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E-Mail an der TU Dresden

E-Mail Service

 

[Einheitliche E-Mail-Adressen der TU Dresden]
[Zwei-Postfächer - Nutzer mit Exchange- und Unixmail-Postfach]
[Informationen zum Exchange-Postfach]
[Informationen zum Unixmail-Postfach]
[Verschlüsselung / Digitale Unterschrift / PKI]
[Warnhinweis zu Phishing-Mails]
[Rundmails an Mitarbeiter und Studierende der TUD]
[Verfahren beim Ausscheiden aus der TU Dresden]
[Verwandte Seiten]

 

Funktionalität Qualität Bezug & Voraussetzungen

Beschreibung

Das ZIH betreibt verschiedene E-Mail/Groupware-Dienste zur Verwaltung eigener E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben. Neben Unixmail gibt es jetzt Exchange als  E-Mail- und Groupwarelösung.

Bereitstellungszeiten

Studenten:
Automatische Einrichtung bei der Immatrikulation

Mitarbeiter:
ca. 1 Werktag

Abrechnungsmodell (Kosten)

Für Angehörige der TU Dresden ist der Dienst kostenlos.

Leistungsumfang & enthaltene Dienste


Exchange:
Empfang & Versand von E-Mail, Postfachzugriff via Web https://msx.tu-dresden.de auch für S/MIME verschlüsselte Mails (IE), Adressbuch, Virenschutz, Spamfilter, Kalender, Aufgabenverwaltung, Abwesenheitsbenachrichtigungen, Weiterleitung, Synchronisation mit mobilen Geräten, Vergabe von Zugriffsberechtigungen, Senden "Im Auftrag von", Senden "Als", Kalender, Adressbücher, Aufgabenlisten, Integration in MS Office, Synchronisation mit mobilen Geräten per ActiveSync. Speicherplatz für E-Mail:  Student 1 GB, Mitarbeiter 1 GB, Maximale Größe E-Mail 30 MB, Anhänge 21 MB

Unixmail:
Empfang & Versand von E-Mail, Benutzung per Web https://mail.zih.tu-dresden.de auch für S/MIME oder PGP verschlüsselte Mails, Adressbuch, Virenschutz, Spamfilter, Kalender, Aufgabenverwaltung, Vergabe von Zugriffsberechtigungen, Abwesenheitsbenachrichtigungen, Weiterleitung, Umleitung, Synchronisation mit mobilen Geräten per SyncML und ActiveSync, Speicherplatz für E-Mail: Student 1 GB, Mitarbeiter 300 MB, maximale Größe E-Mail 30 MB, Anhänge 21 MB

Supportzeiten

Service Desk Mo-Fr 8-19 Uhr

Beantragung & Berechtigung


Exchange:

  • Studierende immatrikuliert ab dem Wintersemester 2014/15: automatisch mit Erhalt des ZIH-Login
  • Studierende immatrikuliert vor dem Wintersemester 2014/15, Mitarbeiter und Gäste: Antrag per E-Mail an servicedesk@tu-dresden.de


Bezugsberechtigt sind alle Angehörigen der TUD, Zugriff mit ZIH-Login.

Unixmail:

  • Studierende immatrikuliert vor dem Wintersemester 2014/15: automatisch mit Erhalt des ZIH-Login
  • Mitarbeiter und Gäste: automatisch mit Erhalt des ZIH-Logins

Bezugsberechtigt sind Studierende immatrikuliert vor dem Wintersemester 2014/15, Mitarbeiter und Gäste der TUD, Zugriff mit ZIH-Login.

Optionen

Vergrößerung des Postfaches per Antrag an den ServiceDesk

Betriebszeit/-Status

Dienst in Betrieb? Betriebsstatus

Störung melden über den Servicedesk:
servicedesk@tu-dresden.de

Mitwirkungspflichten & Voraussetzungen

Voraussetzungen: ZIH-Benutzer-Login, Hardware (PC), Zugang Internet/Campusnetz

Mitwirkungspflichten:
Benutzungsregeln und Vorschriften (alle Dokumente)
Merkblatt zur Nutzung von IT Ressourcen
Benutzungsinformationen für Studierende
Benutzungsinformationen für andere Angehörige der TUD
Informationen zu Mail-Spamming

Benutzereinstellungen in Unixmail/Horde


 

 

    Einheitliche E-Mail-Adressen der TU Dresden

Student / Gast vorname.nachname[n]@mailbox.tu-dresden.de
 
Mitarbeiter

vorname.name[n]@tu-dresden.de

Funktionsbezogen funktion@tu-dresden.de [verwaltet durch 

Dezernat 6 Sachgebiet Organisation ]

[n] = fortlaufende Nummern zur Unterscheidung bei Namensgleichheit
Leerzeichen im Namen werden durch Unterstrich abgebildet

Die persönlichen E-Mail-Adressen werden automatisch im IDM erzeugt, bei Mängeln in Namensumsetzung nehmen Sie bitte mit der betreffenden Personalstelle Kontakt auf.
Über das ZIH-IDM-Portal ist eine Selbstauskunft zur persönlichen E-Mail-Adresse an der TUD möglich.

In begründeten Fällen besteht die Möglichkeit, die persönliche E-Mail-Adresse durch eine weitere persönliche Adresse zu ergänzen. Anspruch auf eine zusätzliche persönliche E-Mail-Adresse besteht nur dann, wenn in der persönlichen E-Mail-Adresse durch Namensdoppelungen eine Erweiterung durch eine laufende Nummer erfolgte. Zu den Modalitäten und ihrer Umsetzung nehmen Sie bitte Kontakt zum Service Desk am ZIH auf.

Die Verarbeitung, Speicherung und Nutzung aller Daten unterliegen den geltenden gesetzlichen Regelungen einschließlich der Bestimmungen zum Datenschutz und der jeweils gültigen Fassung der „Rahmenordnung für die Nutzung der Rechen- und Kommunikationstechnik an der TU Dresden“.

Einige Institute der TU Dresden betreiben noch eigene E-Mail Dienste. Angehörige der TU Dresden können unter  http://web.tu-dresden.de/TU-Mail beantragen, ihre einheitliche TU E-Mail Adresse mit diesen Diensten zu benutzen.

 

    Wichtige Hinweise für Nutzer die ein Exchange und ein Unixmail Postfach haben

Wenn einem ZIH-Login beide Arten von Postfächern zugeordnet sind, müssen Nutzer, die mit nur einem Postfach arbeiten wollen, in dem nicht genutzten eine Weiterleitung erstellen. Ansonsten können Mails scheinbar verloren gehen, weil  sie im nicht beachteten Postfach zugestellt wurden.

 

    Informationen zum Exchange-Postfach

 

    Informationen zum Unixmail-Postfach

 

    Verschlüsselung / Digitale Unterschrift / PKI

S/MIME erlaubt geschützte Kommunikation, indem Nachrichten so verschlüsselt werden, dass diese nur vom Absender und den Empfängern gelesen werden können. Außerdem kann die Identität eines Absenders anhand einer digitalen Unterschrift überprüft werden. Beides zusammen hilft bei der Entdeckung von Manipulationen und erlaubt den Empfängern festzustellen, ob die Nachricht wirklich von dem Absender stammt oder ob es z.B. eine betrügerische Phishing Mail ist.

Das ZIH der Technischen Universität Dresden nimmt seit dem 01.07.2006 an der PKI (Public Key Infrastruktur) des Deutschen Forschungsnetzes teil und stellt im Rahmen der Zertifizierungstätigkeit fortgeschrittene Zertifikate, d.h. fortgeschrittene elektronische Signaturen aus. Allgemeine Informationen sowie Hinweise zur Beantragung der PKI Zertifikate finden Sie auf den Informationsseiten zur PKI.

Wenn Sie bereits ein PKI-Zertifikat haben, erfahren Sie nachfolgend, wie Sie dieses auf Ihrem Rechner installieren:

 

    Warnhinweis zu Phishing-Mails

 

    Verfahren beim Ausscheiden aus der TU Dresden

Zusammen mit dem ZIH-Benutzerkonto läuft die E-Mail-Nutzung ab, sobald der jeweilige Benutzer nicht mehr Mitarbeiter (durch Vertragsende), Studierender (durch Exmatrikulation) oder Gast (durch Ablauf des Gastverhältnisses) der TU Dresden ist. Abgelaufene ZIH-Benutzerkonten werden nach einer Kulanzfrist von 14 Tagen gesperrt und nach einer Löschfrist von 15 Monaten gelöscht.

ZIH-Benutzerkonten laufen nicht ab, wenn ein weiteres Vertrags-, Studierenden- oder Gastverhältnis zur TU Dresden besteht oder sich ein solches nahtlos an das abgelaufene anschließt. Die betroffenen Benutzer können ihr bestehendes ZIH-Benutzerkonto zum Beispiel in den folgenden Situationen wie gewohnt weiternutzen:

  • Ein Studierender wird im direkten Anschluss an das Studium Mitarbeiter der TU Dresden
  • Ein Mitarbeiter erhält eine Vertragsverlängerung oder einen neuen Arbeitsvertrag
  • Ein Studierender wechselt den Studiengang
  • Ein Gast wird Mitarbeiter der TU Dresden
  • Der Mitarbeiter beantragt unter Nachweis des Status „Angehöriger der TU Dresden“ beim ZIH die weitere Nutzung seiner persönlichen Mailadresse. Die Nutzung ist jährlich zu verlängern.

In diesen Situationen werden die neuen Vertrags- oder Studierendenverhältnisse automatisiert aus der Personalverwaltung bzw. aus der Studierendenverwaltung übermittelt und den betroffenen ZIH-Benutzerkonten zugeordnet. Darum muss in diesen Fällen kein Antrag auf Weiternutzung des ZIH-Benutzerkontos gestellt werden.

Für abgelaufene ZIH-Benutzerkonten wird eine Kulanzfrist von 14 Tagen gewährt, in der das betroffene ZIH-Benutzerkonto aktiv bleibt und wie gewohnt benutzt werden kann. Erst danach wird das ZIH-Benutzerkonto gesperrt. Ist die Sperrung erfolgt, kann mit dem betroffenen ZIH-Benutzerkonto nicht mehr auf die zentralen IT-Dienste der TU Dresden und die persönlichen Daten des Benutzers zugegriffen werden. Die persönlichen Daten werden bei der Sperrung des ZIH-Benutzerkontos nicht gelöscht, eventuell gesetzte Weiterleitungen bleiben aktiv. Innerhalb dieser Kulanzfrist werden vom IDM-System drei E-Mails versandt um den Benutzer vor der folgenden Sperrung des ZIH-Benutzerkontos zu warnen. Darin wird auf die Notwendigkeit zur Datensicherung durch den Nutzer hingewiesen. Wird der Benutzer innerhalb der Kulanzfrist wieder Mitarbeiter, Studierender oder Gast der TU Dresden, so unterbleibt die Sperrung des ZIH-Benutzerkontos. Auch in diesem Fall erfolgt die Übermittlung der neuen Vertrags- oder Studierendenverhältnisse an das IDM-System und die Zuordnung zu den betroffenen ZIH-Benutzerkonten automatisiert.

Für abgelaufene ZIH-Benutzerkonten ist im IDM-System eine Löschfrist von 15 Monaten definiert, nach deren Ablauf die betroffenen ZIH-Benutzerkonten endgültig gelöscht werden. Damit ist auch die Löschung aller persönlichen Daten und die Deaktivierung aller gesetzten E-Mail-Weiterleitungen verbunden. Lediglich das dem ZIH-Benutzerkonto zugeordnete ZIH-Login und die persönlichen E-Mail-Adressen des Benutzers werden im IDM-System archiviert, um eine zukünftige Neuvergabe an einen anderen Benutzer zu verhindern. Wird der Benutzer innerhalb der Löschfrist wieder Mitarbeiter, Studierender oder Gast der TU Dresden, so unterbleibt die Löschung des ZIH-Benutzerkontos und es wird automatisch wieder aktiviert. Auch in diesem Fall erfolgt die Übermittlung der neuen Vertrags- oder Studierendenverhältnisse an das IDM-System und die Zuordnung zu den betroffenen ZIH-Benutzerkonten automatisiert.

 

    Rundmails an Mitarbeiter und Studierende der TUD

Um gezielt bestimmte Personengruppen innerhalb der TUD zu erreichen, besteht für Mitarbeiter und Studierende die Möglichkeit, Rundmails zu verschicken.

Mitarbeiter
Füllen Sie bitte den Rundmailvordruck aus und lassen sie ihn von Ihrem Vorgesetzten unterschreiben. Der Mailtext wird unter "Wortlaut" eingetragen. Sollte das Feld nicht ausreichen, ist der Text als Anlage in Form einer txt-Datei beizufügen. Das vollständig ausgefüllte Formular faxen Sie an 37701 UND schicken es per E-Mail an das Dezernat 2 ( dez2@tu-dresden.de). Bitte beachten Sie, dass die Anlage NUR im .txt Format akzeptiert wird- KEIN .doc o.ä.
Dezernat 2 schickt den Text zur Kontrolle zunächst zum Datenschutzbeauftragten, anschließend wird er von Kanzler und Rektor geprüft. Erst wenn alle Prüfinstanzen dem Versand zugestimmt haben, kann die Rundmail gesendet werden.
Der Rundmailwunsch muss mindestens 2 Wochen vor dem Termin an das Dezernat 2 geschickt werden.

Studierende
Schicken Sie eine E-Mail mit Beschreibung des Empfängerkreises (z.B. alle Physikstudenten) und  Begründung des Zweckes der Rundmail an Brigitte Büttner (brigitte.buettner@tu-dresden.de), Immatrikulationsamt.
Als Anhang wird benötigt:
- der Mailtext und evtl. der Link zum Fragebogen als .txt-Datei - KEIN .doc o.ä.!
- der eventuelle Fragebogen als pdf-Datei
- ein kurzes Schreiben des Betreuers, dass er den Fragebogen gelesen hat und dieser den wissenschaftlichen Standards entspricht

    Verwandte Seiten

Bereitstellung von E-Mail-Verteilern für Arbeitsgruppen
 

 

Last modified: 13.07.2016 16:59
Author: Philipp Waack





 

 

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