Ablauf von ZIH-Benutzerkonten
Die im Identitätsmanagementsystem der TU Dresden verwalteten ZIH-Benutzerkonten laufen ab, sobald der jeweilige Benutzer nicht mehr Mitarbeiter, Studierender oder Gast der TU Dresden ist. Eine solche Situation kann durch das Vertragsende, die Exmatrikulation oder den Ablauf des Gastverhältnisses entstehen. Abgelaufene ZIH-Benutzerkonten werden nach einer [Kulanzfrist] von 14 Tagen gesperrt und nach einer [Löschfrist] von 15 Monaten gelöscht.
ZIH-Benutzerkonten laufen jedoch nicht ab, wenn neben dem abgelaufenen ein weiteres Vertrags-, Studierenden- oder Gastverhältnis zur TU Dresden besteht oder sich ein solches nahtlos an das abgelaufene anschließt. Die betroffenen Benutzer können ihr bestehendes ZIH-Benutzerkonto zum Beispiel in den folgenden Situationen wie gewohnt weiternutzen:
- Ein Studierender wird im direkten Anschluss an das Studium Mitarbeiter der TU Dresden
- Ein Mitarbeiter erhält eine Vertragsverlängerung oder einen neuen Arbeitsvertrag
- Ein Studierender wechselt den Studiengang
- Ein Gast wird Mitarbeiter der TU Dresden
In diesen Situationen werden die neuen Vertrags- oder Studierendenverhältnisse automatisiert aus der Personalverwaltung bzw. aus der Studierendenverwaltung übermittelt und den betroffenen ZIH-Benutzerkonten zugeordnet. Darum muss in diesen Fällen kein Antrag auf Weiternutzung des ZIH-Benutzerkontos gestellt werden.
Kulanzfrist
Für abgelaufene ZIH-Benutzerkonten wird eine Kulanzfrist von 14 Tagen gewährt, in der das betroffene ZIH-Benutzerkonto aktiv bleibt und wie gewohnt benutzt werden kann. Erst nach Ablauf der Kulanzfrist wird das ZIH-Benutzerkonto gesperrt. Ist die Sperrung erfolgt, kann mit dem betroffenen ZIH-Benutzerkonto nicht mehr auf die zentralen IT-Dienste der TU Dresden und die persönlichen Daten des Benutzers zugegriffen werden. Die persönlichen Daten werden bei der Sperrung des ZIH-Benutzerkontos jedoch nicht gelöscht, das E-Mail-Postfach wird mitsamt gesetzten E-Mail-Weiterleitungen deaktiviert.
Um den Benutzer vor der bald folgenden Sperrung des ZIH-Benutzerkontos zu warnen, werden innerhalb der Kulanzfrist vom IDM-System drei E-Mails versandt. In diesen E-Mails wird auch auf die Notwendigkeit zur Sicherung aller persönlicher Daten und E-Mails hingewiesen. Der Benutzer ist für die Sicherung dieser Daten selbst verantwortlich. Wird der Benutzer innerhalb der Kulanzfrist wieder Mitarbeiter, Studierender oder Gast der TU Dresden, so unterbleibt die Sperrung des ZIH-Benutzerkontos. Auch in diesem Fall erfolgt die Übermittlung der neuen Vertrags- oder Studierendenverhältnisse an das IDM-System und die Zuordnung zu den betroffenen ZIH-Benutzerkonten automatisiert.
Löschfrist
Für abgelaufene ZIH-Benutzerkonten ist im IDM-System eine Löschfrist von 15 Monaten definiert. Nach Ablauf der Löschfrist werden die betroffenen ZIH-Benutzerkonten endgültig gelöscht. Mit der Löschung der ZIH-Benutzerkonten ist auch die Löschung aller persönlichen Daten und die Deaktivierung aller gesetzten E-Mail-Weiterleitungen verbunden. Lediglich das dem ZIH-Benutzerkonto zugeordnete ZIH-Login und die persönlichen E-Mail-Adressen des Benutzers werden im IDM-System archiviert, um eine zukünftige Neuvergabe an einen anderen Benutzer zu verhindern.
Wird der Benutzer innerhalb der Löschfrist wieder Mitarbeiter, Studierender oder Gast der TU Dresden, so unterbleibt die Löschung des ZIH-Benutzerkontos und es wird automatisch wieder aktiviert. Auch in diesem Fall erfolgt die Übermittlung der neuen Vertrags- oder Studierendenverhältnisse an das IDM-System und die Zuordnung zu den betroffenen ZIH-Benutzerkonten automatisiert.
Zentraler Ansprechpartner für alle Fragen und Probleme mit den ZIH-Benutzerkonten ist der Service Desk.