Datenschutzer­klärung für den Service Desk

Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Service Desk der TU Dresden

Der Service Desk ist der Ansprechpartner für IT-bezogene Anfragen an der TU Dresden. Er ist telefonisch und persönlich zu den angegebenen Öffnungszeiten oder jederzeit per E-Mail zu erreichen. Eingehende Anfragen werden von den Mitarbeiter:innen beantwortet und/oder an die zuständigen Fachexperten an der TU Dresden weitergeleitet.

• Welcher Zweck wird mit der Datenverarbeitung verfolgt?
  Alle personenbezogenen Daten, die in einer Anfrage enthalten sind (z. B. Name, ZIH-Login, E-Mail Anhänge), werden ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage genutzt. Die Datenverarbeitung verfolgt dabei den Zweck, den Nutzer:innen hinsichtlich ihrer konkreten Probleme Lösungen anzubieten. 
  Die Daten werden streng vertraulich behandelt. Mitglieder und Angehörige der TU Dresden sollten beachten, für die Kommunikation ausschließlich ihre von der TU Dresden bereitgestellte E-Mail-Adresse zu verwenden (z.B. max.mustermann@tu-dresden.de / maxi.musterfrau@mailbox.tu-dresden.de).
• Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
  Die Verarbeitung umfasst je nach Anliegen folgende personenbezogene Daten:
  • ZIH-Login,
  • Titel,
  • Name,
  • Immatrikulationsdaten (Matrikelnummer, Studiengang/Studienfach, Abschluss) und
  • Kontaktdaten (TU-interne und externe E-Mail-Adressen, dienstliche Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, Gebäude/Raum, Organisationseinheit).
• Wie werden die Daten verarbeitet?
  Mit Eingang einer Anfrage (telefonisch, persönlich oder per E-Mail) wird ein Ticket erstellt. In dem Ticket sind neben den genannten personenbezogenen Daten auch Informationen zum zu lösenden Sachverhalt aufgeführt. Fehlende Informationen werden erfragt und im Ticket ergänzt. Es werden nur die Informationen abgefragt, die zur Lösung der Anfrage benötigt werden. Die notwendigen Informationen unterscheiden sich in Abhängigkeit vom Typ der Anfrage und den betroffenen IT-Diensten.
• Auf welcher Rechtsgrundlage werden die personenbezogenen Daten verarbeitet?
  Die personenbezogenen Daten werden auf Grundlage des § 11 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz (SächsDSDG) für Beschäftigte bzw. des Art. 6  Abs. 1 lit. a DSGVO für Studierende verarbeitet.
• An welche Stellen werden die personenbezogenen Daten übermittelt?
  Der Service Desk bearbeitet eingehende Anfragen direkt bzw. leitet sie an den/die richtigen Ansprechpartner:innen innerhalb der TU Dresden weiter. Insofern dies nicht anders gesetzlich bestimmt ist, erfolgt keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte.
• Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
  Telefonanrufe werden nicht aufgezeichnet, aber zur Erfassung des Arbeitsaufwandes gezählt. E-Mails an den Service Desk werden inklusive der personenbezogenen Daten für den zur Bearbeitung erforderlichen Zeitraum gespeichert. Zu Zwecken der Qualitätssicherung werden der Verlauf und die Bearbeitung einzelner E-Mail-Anfragen analysiert.
  In der Regel werden Anfragen 2 Jahre nach Bearbeitungsabschluss gelöscht. Ausnahmen sind Anfragen, die im Zusammenhang einer Dienstbereitstellung, -änderung oder –abmeldung stehen.
  Verfällt der Mitglieds- bzw. Angehörigenstatus, werden alle personenbezogenen Daten nach Ablauf von 15 Monaten gelöscht.

• Wer ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verantwortlich?
  Verantwortliche Stelle und Ansprechpartner für Rückfragen:
  Technische Universität Dresden
  Zentrum für Informationsdienste und Hochleistungsrechnen (ZIH)
  01062 Dresden
  
  E-Mail:
  Tel.: +49 (0) 351 463-40000
  Fax: +49 (0) 351 463-42328

• Welche Rechte stehen den betroffenen Personen grundsätzlich zu?

  • Freiwilligkeit und Widerruf nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO
    Die Angabe personenbezogener Daten bei Studierenden ist freiwillig. Die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten kann jederzeit nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit der Folge widerrufen werden, dass die personenbezogenen Daten der betreffenden Person nicht weiterverarbeitet werden. Zur Inanspruchnahme des Widerrufsrechts genügt eine Mitteilung in Textform an den Service Desk.
  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
    Die Betroffenen haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu ihrer Person verarbeiteten Daten sowie die möglichen Empfänger dieser Daten verlangen zu können. Ihnen steht eine Antwort innerhalb einer Frist von einem Monat nach Eingang des Auskunftsersuchens zu. Beschäftigte der TU Dresden können zudem Ihre Anfragen im Kundenportal des Ticketsystems einsehen.

  • Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung (Art. 16-18 DSGVO)
    Die Betroffenen können jederzeit gegenüber der TU Dresden die Berichtigung, Löschung und Sperrung einzelner personenbezogener Daten verlangen. Hierzu reicht eine an den Service Desk gerichtete Mitteilung in Textform aus.

  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
    Die Betroffenen können verlangen, dass die TU Dresden ihnen ihre personenbezogenen Daten, die Sie dem Service Desk bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermittelt. Hierzu reicht eine an den Service Desk gerichtete Mitteilung in Textform aus. Alternativ können sie die direkte Übermittlung der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, soweit dies möglich ist.
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
    Sofern der Service Desk personenbezogene Daten von Betroffenen auf Basis eines berechtigten Interesses verarbeitet, haben diese das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Hierzu reicht eine an den Service Desk gerichtete Mitteilung in Textform aus.
  • Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)
    Betroffene Personen können sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten der TU Dresden sowie bei einer Beschwerde nach Art. 77 DSGVO an die zuständige Aufsichtsbehörde zum Datenschutz wenden.