E-Mail an der TU Dresden

Leistungsumfang & Optionen

Nachrichtentransport:
Versand und Empfang von E-Mail weltweit, maximale Größe E-Mail 30 MB, Anhänge 21 MB, Spambewertung in Headerzeile, Abweisen von virenbehafteten Nachrichten, näheres dazu hier

Exchange:
Empfang & Versand von E-Mail, Postfachzugriff via Web https://msx.tu-dresden.de auch für S/MIME verschlüsselte Mails (IE), Adressbuch, Virenschutz, Spamfilter, Kalender, Aufgabenverwaltung, Abwesenheitsbenachrichtigungen, Weiterleitung, Synchronisation mit mobilen Geräten, Vergabe von Zugriffsberechtigungen, Senden "Im Auftrag von", Senden "Als", Kalender, Adressbücher, Aufgabenlisten, Integration in MS Office, Synchronisation mit mobilen Geräten per ActiveSync. Speicherplatz für E-Mail: Student 1 GB, Mitarbeiter 1 GB, Maximale Größe E-Mail 30 MB, Anhänge 21 MB

Nachsende- und Benachrichtigungsaufträge:

Um nach Ausscheiden aus der Technischen Universität Dresden weiterhin über eingehende E-Mails benachrichtigt zu werden oder sich diese weiterleiten zu lassen, kann ein entsprechender Nachsende- bzw. Benachrichtigungsauftrag im Self Service Portal (https://selfservice.zih.tu-dresden.de/l/index.php/idm_redirection_portal/register) registriert werden.

Beantragung & Berechtigung

Exchange:

Studierende: automatisch mit Erhalt des ZIH-Login
Mitarbeiter und Gäste: automatisch mit Erhalt des ZIH-Login

Bezugsberechtigt sind alle Angehörigen der TUD, Zugriff mit ZIH-Login.

Nachsende- und Benachrichtigungsaufträge:

Mitarbeiter der TU Dresden innerhalb von 14 Tagen nach Ablauf des Arbeitsvertrags: Registrierung über Self Service Portal (https://selfservice.zih.tu-dresden.de/l/index.php/idm_redirection_portal/register)
Mitarbeiter der TU Dresden danach, maximal bis zu einem Jahr: per E-Mail an

Bezugsberechtigt sind Mitarbeiter der TU Dresden.

Mitwirkungspflichten & Voraussetzungen

Voraussetzungen: ZIH-Benutzer-Login, Hardware (PC), Zugang Internet/Campusnetz

Mitwirkungspflichten:
Benutzungsregeln und Vorschriften (alle Dokumente)
Merkblatt zur Nutzung von IT Ressourcen
Benutzungsinformationen für Studierende
Benutzungsinformationen für andere Angehörige der TUD
Informationen zu Mail-Spamming

Abrechnung / Kosten

Für Angehörige der TU Dresden ist der Dienst kostenlos.

Dienstqualität (Bereitstellungs- /Supportzeiten / Status)

Studierende

Automatische Einrichtung bei der Immatrikulation

Mitarbeiter

ca. 1 Werktag

Betriebs- und Supportzeiten

Service Desk

E-Mail senden

Kontaktinformationen

Webseite besuchen

work

Besuchsadresse:

Andreas-Pfitzmann-Bau, E036 Nöthnitzer Straße 46

01187 Dresden

Zeige Karte von diesem Ort.

postal

Postadresse:

Technische Universität Dresden Support Center Digitalisierung
Service Desk

01062 Dresden

work Tel.

Öffnungszeiten:

Montag bis Freitag:: 08:00 - 19:00

Einheitliche E-Mail-Adressen der TU Dresden

Studierende / Gäst:innen	vorname.nachname[n]@mailbox.tu-dresden.de
Mitarbeitende	vorname.name[n]@tu-dresden.de
Funktionsbezogen	funktion@tu-dresden.de

[n] = fortlaufende Nummern zur Unterscheidung bei Namensgleichheit
Leerzeichen im Namen werden durch Unterstrich abgebildet

Die persönlichen E-Mail-Adressen werden automatisch im IDM-System erzeugt, bei Mängeln in der Namensumsetzung nehmen Sie bitte mit der betreffenden Personalstelle Kontakt auf. Über das Self Service-Portal ist eine Selbstauskunft zur persönlichen E-Mail-Adresse an der TUD möglich.

In begründeten Fällen besteht die Möglichkeit, die persönliche E-Mail-Adresse durch eine weitere persönliche Adresse zu ergänzen. Anspruch auf eine zusätzliche persönliche E-Mail-Adresse besteht nur dann, wenn in der persönlichen E-Mail-Adresse durch Namensdoppelungen eine Erweiterung durch eine laufende Nummer erfolgte. Zu den Modalitäten und ihrer Umsetzung nehmen Sie bitte Kontakt zum Service Desk am ZIH auf.

Zusätzlich zur persönlichen E-Mail-Adresse ist jedem Nutzer eine anonyme E-Mail-Adresse als Alias-E-Mail-Adresse zugeordnet. Diese ist lediglich für den
Empfang von E-Mails nutzbar, um anonym zu bleiben, z. B. bei der Registrierung für spezielle Software oder bei der Anmeldung auf Web-Portalen, für die die Angabe personenbezogener Daten nicht relevant ist. Sie erfahren ihre anonyme E-Mail-Adresse unter E-Mail im Profil im Self Service-Portal.

Die Verarbeitung, Speicherung und Nutzung aller Daten unterliegen den geltenden gesetzlichen Regelungen einschließlich der Bestimmungen zum Datenschutz und der IT-Ordnung der TU Dresden.

Informationen zum Exchange-Postfach

Generelle Einstellungen Exchange
Exchange mit MS Outlook
Exchange mit Mozilla Thunderbird
Hinweise zu Outlook Web App (OWA) (Webzugriff auf Exchange)
Hinweise zu Mobilen Geräten (Smartphones etc.)

Hinweise zu Anhängen

Es kann vorkommen, dass Dateianhänge aus verschiedenen Gründen (Dateien sind zu groß oder Typ der Datei gilt als potenziell virusbehaftet) nicht transportiert werden können und somit E-Mails nicht verschickt werden. In diesem Fall empfiehlt das ZIH zum Verteilen solcher Dateianhänge den Dienst Datashare zu nutzen.

Verschlüsselung / Digitale Unterschrift / PKI / SecureMail

S/MIME erlaubt geschützte Kommunikation, indem Nachrichten so verschlüsselt werden, dass diese nur von Absender:innen und den Empfänger:innen gelesen werden können. Außerdem kann die Identität von Absender:innen anhand einer digitalen Unterschrift überprüft werden. Beides zusammen hilft bei der Entdeckung von Manipulationen und erlaubt den Empfänger:innen festzustellen, ob die Nachricht z.B. eine betrügerische Phishing Mail ist oder nicht.

Das ZIH der Technischen Universität Dresden nimmt seit dem 01.07.2006 an der PKI (Public Key Infrastruktur) des Deutschen Forschungsnetzes teil und stellt im Rahmen der Zertifizierungstätigkeit fortgeschrittene Zertifikate, d.h. fortgeschrittene elektronische Signaturen aus. Nutzendenzertifikate können Sie im Self Service Portal in der Nutzerzertifikatsverwaltung beantragen.

Wenn Sie bereits ein PKI-Zertifikat haben, erfahren Sie nachfolgend, wie Sie dieses auf Ihrem Rechner installieren:

E-Mail-Verschlüsslung im Mail-Programm einrichten

Wenn Sie mit Forschungs- und Kooperationspartner:innen, die kein digitales Schlüsselmaterial besitzen, verschlüsselt kommunizieren möchten, dann können Sie ab 11. September 2017 dafür SecureMail benutzen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Warnhinweis zu Phishing-Mails

z.Z. in Überarbeitung

Infos unter TUD-CERT

Umgang mit unerwünschten und gefährlichen E-Mails (Spam, Phishing etc.)

Auch an der TU Dresden treten unterschiedlichen Kategorien von unerwünschten Mails auf:

Werbe-Mails zu verschiedensten Themen

Reine Werbe-Mails sind relativ harmlos und verbrauchen lediglich Speicherplatz.

Phishing-Mails

Diese Sorte Mails enthält einen Link, der dem Link zu einer gültigen Seite sehr ähnelt. In Wahrheit führt der Link aber zu einer Webseite, die ein Nachbau der Original-Seite ist. Dort sollen Nutzer:innen typischerweise Passwörter oder ähnliche sensitive Informationen eingeben. In der Mail wird häufig ein Grund genannt, warum die Nutzer:innen diese Aktion vornehmen sollen.

Viren-Mails, die Schadcode enthalten

E-Mails mit gefährlichen Anhängen enthalten meist eine gefälschte Absender:innen-Adresse, manchmal auch bekannte Absender:innen. Die Inhalte sind häufig raffiniert formuliert, um die Nutzer:innen zu bewegen, auf einen Link in der Mail zu klicken oder einen beigefügten Anhang zu öffnen. Dadurch kann das System mit Schadcode infiziert werden und Passwörter oder andere Informationen abgegriffen werden.

Technische Maßnahmen des ZIH gegen SPAM

Die SPAM-Abwehr geschieht in verschiedenen Schritten. Zunächst werden beim Eingang von Mails bereits verschiedene Maßnahmen aktiv, aber auch die Nutzer:innen kommen nicht darum herum, SPAM-Mails mit ihrem Mail-Client zu filtern. Die Maßnahmen auf ZIH-Seite gegen SPAM sind im Einzelnen:

Durch Greylisting werden viele SPAM-Mails von vorn hinein vermieden. Beim Greylisting wird ausgenutzt, dass beim Versenden von Spam-Mails oft nur ein einziger Versuch gemacht wird, um eine E-Mail zuzustellen. Dies wird ausgenutzt, um Spammende von echten Mail-Servern zu unterscheiden.
Offensichtlich mit Viren verseuchte Mails werden von unserem Mail-System nicht angenommen. Absendende erhalten eine entsprechende Fehlermeldung und können, wenn es sich doch um eine reguläre Mail handeln sollte, das Problem beseitigen.
Wie bei vielen Anbietern wird jede Mail über ein Punktesystem bewertet. Je höher die Anzahl an Punkten, desto größer ist der Verdacht, dass eine Mail unerwünscht ist. Unsere Spamfilter prüfen jede eingehende Nachricht auf verschiedene Kriterien und vergeben Punkte (bzw. Sterne).

Häufig gestellt Fragen

Warum bekomme ich SPAM-Mails?

Wenn die Mail-Server des ZIH eine E-Mail zur Zustellung annehmen, müssen wir diese den Nutzer:innen auch unverändert zustellen. Dies erfordern die rechtlichen Randbedingungen. D.h. es gibt für uns aus rechtlicher Sicht keine Möglichkeit, erkannten SPAM nicht anzunehmen und automatisch zu löschen. Dies müssen immer der Nutzer:innen bzw. deren Mail-Programm selbst erledigen. Eine automatische Löschung seitens des ZIH der als Spam eingestuften Nachrichten würde in die Rechte der Empfänger:innen eingreifen und den Straftatbestand der Datenveränderung erfüllen.

Wie gehe ich als Nutzer:in mit SPAM-Mails um?

Das ist relativ einfach. Die vom ZIH empfohlenen Mail-Programme (Outlook, Thunderbird, …) erlauben eine Sortierung der Mails in Ordner anhand der SPAM-Bewertung. So können SPAM-Mails automatisch wegsortiert werden. Bei Outlook und dem Exchange Web-Interface ist dies sogar voreingestellt (kann aber bei Bedarf abgestellt werden). Die Nutzer:innen haben dann die Möglichkeit, diesen Ordner ab und zu durchzusehen und zu leeren.

Was mache ich mit Mails, bei denen ich mir nicht sicher bin?

Hier kann man zuerst danach schauen, ob die Absender:innen die Mail signiert haben. Ist das der Fall, ist das schon einmal ein gutes Zeichen für die Authentizität der Mail. Überlegen Sie ansonsten immer vorher, ob Sie von den Absender:innen auch eine Mail mit Anhang erwarten. Nur dann sollten Sie den Anhang bedenkenlos öffnen. Als aktuelle Antiviren-Software, an der TU Dresden steht Sophos als Landes-Lizenz zur Verfügung. Sie kann helfen, weiteren Schaden abzuwenden und ist in der Lage, schädliche Zugriffe auf ihre Festplatte zu unterbinden.

Wieso erhalte ich eine E-Mail, obwohl meine eigene Adresse gar nicht im Mail-Kopf steht?

Manchmal erhalten Nutzer:innen Mails, obwohl die Nutzer:innen selbst nicht im Adressfeld stehen. Dies kann den einfachen Grund haben, dass die Absender:innen der Mail diese Nutzer:innen als Adressat:in in das BCC-Feld (BCC: blind carbon copy, Blindkopie) eingetragen haben. Adressat:innen, die in diesem Feld stehen, erhalten die betreffende Mail auch. Aber mit der Mail zusammen wird nicht übertragen, wer alles im BCC-Feld steht. Deshalb sieht man, wenn man selbst nur im BCC stand, nur die anderen Adressat:innen und sich selbst nicht.

Wie richte ich Mail-Filter für E-Mail-Programme ein?

Outlook und OWA: Dort ist das Mailfiltern voreingestellt. In OWA lässt sich dies in den Optionen unter „Blockieren oder Zulassen“ aus- bzw. wieder einschalten.
In Outlook werden Spammails ebenfalls automatisch gefiltert und ggf. in den Ordner "Junk" verschoben. Sie können zusätzlich eine Regel erstellen, die die Klassifizierung des TUD-Mailgateways nutzt. Umso mehr Sterne (*) eine Mail erhält, desto wahrscheinlicher handelt es sich um Spam. Eine Anleitung finden Sie hier.

Verfahren beim Ausscheiden aus der TU Dresden (Nachsendeaufträge)

Zusammen mit dem ZIH-Benutzer:innenkonto läuft die E-Mail-Nutzung ab, sobald die jeweiligen Benutzer:innen nicht mehr Mitarbeiter:innen (durch Vertragsende), Studierende (durch Exmatrikulation) oder Gäst:innen (durch Ablauf des Gäst:innenhältnisses) der TU Dresden sind. Abgelaufene ZIH-Benutzer:innenkonten werden nach einer Kulanzfrist von 14 Tagen gesperrt und nach einer Löschfrist von 15 Monaten gelöscht.

Laut §18 Abs. 10 der IT-Ordnung der Technischen Universität Dresden ist es Mitarbeiter:innen gestattet, sich für wissenschaftliche Zwecke eingehende E-Mails auch nach ihrem Ausscheiden zeitlich befristet weiterleiten zu lassen. Diese Weiterleitung kann nur innerhalb der Kulanzfrist über das Self Service Portal (https://selfservice.zih.tu-dresden.de/l/index.php/idm_redirection_portal/register) durch die Nutzer:innen eingerichtet werden. Nach Ablauf dieser Frist, kann eine Weiterleitung ausschließlich durch den Service Desk eingerichtet werden. Für nicht wissenschaftliche Zwecke ist es allen Mitarbeiter:innen möglich, sich über eingehende E-Mails benachrichtigen zu lassen. Die Einrichtung des Benachrichtigungsauftrags muss in diesem Fall ebenso über das Self Service Portal (https://selfservice.zih.tu-dresden.de/l/index.php/idm_redirection_portal/register) innerhalb der Kulanzfrist erfolgen. Eine Bedienungsanleitung wird dort bereitgestellt.

Rundmails an Mitarbeiter:innen und Studierende der TUD

Um gezielt bestimmte Personengruppen innerhalb der TUD zu erreichen, besteht für Mitarbeiter:innen und Studierende die Möglichkeit, Rundmails zu verschicken. Für Rundschreiben an Studierende ist dabei die Mitteilung des Prorektors für Bildung und Internationales 6/2017: http://www.verw.tu-dresden.de/VerwRicht/Sachwort/download.asp?file=mprbi0617.pdf> zu beachten.

Für Rundschreiben an Mitarbeitende gilt die Mitteilung des Rektors 3/2017: http://www.verw.tu-dresden.de/VerwRicht/Sachwort/download.asp?file=mr0317.pdf>.