Lab2Lab

Von der Graduiertenakademie geförderte Reisen sind grundsätzlich über die Graduiertenakademie zu genehmigen (und abzurechnen). 

Alle nötigen Formulare zur Beantragung von Reisen finden sich auf den Seiten der TUD Reisekostenstelle: Formulargruppe Dienstreisen und Fortbildungsreisen

[Detaillierte Hinweise zum Abrechnungsprozess von GA Förderungen finden Sie in der Rubrik "Hinweise zur Reisekostenabrechnung & Erstattung".]

Hinweise für TUD Mitarbeitende

• Bei einer Mischfinanzierung (GA Förderung & Kostenbeteiligung von dem Institut/der Professur) ist der ausgefüllte Reiseantrag inklusive der Mittelfreigabe unter Nr. 15 für die Finanzierungsquelle des Institut/der Professur, der Reisekostenvorprüfung unter Nr. 16 und der unterzeichneten Anordnung unter Nr. 17 durch das Institut/der Professur bei der Graduiertenakademie vor Reiseantritt einzureichen. Im Anschluss erfolgt die Mittelfreigabe unter Nr. 15 für die Finanzierungsquelle der Graduiertenakademie. Der Reiseantrag verbleibt im Original bei der Graduiertenakademie und wird – sobald die Reisekostenabrechnung in der Graduiertenakademie eingereicht und auf Vollständigkeit geprüft wurde - gemeinsam mit der Abrechnung an die Reisekostenstelle zur finalen Bearbeitung weitergeleitet. 
• Im Falle einer rückwirkenden Förderung (= Förderzusage nach der Reise), reichen Sie bitte den ausgefüllten und durch das Institut/die Professur komplett freigegebenen Reiseantrag inklusive der Abrechnungsunterlagen zeitnah nach Erhalt des Förderbescheids bei der Graduiertenakademie ein.
• Bei ausschließlich durch die Graduiertenakademie geförderten Reisen, sind der durch das Institut/die Professur unter Nr. 17 freigegebene Reiseantrag inklusive der Abrechnungsunterlagen zeitnah nach dem Ende der Reise bzw. bei rückwirkender Förderung nach Erhalt des Förderbescheids bei der Graduiertenakademie einzureichen. [Die Mittelfreigabe im Reiseantrag freilassen!]

Hinweise für Dritte (Stipendiaten, WHK)

Unter dem Begriff „Dritte“ werden Stipendiat:innen, Wissenschaftliche Hilfskräfte (WHK) sowie externe Promovierende zusammengefasst.

• Dritte reichen den ausgefüllten Reiseantrag inklusive der Abrechnungsunterlagen nach dem Ende der Reise bzw. bei rückwirkender Förderung nach Erhalt des Förderbescheids direkt bei der Graduiertenakademie ein.
• Der Reiseantrag und die Reisekostenabrechnung ist komplett gemäß des tatsächlichen Reiseverlaufs und der entstandenen Kosten auszufüllen und zu unterschreiben.

Weitere Informationen zur administrativen Handhabung von Dienst- sowie Aus- und Fortbildungreisen, Reisekostenabrechnungen an der TU Dresden sowie aktuelle Hinweise finden Sie auf der Webseite der TUD Reisekostenstelle (Team 2.4.1)

Hinweise für Mitarbeitende des Universitätsklinikum Carl Gustav Carus Dresden

Geförderte mit einem Anstellungsverhältnis am UKD wenden sich zur Abwicklung von Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen bitte direkt an die Graduiertenakademie ().

• Buchung von Flug - und Bahntickets 
  Bei der Vorbereitung von Reisen kann für die Buchung von Bahn- und Flugtickets der Reisedienst der TU Dresden genutzt werden:

  • Webseite TU-Reisedienst (AMEX GBT)

  • E-Mail: 

  • Buchungsformular

Bitte beachten Sie, dass für die Buchung über AMEX GBT der von der Graduiertenakademie unterschriebene Reiseantrag in Kopie/als Scan einzureichen ist. Ohne genehmigten Reiseantrags nimmt AMEX GBT keine Buchungen vor.

• Buchung von Hotels
  Nutzung des kostenlosen HRS Business Portals (Hotel Reservation Service). Für weitere Informationen zu Kooperationen zwischen der TU Dresden und weiteren Anbietern, wenden Sie sich bitte an die Reisekostenstelle der TUD (Team 2.4.1)

Auf die zu erwartenden Reisekosten kann ein Abschlag unter Nr. 18 des Reiseantrags beantragt werden. Dieser ist mindestens zwei Wochen vor Beginn der Reise, frühestens jedoch vier Wochen vor Beginn der Reise zu beantragen. Bereits vorab ausgelegte Kosten, wie z. B. Flugkosten, können bei entsprechenden Nachweisen (Rechnung inkl. Zahlungsbestätigung) zu 100 % im Voraus übernommen werden. Kalkulierte Kosten der Reise können bei der Abschlagszahlung bis zu 80 % berücksichtigt werden.

Die von der Graduiertenakademie geförderte Reisen sind grundsätzlich über die Graduiertenakademie (zu genehmigen und) abzurechnen. 

Die Reisekostenzuschüsse der Graduiertenakademie (Travel Award, Kurzforschungsaufenthalte, Sommen- & Winterschulen, Reisen im Rahmen von Lab2Lab) werden nicht als Pauschale ausgezahlt, sondern werden gemäß dem SächsRKG sowie der Reisekostenordnung der TU Dresden (Stand Juni 2018) über einen Reiseantrag und eine entsprechende Abrechnung abgewickelt. 

Bitte beachten Sie:

• Abrechnungen sind NICHT selbstständig über das Institut/die Professur an die Reisekostenstelle weiterzuleiten! 

• Die Förderung kann nur in Anspruch genommen werden, wenn zum Zeitpunkt der Reise ein gültiger Mitgliedschaftsstatus in der Graduiertenakademie vorliegt.

Reisekostenabrechnung

• bei Förderzusage vor der Reise: Der:die Geförderte ist verpflichtet, der Graduiertenakademie so schnell wie möglich nach Reiseende alle Abrechnungsunterlagen vorzulegen.
• bei Förderzusage nach der Reise: Sollte Sie im Nachgang der Reise eine positive Förderentscheidung von der Graduiertenakademie erhalten, bitten wir Sie, die kompletten Abrechnungsunterlagen (Reisekostenabrechnung)  unmittelbar nach Erhalt des Förderbescheids an die Graduiertenakademie zu senden. Neben der formalen Prüfung der Abrechnungsunterlagen erfolgt dann die Ergänzung der GA Finanzierungsquelle.
• bei Mischfinanzierung: Sollten die Reisekosten die Höhe der Förderung übersteigen und Ihr Institut / Ihre Professur übernimmt die Differenz, dann werden beide Finanzierungquellen in der Mittelfreigabe der Reisekostenabrechnung vermerkt.       

Hinweise zur Erstattung

Die Zahlung des bewilligten GA Reisekostenzuschusses erfolgt gemäß der geltenden Sach- und Rechtslage nach § 16 Abs.1 SächsRKG ausschließlich als Aus- und Fortbildungsreise im teilweisen dienstlichen Interesse. Damit besteht kein Anspruch auf die Zahlung von pauschalem Tagegeld. Die Erstattung von Verpflegungskosten (wenn noch in der Fördersumme verfügbar) erfolgt auf Basis von Originalbelegen maximal bis zur Höhe des pauschalen Tagegelds.

Grundsätzlich sind Zahlungsnachweise allein für die Erstattung nicht ausreichend. Kosten werden auf Basis von Originalbelegen erstattet (Kassenzettel, Restaurantrechnung etc.). Nur wenn kein Beleg erstellt wird, z.B. bei ÖPNV, ist eine Erstattung auf Grundlage der Zahlungsnachweise in Einzelfällen möglich.

Im Rahmen der Reisekostenabrechnung ist eine Auflistung aller Verausgabungen mit den entsprechenden Originalbelegen bei der Graduiertenakademie einzureichen. Sollten Formalien nicht eingehalten werden, behält sich die Graduiertenakademie vor, die Unterlagen zur neuen Aufbereitung zurück zu senden.

Vorlage: Übersicht von Verausgabungen & Belegen

Bitte beachten Sie: Die Verpflegungsbelege sind auf DIN A4 sortiert nach Datum aufzukleben. Nicht erstattungsfähige Positionen, d.h. wenn es sich dabei nicht um Getränke/Speisen auf den Verpflegungsbelegen handelt, sind zu streichen. 

Alle weiteren Formulare zur Abrechnung von Reisekosten finden sich auf den Seiten der TUD Reisekostenstelle: Formulargruppe Dienstreisen und Fortbildungsreisen

NUR bei Travel Award: Teilnahme und Abrechnung einer virtuellen Veranstaltung

Sofern die bewilligte Veranstaltung (Konferenz) in virtueller Form stattfindet, ist das Formblatt „Antrag auf Erstattung von Auslagen für die Teilnahme an einer virtuellen Veranstaltung“ einzureichen.

Sofern Sie noch keine Barauslage in der Vergangenheit erhalten oder sich Ihre Bankverbindung geändert haben, nutzen Sie bitte auch das Formular „Erstmeldung der Bankverbindung für Barauslagen“.

Rechnungsanschrift

Für alle Buchungen und Anmeldungen im Zusammenhang mit einer GA geförderten Reise ist folgende Rechnungsanschrift zu nutzen:

Technische Universität Dresden | Zentraler Rechnungseingang | "PSP Element gemäß Förderbescheid" | Graduiertenakademie, 01062 Dresden.

Rechnungsstellung der Teilnahmegebühr

Bitte beachten Sie, dass die Rechnungsstellung der Teilnahmegebühr

• seitens eines Veranstalters innerhalb der EU die UStID der TU Dresden (DE188369991) sowie die Veranstalter UStID in der Rechnung enthalten muss.
• seitens eines Veranstalters aus Drittländern (nicht EU) die UStID der TU Dresden nicht enthalten darf (= entspricht einer Netto-Rechnung).

Nach Ende der Förderung ist der Graduiertenakademie zusammen mit der Reisekostenabrechnung ein Abschlussbericht vorzulegen. 

Vorlage: Abschlussbericht Travel  & Reisekostenzuschuss