Forschungsgruppen und Verbundprojekte stellten hin und wieder die Frage, ob das Verschicken von Forschungsdaten per Mail im Sinne eines "guten" FDM ist. Hierbei kann zum Problem werden, dass die Forschungsdaten

• aus dem bisherigen Kontext entnommen werden und der Kontext nachgereicht werden muss (z.B. Dokumentation oder Umbenennung der Dateien)
• es keine Synchronisationsmöglichkeit gibt, und damit immer Duplikate mit unterschiedlichen Versionsverläufen erzeugt werden 
• oftmals unklar ist, was die andere Person mit den Daten machen soll oder darf

Voraussetzungen für den Datentransfer per Mail

Jedoch kann der Datenversand per Mail durchaus Sinn machen, wenn z.B. mehrere der unten genannten Bedingungen gleichzeitig zutreffen: 

• Räumlicher/zeitlicher Abstand (internationale Verbundprojekte, Home-Office)
• Technische Hürden (z.B. VPN notwendig) ("Das ist mir jetzt zu aufwendig")
• Dringlichkeit ("Das muss jetzt einfach schnell gehen")
• Größe der Datei ("Die Datei ist doch nicht groß")
• Versand wird erwartet ("Das wurde so abgesprochen")

Worauf sollte man achten?

Mails haben hierbei den großen Vorteil, dass die Datenlieferung automatisch protokolliert wird. Dies bringt gewissermaßen eine Revisionssicherheit mit sich, da für alle Beteiligten eindeutig klar wird, wer welche Daten in welcher Version erhalten hat. Um diese Protokollierung voll auszunutzen, empfehlen wir eine Auswahl der folgenden Angaben im Textkörper der Mail mit zu senden:

Best Practices (siehe Abbildung)

© Kontaktstelle Forschungsdaten

• Die Angabe von [DATA] im Betreff, ermöglicht im Mailprogramm schnelles Suchen oder automatisches Verschieben
• Welche Aktivität wird vom Empfänger erwartet und wer ist der Ansprechpartner?
• Welche Dateien werden in welcher Version mitgeschickt?
• Welches Wissen über die Daten auf Seiten des Senders oder Empfängers ist für die Arbeit mit den Daten relevant?
• Wo und in welcher Form sollen neue Versionen abgelegt werden?
• Wer soll wie über Ergebnisse und Fortschritte informiert werden?

Zu guter Letzt ist es immer sinnvoll zu überprüfen, ob die Mail mit den Forschungsdaten signiert und verschlüsselt ist.

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