Zuletzt haben wir einen Weg beschrieben, wie eine forschungsorientierte Ordnerstruktur entwickelt werden kann. Neben dem Entwurf der reinen Ordnerstruktur spielt dabei auch die systematische Benennung der Ordner eine wichtige Rolle. Entsprechende Namenskonventionen sind jedoch nicht nur für Ordner bedeutsam, sondern auch für Dateinamen und Spaltenüberschriften. Hier folgt eine Auswahl grundlegender Aspekte, die man bei der Erarbeitung entsprechender Konventionen beachten sollte.

1. Weniger ist (manchmal) mehr
Im Allgemeinen ist es zu empfehlen, eher wenige, nachvollziehbare Regeln aufzustellen, diese dafür aber konsistent und konsequent anzuwenden. Vor allem bei der gemeinsamen Arbeit innerhalb eines Teams ist es wichtig, Regeln früh miteinander zu vereinbaren, zu kommunizieren und auf die im Projekt vorherrschende Arbeitsweise anzupassen.

2. Verständlichkeit und Dokumentation
Die verwendeten Namen sollten möglichst aussagekräftig und selbsterklärend sein. Nicht selbsterklärende Namensbestandteile (z.B. Abkürzungen) sollten dokumentiert und (beliebige) Zusatzbezeichnungen wie „_temp“, „_inArbeit“ oder „_final“ vermieden werden. Generell sollten alle verwendeten Konventionen an einer zentralen Stelle beschrieben werden (z.B. in Form einer ReadMe).

3. Ordnungsprinzip
Auch der Aufbau der Namen kann durch Regeln vereinheitlicht werden. Je nach gewählter Reihenfolge von Namensbestandteilen wie Datum, Thema und Kurztitel kann auch eine bestimmte Sortierung der Dateien vorgegeben werden. Für eine chronologische Sortierung bietet sich ein Datumspräfix der Form JJJJ-MM-TT an (z.B. „2023-03-14_RawData_Timepoint1.csv“). Auf ähnliche Weise (Zahlen mit führenden Nullen) kann auch eine logische Reihenfolge angeben werden (z.B. „01_Materialien“, „02_Daten“, „03_Datenanalyse“).

4. Syntaktische Vorgaben
Neben der Reihenfolge der Namensbestandteile sollte auch geklärt werden, wie diese zu kombinieren sind. Beispiele dafür wären die Verwendung von Großbuchstaben statt Leerzeichen (z.B. „MeetingNotes.txt“) und / oder die Nutzung von Trennzeichen wie „_“ oder „-“, um Schlüsselwörter, Sinneinheiten und Metadaten einzurahmen (z.B. „2023-05-20_MeetingNotes_ProjectKickoff.txt“). Zudem sollte die Verwendung von Sonderzeichen vermieden werden.

5. Auf eine Sprache einigen
Es ist empfehlenswert, sich auf eine Sprache bei der Benennung von Ordnern, Dateien und Spaltenbeschriftungen zu einigen. Oftmals bietet sich hierbei die Verwendung von Englisch an, da es international als Wissenschaftssprache fungiert, die Wörter im Allgemeinen kürzer sind und auf die Beachtung von Umlauten verzichtet werden kann.

Diese Aspekte zielen vor allem darauf ab, die Menschenlesbarkeit der Namen zu erhöhen. Sie verbessern zum Teil aber auch die Maschinenlesbarkeit, wodurch das Auffinden von Dateien mit Hilfe von Suchwerkzeugen (z.B. Explorer-Suche) vereinfacht werden kann.

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