studentische (SHK) und wissenschaftli­che (WHK) Hilfskräfte

Für Hilfskraft-Stellen muss nicht zwingend eine Ausschreibung erfolgen.

Sobald allerdings mit einem Beschäftigungsangebot an die Öffentlichkeit getreten werden soll, ist eine Ausschreibung erforderlich. Hierzu senden Sie die Ausschreibung per Mail zur Freigabe an das SG 2.4, Teams-SHK/WHK-Bearbeitung sowie cc SG 3.2 "Innerer Dienst".  Bereits bei Zusendung der Ausschreibung ist die Finanzierungsquelle anzugeben. Eigenständige/dezentrale Ausschreibungen von Hilftskraftstellen sind untersagt!

Bei der Ausschreibung ist zwingend zu beachten, dass SHK für grundsätzlich mind. 1 Semester und WHK mind. für 12 Monate auszuschreiben/zu beschäftigen sind und ausschließlich mit wissenschaftlichen Dienstleistungen betraut werden dürfen (administrative-/ Verwaltungstätigkeiten ohne  unmittelbaren Bezug zu Wissenschaft und/oder Lehre dürfen nicht übertragen werden).   

Muster für:
SHK-Ausschreibung
WHK-Ausschreibung

Immatrikulierte Studenten ohne Hochschulabschluss können nur als SHK eingestellt werden.

Verfügt die gewünschte Person über einen Abschluss, ist aber noch in einem ordentlichen Studiengang immatrikuliert, kann diese sowohl als SHK, als auch als WHK eingestellt werden.

Promotionsstudenten sowie nicht mehr immatrikulierte Personen können nur als WHK beschäftigt werden.     

Eine gleichzeitige Beschäftigung als SHK und WHK ist nicht möglich. Ebenso soll es keine gleichzeitige Beschäftigung von WHK und wiss. Mitarbeiter geben.

Die max. Befristungsdauer beträgt nach WissZeitVG 6 Jahre vor bzw. nach der Promotion.

SHK und immatrikulierte WHK werden im Rahmen einer studienbegleitenden Beschäftigung  nach § 6 WissZeitVG befristet. Eine Anrechnung der Beschäftigung erfolgt unabhängig von der geleisteten Wochenstundenzahl.
 
Nicht mehr immatrikulierte Hilfskräfte und Promotionsstudierende müssen ein Qualifikationsziel nachweisen. Die Befristung erfolgt hier nach § 2 Absatz 1 WissZeitVG.
Für diese Fälle ist zwingend die Art der Qualifizierung, ggf. eine nähere Erläuterung zu den Erfahrungen und Kompetenzen, welche die WHK durch diese Beschäftigung erwirbt sowie die zeitliche Komponente anzugeben (Qualifizierungsbogen). Weitere Infos finden Sie im einschlägigen Rundschreiben 

Nach § 58 Abs. 3 Satz 4 SächsHSG ist eine studentische Hilfskraft grundsätzlich für jeweils mindestens ein Semester; ergänzend durch TdL-Richtlinien grundsätzlich für 1 Jahr, eine wissenschaftliche oder künstlerische Hilfskraft grundsätzlich für jeweils mindestens zwölf Monate zu beschäftigen.

In Fällen von kürzeren Laufzeiten ist dies im Einzelfall zu begründen, ebenso für WHK bei Überschreiten der drei Jahre lt. Rahmenkodex für den Schritt zur nächsten Qualifikationsstufe mit Beschäftigung als wissenschaftlicher Mitarbeiter.

Studienbegleitender Einsatz nach § 6 Abs. 1 WissZeitVG
Zur Wahrung der Nebenberuflichkeitsgrenze ist eine wöchentliche Einsatzzeit von max. 19 h in Summe aller Beschäftigungen innerhalb und außerhalb der TU Dresden erlaubt, um nicht den sozialversicherungsrechtlichen Status als Studierende/r zu verlieren und damit voll sozialversicherungspflichtig zu werden.
Ausnahmen sind gegeben bei Diplomanden, Teilzeit- und Fernstudierenden,  Pflichtpraktika sowie bei Beurlaubung - hier erfolgt eine Einzelfallprüfung im SG 2.4.

Qualifizierender Einsatz nach § 2 Abs. 1 WissZeitVG
WHK mit dem Ziel der Qualifizierung nach § 2 Abs. 1 WissZeitVG werden an der TU Dresden maximal bis zu 19 Stunden/Woche eingesetzt.
Weitere Beschäftigungen sind in Summe nach dem Arbeitszeitgesetz zu bewerten.

Bezüglich Sonn- und Feiertagsarbeit gilt das Arbeitszeitgesetz in der jeweils geltenden Fassung.

Hilfskräfte dürfen nur Tutorentätigkeiten oder wissenschaftliche Hilfstätigkeiten in Lehre und Forschung (§ 58, Abs. 3 Satz 3 SächsHSG) übertragen bekommen (unmittelbar für Lehre und/oder Forschung).
Reine administrative Tätigkeiten sind nicht erlaubt.
Weiter Infos sind im Rundschreiben zu sowie zu wissenschaftlichen Hilfstätigkeiten (im Sinne des SächsHSG i.V.m. dem WissZeiVG) in den Ausführungen des SMWK zur Thematik zu finden.

Ein Tutor/Eine Tutorin (lateinisch tutor für ‚Vormund', ‚Beschützer') ist im akademischen Bereich eine Person, die an Universitäten oder Hochschulen mit der Begleitung, Unterrichtung und Leitung anderer Personen beauftragt ist. Diese spezielle Form des Kurses nennt man auch Tutoriat, Tutorat oder Tutorium, in dem Tutoren beobachten und bei Problemen der Studierenden helfend eingreift.
Tutoren sind meist selbst Studierende in einem höheren Fachsemester. Sie unterstützen Dozenten als studentische oder wissenschaftliche Hilfskraft und erleichtern anderen Studierenden mit ihrem Wissen den Start ins Studium. 

Nach § 3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz (EStG) sind Einnahmen aus nebenberuflicher Tätigkeit als Ausbilder/in, Erzieher/in, Betreuer/in, Übungsleiter/in oder vergleichbare Tätigkeiten mit pädagogischer Ausrichtung (z.B. als Tutor/in) bei Vorliegen der dort genannten Voraussetzungen bis zu einem Höchstbetrag von derzeit 3.000,00 EUR pro Jahr steuerfrei zu belassen. Der Steuerfreibetrag kann nur einmal pro Jahr in Anspruch genommen werden. Weiter Informationen sind im Rundschreiben D2/4/2021 nachzulesen.

Für die Einstellung von studentischen Hilfskräften (SHK) und wissenschaftlichen Hilfskräften (WHK) wird der elektronische Einstellungsprozess ELSE an der TU Dresden genutzt.
Dieser Prozess wurde zur Digitalisierung,  Verkürzung der Antragsfrist sowie der Verbesserung der Qualität der Antragsunterlagen etabliert.

Eine Beschäftigung ohne gültigen Arbeitsvertrag (beidseitig unterzeichnet!) ist nicht zulässig!

Der Einsatz der Hilfskraft kann nur innerhalb des Vertragszeitraumes erfolgen.
Eine Beschäftigung darüber hinaus ist nicht erlaubt.

Wenn die wöchentliche Einsatzzeit für die WHK geändert werden soll, ist ein gesonderter Antrag auf Stundenreduzierung bzw. Stundenerhöhung an das SG 2.4 zu stellen (für SHK gilt das ELSE-Verfahren).
 

Zuständig für den Abschluss von Arbeits- und Auflösungsverträgen zwischen der Hilfskraft  und der TU Dresden ist das SG 2.4.

Es gilt für SHK und WHK ein
elektronisches Antragsverfahren

Für die Auflösung eines Vertrages ist das SG 2.4 zu informieren.
Genutzt werden kann hier der Auflösungsantrag.

EU-Bürger benötigen einen Staatsangehörigkeitsnachweis (Passkopie).
Nicht-EU-Bürger müssen neben einem Staatsangehörigkeitsnachweis (Passkopie), einen gültigen Aufenthaltstitel inklusive Nebenbestimmungen vorweisen.
Umfasst der vorliegende Aufenthaltstitel nicht den gesamten Zeitraum des Vertrags-Antrages, werden Teilverträge erstellt. Ein gesonderter Antrag zur Vertragsverlängerung  ist nicht erneut zu stellen, es genügt die rechtzeitige Zusendung der Verlängerung des Aufenthaltstitels an SG 2.4 .

Die Vergütungssätze für Hilfskräfte sind auf den Homepageseiten des SG 2.4 veröffentlicht und werden stets aktualisiert. Sie haben sich zum 01.04.2024 geändert.

Die Auszahlung der Vergütung erfolgt jeweils zum letzten des Monats (Voraussetzung ist die rechtzeitige Zahlbarmachung im SG 2.4).

Der Einsatz der Hilfskräfte ist gleichmäßig auf die Woche zu verteilen. Ein Übertrag von Stunden in die folgende(n) Woche(n) ist grundsätzlich nicht statthaft.
(ein Beispiel zum Verständnis: bei einer vertraglichen Wochenarbeitszeit von 10 h als SHK werden z.Z. 13,25€/h vergütet, d.h. rein rechnerisch 132,50€/Woche; wird in einer Woche nur 5 h gearbeitet und dafür in der nächsten Woche 15 h, wird der gesetzliche Mindestlohn in der 2. Woche unterschritten - 132,50€ "Wochenvergütung" für 15h = 8,83€/h -> steht dem MiLoG entgegen!)
Über die Einsatzzeit ist ein Arbeitszeitnachweis zu führen, der die wahrheitsgemäße Beschäftigung der Hilfskraft abbildet. Dieser verbleibt in der jeweiligen Struktureinheit zum Nachweis bei eventuellen Kontrollen. Auf die Ausführungen im einschlägigen Rundschreiben wird hingeweisen.

Mit Ablauf des Arbeitsvertrages endet das Arbeitsverhältnis mit der Technischen Universität Dresden (TU Dresden)  und wird keinesfalls stillschweigend i. S. von § 625 BGB fortgesetzt; durch eine nicht vom Dezernat Personal genehmigte/vertraglich fixierte Weiterbeschäftigung wird mit der TU Dresden kein gültiges Arbeitsverhältnis begründet (Erklärung zu § 626 BGB).

Soll ein Vertrag vorzeitig beendet werden, besteht die Möglichkeit einer Kündigung und einer Auflösung. Bei einer Kündigung ist eine Kündigungsfrist von vier Wochen zum 15. oder letzten des Monats zu beachten.
Eine Auflösung erfolgt im gegenseitigen Einvernehmen der Vertragspartner; sie kann kurzfristig umgesetzt werden.
Die Hilfskräft sollten sich hier an die zuständigen Prozessinitiator:innen wenden, um den ELSE-Auflösungsprozess zu starten.

Bei Exmatrikulation im Vertragszeitraum oder bei Minder-/Nichtleistung sollten die Betreuungspersonen sich in jedem Fall an die/den Sachbearbeiter:in im SG 2.4 zwecks Abstimmung der erforderlichen Schritte wenden.

Ich muss alle Angaben im SG 2.4 schriftlich melden, die Einfluss auf das Beschäftigungsverhältnis bzw. den Vertrag haben, wie z.B.:

• Adressänderung/Umzug
• Änderung der Bankverbindung
• Eheschließung/Personenstandsänderung
• Schwangerschaft/Mutterschutz/Elternzeit
• Aufnahme einer anderen/weiteren Tätigkeit außerhalb der TU Dresden
   

Ja, als Hilfskraft (SHK/WHK) hat man bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dabei kann zwischen einfachem (enthält eine kurze Auflistung von Vertragszeitraum und Tätigkeiten) und qualifiziertem Arbeitszeugnis (enthält zusätzlich eine persönliche Bewertung) gewählt werden.
Das entsprechende Zeugnis ist von der Hilfskraft bei der Betreuungsperson zu beantragen. Es kann nach Erstellung zur Überprüfung an  gesandt werden.
Eine Kopie des Zeugnisses ist nach Aushändigung an SG 2.4 zur Ablage im Personalvorgang zu reichen/zu senden. vgl. auch Rundschreiben D2/5/2020

Anspruch

Hilfskräfte haben Anspruch auf Urlaub!
Es gelten die Bestimmungen des Bundesurlaubsgesetzes (§ 1 i.V.m. § 2 BUrlG).
Pro vollem Jahr stehen (24 Werktage) hier an der TUD 20 Arbeitstage (Mo-Fr) als Urlaub zur Verfügung.
Der anteilige Urlaubsanspruch berechnet sich gemäß der Zwölftelregelung:
volle Beschäftigungsmonate x 20 Urlaubstage / 12 Monate
Ein voller Beschäftigungsmonat ist dabei z.B.: 01.01.-31.01. oder 15.01. - 14.02.
Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, werden aufgerundet, die weniger als eine halben Tag ergeben, verringern einmalig die formale durchschnittliche tägliche Arbeitszeit entsprechend.

Beantragung

Der Urlaub ist von der Hilfskraft bei der Betreuungsperson schriftlich zu beantragen und wird durch die Betreuungsperson bestätigt/genehmigt. Zur Vereinfachung sollten auch Hilfskräfte die Urlaubskarten der TUD nutzen. Diese sind in den beschäftigenden Struktureinheiten aufzubewahren.

Gewährung

Da die Hilfskraftverträge wöchentliche Arbeitszeiten vereinbaren, die regelmäßig gleichmäßig aufzuteilen sind, ist auch bei Urlaub diese regelmäßige Verteilung zu berücksichtigen; z.B.: Arbeitszeit 10h/Woche -> dies entspricht 2h/Tag -> 5 Urlaubstage.

Achtung, es ist bitte zu beachten, dass Zeiten der Betriebsruhe zum Jahreswechsel auch für Hilfskräfte gelten und damit den Einsatz von Urlaubstagen (nicht am 24. und 31.12.) erfordern; dies muss bei der Vertragsbeantragung ggf. bereits berücksichtigt werden! Falls auf Grund einer zu kurzen Vertragsdauer kein Urlaubsanspruch entsteht, muss dies bei der Vertragskombination mit Betriebsruhezeiten beachtet werden; z.B. könnte ein solcher Vertrag am Tag vor Beginn der Betriebsruhe enden.

Beipiele
1. Hilfskraftvertrag 01.04. bis 30.09 über 5 Stunden/Woche:
Die Hilfskraft erarbeitet anteilig für sechs voll gearbeitete Monate einen Anspruch auf 10 Urlaubstage (20 Tage/12 Monate x 6 volle Beschäftigungsmonate).
Bei 5 Stunden/Woche wären das pro Tag 1 Stunde Einsatz.
(erbringt die Hilfskraft in einer Woche nicht die 5 Stunden, hat sie 5 Tage Urlaub zu nehmen. Erbringt sie nur 4 Stunden/Woche wäre es ein Tag Urlaub)

2. Hilfskraftvertrag 01.04. bis 23.04. über 19 Stunden/Woche:  
Es wird kein Urlaubsanspruch erarbeitet, da kein voller Kalendermonat erbracht wird.

3. Hilfskraftvertrag 01.08. bis 31.12. über 15 Stunden/Woche:
Die Hilfskraft erarbeitet für fünf volle Beschäftigungsmonate einen Urlaubsanspruch in Höhe von 8 Tagen. In diesem Beispiel ist die Betriebsruhe (ohne 24. und 31.12.) als  Urlaub einzukalkulieren.

Feiertage sind von den Hilfskräften nicht vor- /nach-/ einzuarbeiten.
Hier verkürzt sich die wöchentliche Arbeitszeit um den auf den Feiertag entfallenden Anteil. 

Beispiel
Die Hilfskraft hat einen Vertrag über 10 h/Woche. Nun ist in einer Woche am Mittwoch Feiertag. Für diesen Tag muss die Hilfskraft keine Arbeitsleistung erbringen; von der wöchentlichen Arbeitszeit werden hier 2 h, die auf den Feiertag entfallen, abgezogen. Die Hilfkraft arbeitet also in dieser Woche nur 8 h und im Arbeitszeitnachweis wird der Feiertag als solcher gekennzeichnet.

Die Arbeitsunfähigkeit (AU) ist unverzüglich an das Dezernat Personal an die Funktionsadresse („cc“ Betreuer:in oder Sekretär:in) mithilfe der E-Mail-Vorlagen entsprechend des zutreffenden Beschäftigten-Status zu meldeno.g. Wenn keine eigenständige Meldung möglich ist, kann der Versand der E-Mail an die Funktionsadresse auch im Auftrag durch den:die Betreuer:in oder Sekretär:in erfolgen; SHK/WHK sind dabei „cc“ zu setzen.

Ausnahme: Bei privat Versicherten, AU-Bescheinigungen aus dem Ausland, sonstigen AU-Bescheinigungen (z.B. Privatärzte, Kind krank, Beschäftigungsverbot) bleibt es auch weiterhin beim bisherigen Verfahren des `Papier-Nachweises` und bei der Vorlagepflicht durch die Beschäftigten.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Im Fall von Arbeitsunfähigkeit infolge von Krankheit besteht grundsätzlich Anspruch auf Entgeltfortzahlung bis zur Dauer von sechs Wochen. Endet das Arbeitsverhältnis während dieser Zeit, so besteht Anspruch höchstens bis zum Ablauf des Arbeitsverhältnisses. Ein Anspruch entsteht jedoch erst dann, wenn das Arbeitsverhältnis mindestens vier Wochen ununterbrochen bestanden hat.

NEIN!
Hilfskräfte sind keine Dienstreisenden im Sinne des Sächsischen Reisekostengesetzes (SächsRKG); sie fallen nicht in dessen Geltungsbereich.
Hilfskräfte können dennoch Reisen im dienstlichen Interesse der TU Dresden durchführen. Sie sind auf diesen, innerhalb des Vertragszeitraumes der Hilfskrafttätigkeit stattfindenden Reisen, über die Unfallkasse Sachsen unfallversichert, wenn vor Reisebeginn ein entsprechender Reiseantrag schriftlich gestellt und genehmigt wurde.
Sie können für diese Reisen gemäß § 670 BGB Auslagenerstattung erhalten; dafür ist eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, der alle Auslagen-Belege/Nachweise im Original beizufügen sind.

Werdende Mütter sollen dem Arbeitgeber (hier: TU Dresden) ihre Schwangerschaft und den mutmaßlichen Entbindungstermin schriftlich mitteilen.

Die Regelungen des Mutterschutzgesetzes sind zu beachten (Anzeige bzgl. Arbeitsschutz).

Sechs Wochen vor der voraussichtlichen Entbindung beginnt der Mutterschutz.
Die werdende Mutter kann hierzu schriftlich erklären, während der Zeit bis zur Entbindung weiterhin arbeiten zu wollen. Diese Erklärung kann jederzeit widerrufen werden.

Innerhalb der acht Wochen nach der Geburt ist eine Tätigkeit nicht erlaubt.

Der Antrag auf Elternzeit ist sieben Wochen vor Beginn dieser, schriftlich zu stellen.

Die gesetzliche Verlängerung kann für innerhalb des Vertragszeitraumes liegende Mutterschutz- und/oder Elternzeit beantragt werden.
Bei Hilfskräften, die nach § 6 Absatz 1 WissZeitVG befristet werden, ist allerdings keine gesetzliche Verlängerung möglich.