Die Berechtigung zur Dienstsiegelführung und -verwendung ist amts- bzw. funktionsgebunden. Unterschieden wird gemäß Dienstsiegelordnung (Punkt 3) der TU Dresden zwischen der Dienstsiegelführung Kraft des Amtes sowie durch Ernennung seitens des:der Kanzler:in aufgrund der ausgeübten Funktion bzw. Tätigkeiten.

Die Kraft ihres Amtes fungierenden bzw. ernannten Dienstsiegelführer:innen können in eigener Verantwortung Stellvertreter:innen ihrer Person in der Siegelführung bestimmen. Dabei sollte es sich um deren Amts- bzw. Funktionsstellvertreter:innen handeln.

Unterschriftsleistungen in Verbindung mit einem Dienstsiegelabdruck dürfen ausschließlich durch den:die Dienstsiegelführer:in oder seine:ihre aktenkundig benannte Stellvertretung erfolgen.

Wird in einer Struktureinheit durch eine Person ein neues Dienstsiegel aufgrund der Übernahme einer bestimmten Funktion bzw. Tätigkeit benötigt, ist bei der Dienstsiegelverwaltung ein Antrag (formlos, per Mail an ) unter Verweis auf die Funktion und beabsichtigte Nutzung zu stellen. Ein Antrag ist auch zu stellen, wenn aufgrund eines Funktionswechsels vorgesehen ist, dass ein bereits ausgegebenes Dienstsiegel von einem:einer anderen Mitarbeiter:in übernommen wird.

Steht ein Wechsel in der Führung eines Kraft des Amtes ausgegebenen Dienstsiegels im Zusammenhang einer Neuwahl oder Ähnlichem an, ist das SG Allgemeine Verwaltung darüber in Kenntnis zu setzen.

Die Verwendung der Dienstsiegel an der TU Dresden unterliegt einem strengen Maßstab. Dienstsiegel verleihen Verträgen, Urkunden oder sonstigen Eigendokumenten, die an der TU Dresden gefertigt werden, Gültigkeit sowie eine besondere Bedeutung und Wertigkeit. Zudem werden Kopien von an der TU Dresden erstellten Eigendokumenten mittels Dienstsiegel beglaubigt.

Dienstsiegel sind vor Zugriff und Missbrauch durch unberechtigte Personen sowie vor möglichem Verlust zu schützen und zu diesem Zweck in einem verschließbaren Fach, Schrank, Tresor o. ä. aufzubewahren. Die Dienstsiegel sind empfindlich und daher pfleglich zu behandeln.

Änderungen jeglicher Art in der Dienstsiegelführung sowie in der Stellvertreterregelung (Änderung von Funktion/Tätigkeit, Amt, Name oder Kontaktdaten, Ausscheiden aus der TU Dresden etc.) sind der Dienstsiegelverwaltung unverzüglich anzuzeigen.

Undeutliche Stempelabdrücke sind häufig auf zu feuchte Stempelkissen und zu viel aufgenommener Stempelfarbe zurückzuführen. Hier empfiehlt sich ein „Trockenstempeln“ und ein Probe-Stempelabdruck, bevor das eigentliche Dokument gesiegelt wird. Zur Reinigung verklebter Zwischenräume der Stempelfläche kann eine Zahnbürste verwendet werden.

Bleibt das Stempelbild undeutlich oder weist es Lücken auf, ist die Dienstsiegelverwaltung darüber in Kenntnis zu setzen. Zu starke Beschädigungen können zu einer Ungültigkeit des Dienstsiegels führen. Das Dienstsiegel muss ggf. vernichtet und neu beschafft werden.

Der Verlust eines Dienstsiegels ist unverzüglich der Dienstsiegelverwaltung anzuzeigen. Das Dienstsiegel wird, gegebenenfalls rückwirkend ab dem Zeitpunkt der letztmalig nachweisbaren Nutzung, u. a. durch Publikation in den Amtlichen Bekanntmachungen der TU Dresden für ungültig erklärt.

Änderungen jeglicher Art in der Dienstsiegelführung sowie in der Stellvertreterregelung sind der Dienstsiegelverwaltung anzuzeigen. Nicht mehr benötigte Dienstsiegel sind unverzüglich zurückzugeben. Es wird Entlastung von den im Zusammenhang mit der Dienstsiegelführung stehenden Rechten und Pflichten erteilt. Ist die Übergabe eines Dienstsiegels an eine in Amt/Funktion nachfolgende Person vorgesehen, ist die Dienstsiegelverwaltung darüber zu informieren.