zur Vereinfachung, Flexibilisierung, Beschleunigung und Standardisierung bietet. Sharepoint beinhaltet kein E-Mail Postfach, dies wird zusätzlich benötigt. Sharepoint-Bereiche sind nur mit Login zugänglich.
Zugang zum Dienst: https://sharepoint.tu-dresden.de
Der Basisdienst SharePoint beinhaltet die Funktionen eines einfachen Dateiablagedienstes mit zentraler Datenhaltung, Versions- und Berechtigungsverwaltung sowie einer Volltextsuche. Diese Funktionalität wird in Site Collections (Website-Sammlungen, Team- oder Project-Site möglich) zur Verfügung gestellt, die dezentral administriert werden (Site-Administratoren). Der Dienst kann von allen Struktureinheiten der TU Dresden im Rahmen von Dienstaufgaben ausschließlich für Lehre und Forschung in Anspruch genommen werden. Sowohl Team- als auch Project-Sites unterstützen die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen, bei Project-Sites wird davon ausgegangen, dass die Sites an die Projektlaufzeit angepasst sind.
Funktionen
- Dokumentenablage mit zuverlässigem, schnellem und sicherem Zugang/Zugriff
- Versionsverwaltung
- Sperrung bei Benutzung von Dokumenten
- Berechtigungsverwaltung
- Volltextsuche/Indexierung
- Wiki, Kalender, Aufgabenplanung, Blogs
- Websites, Termine, Kontakte, Listen
- Standard-Quota 5 GB
- Systembackup zur Wiedererstellung (Snapshots)
- 30 Tage Aufbewahrung von gelöschten Files im Papierkorb
- Ablage von Daten mit Schutzbedarf "hoch" (bei entsprechender Vorbereitung der Site Collection und Website nach unseren Leitfäden)
Was kann der Basisdienst nicht?
- Kein anonymer Zugriff
- Keine öffentliche Internetpräsenz
- Ablage von Daten mit Schutzbedarf "sehr hoch" (zusätzliche Verschlüsselung durch Nutzende notwendig)
- Kein Speicherort für große Datenmengen wie Bilder-Galerien, Video-Sammlungen oder Daten-Backups
Bereitstellung
SharePoint-Site-Collections werden nach Antragstellung über das Self-Service-Portal bereitgestellt. Nutzungsbedingungen
Dokumentation
FAQ-Beiträge der TU Dresden zur SharePoint
Übersicht über Microsoft SharePoint (von Microsoft)
Informationen zur Bedienung finden Sie in der TUD-eigenen SharePoint Wissensdatenbank:
https://sharepoint.tu-dresden.de/projects/schulung/knowledgebase
Für Interessenten ohne eigene SharePoint-Site gibt es Demo-Bereiche:
- Team-Site: https://sharepoint.tu-dresden.de/projects/schulung/test-teamweb/
- Project-Site: https://sharepoint.tu-dresden.de/projects/schulung/test-projektweb
Weiterhin möchte das ZIH insbesondere auf die SharePoint-Videos hinweisen, die unter de.linkedin.com/learning (Beschreibung auf: https://www.slub-dresden.de/forschen/datenbanken-zeitschriften-normen/datenbanken/trainingsvideos/) zu finden sind. Dazu ist es notwendig, sich mit dem SLUB-DD-Zugang (SLUB-Benutzernummer und Passwort) anzumelden.
Leistungsumfang
Exchange:
- Empfang & Versand von E-Mail
- Adressbuch, Virenschutz, Spamfilter
- Kalender- und Ordnerfreigabe für andere Nutzer
- Vergabe von Zugriffsberechtigungen
- gemeinsame Kalender, Ordner, Kontakt- und Aufgabenlisten
- Senden "Im Auftrag von", Senden "Als"
- Abwesenheitsbenachrichtigungen, Weiterleitung
- Postfachzugriff via Web-Browser: https://msx.tu-dresden.de
- Synchronisation mit mobilen Geräten per ActiveSync
- Integration in MS Office
- Einrichtung von Raum- bzw. Ressourcenpostfächern bspw. zur Belegungsplanung von Institutsräumen, Laboren, Lehrmitteln, KfZ
- Einrichtung spezieller Adresslisten für Institute, Arbeitsgruppen etc.
- Einrichtung von Verteilergruppen
Sharepoint:
Bereitstellung eines Webseiten-Bereiches (Site-Collection) im Form von Team- oder Projekt-Seiten. Vorhandene Web-Apps:
- Dokumentenablage mit Versions- und Berechtigungsverwaltung, (gleichzeitiges) Bearbeiten von MS Office Dokumenten im Browser (Office Web-Apps), Synchronisierungsmöglichkeit
- Volltextsuche/Indexierung
- Wiki, Kalender, Aufgabenplanung, Blogs
- Termine, Kontakte, Listen
Optionen
- Vergrößerung des Exchange-Postfaches per Antrag an den ServiceDesk
- 2 Optionen für Sharepoint: Team-Seite (Standard für Organisationseinheiten oder Funktionsbereiche) und Projekt-Seite (organisationsübergreifend, befristet)
Exchange:
Wird für Studenten automatisch bei der Immatrikulation angelegt;
neue Mitarbeiter und bereits immatrikulierte Studenten senden zur Beantragung eine Mail an
Bezugsberechtigt sind alle Angehörigen der TUD, Zugriff mit ZIH-Login.
Sharepoint:
- Dienst kann von allen Struktureinheiten der TU Dresden über das Self Service Portal beim ZIH beantragt werden
- Verantwortlich ist der Leiter der Struktureinheit, der Site-Administratoren zur Beantragung und Pflege der Sites beauftragen muss
- ZIH erstellt die Sites nach Genehmigung durch die Stabsstelle für Informationssicherheit
- Die Pflege der Sites (Inhalte, Berechtigungen,...) obliegt den dezentralen Site-Administratoren
- Berechtigungskonzept muss von der Stabsstelle für Informationssicherheit genehmigt werden
- ZIH-Benutzer-Login,
- Hardware (PC),
- Zugang Internet/Campusnetz
Benutzungsregeln und Vorschriften (alle Dokumente)
Nutzungsbedingungen für Sharepoint
Merkblatt zur Nutzung von IT Ressourcen
Benutzungsinformationen für Studierende
Benutzungsinformationen für andere Angehörige der TUD
Informationen zu Mail-Spamming
Für Angehörige der TU Dresden sind die Dienste Sharepoint und Exchange kostenlos.
Bereitstellungszeiten
Exchange:
- Studenten: Automatische Einrichtung bei der Immatrikulation
- Mitarbeiter: ca. 1 Werktag
Sharepoint:
- max. 2 Werktage nach Klärung der Kundenanforderungen (evtl. ist noch Kundengespräch vorher erforderlich) und nach Genehmigung der Site durch die Stabsstelle für Informationssicherheit
Supportzeiten
Es gelten die Öffnungszeiten des Service Desk.
Betriebszeiten / Status
Dienst in Betrieb? Betriebsstatus
Störung melden über den Service Desk:
© ZIH
Service Desk
Eine verschlüsselte E-Mail über das SecureMail-Portal versenden (nur für TUD-externe Personen).
Besuchsadresse:
Andreas-Pfitzmann-Bau, E036 Nöthnitzer Straße 46
01187 Dresden
Postadresse:
Technische Universität Dresden
Support Center Digitalisierung
Service Desk
01062 Dresden
Öffnungszeiten:
- Montag:
- 09:00 - 12:30
- 14:00 - 17:00
- Dienstag:
- 09:00 - 12:30
- 14:00 - 17:00
- Mittwoch:
- 09:00 - 12:30
- 14:00 - 17:00
- Donnerstag:
- 09:00 - 12:30
- 14:00 - 17:00
- Freitag:
- 09:00 - 11:30
- 14:00 - 16:00
Telefonische Sprechzeiten:
- Montag:
- 08:00 - 12:30
- 14:00 - 18:00
- Dienstag:
- 08:00 - 12:30
- 14:00 - 18:00
- Mittwoch:
- 08:00 - 12:30
- 14:00 - 18:00
- Donnerstag:
- 08:00 - 12:30
- 14:00 - 18:00
- Freitag:
- 08:00 - 11:30
- 14:00 - 17:00