E-Mail an der TU Dresden

Inhaltsverzeichnis

    1. Einheitliche E-Mail-Adressen der TU Dresden
    2. Wichtige Hinweise für Nutzer die ein Exchange und ein Unixmail Postfach haben
    3. Informationen zum Exchange-Postfach
    4. Informationen zum Unixmail-Postfach
    5. Verschlüsselung / Digitale Unterschrift / PKI / SecureMail
    6. Warnhinweis zu Phishing-Mails
    7. Umgang mit unerwünschten und gefährlichen E-Mails (Spam, Phishing etc.)
        1. Werbe-Mails zu verschiedensten Themen
        2. Phishing-Mails 
        3. Viren-Mails, die Schadcode enthalten
      1. Technische Maßnahmen des ZIH gegen SPAM 
      2. Häufig gestellt Fragen
        1. Warum bekomme ich SPAM-Mails?
        2. Wie gehe ich als Nutzer mit SPAM-Mails um?
        3. Was mache ich mit Mails, bei denen ich mir nicht sicher bin?
        4. Wieso erhalte ich eine E-Mail, obwohl meine eigene Adresse gar nicht im Mail-Kopf steht?
      3. Wie richte ich Mail-Filter für E-Mail-Programme ein?
    8. Verfahren beim Ausscheiden aus der TU Dresden
    9. Rundmails an Mitarbeiter und Studierende der TUD
    10. Verwandte Seiten

Das ZIH betreibt verschiedene E-Mail/Groupware-Dienste zur Verwaltung eigener E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben. Neben Unixmail gibt es jetzt Exchange als  E-Mail- und Groupwarelösung.

Leistungsumfang & Optionen

Exchange:
Empfang & Versand von E-Mail, Postfachzugriff via Web https://msx.tu-dresden.de auch für S/MIME verschlüsselte Mails (IE), Adressbuch, Virenschutz, Spamfilter, Kalender, Aufgabenverwaltung, Abwesenheitsbenachrichtigungen, Weiterleitung, Synchronisation mit mobilen Geräten, Vergabe von Zugriffsberechtigungen, Senden "Im Auftrag von", Senden "Als", Kalender, Adressbücher, Aufgabenlisten, Integration in MS Office, Synchronisation mit mobilen Geräten per ActiveSync. Speicherplatz für E-Mail:  Student 1 GB, Mitarbeiter 1 GB, Maximale Größe E-Mail 30 MB, Anhänge 21 MB

Unixmail:
Empfang & Versand von E-Mail, Benutzung per Web https://mail.zih.tu-dresden.de auch für S/MIME oder PGP verschlüsselte Mails, Adressbuch, Virenschutz, Spamfilter, Kalender, Aufgabenverwaltung, Vergabe von Zugriffsberechtigungen, Abwesenheitsbenachrichtigungen, Weiterleitung, Umleitung, Synchronisation mit mobilen Geräten per SyncML und ActiveSync, Speicherplatz für E-Mail: Student 1 GB, Mitarbeiter 1 GB, maximale Größe E-Mail 30 MB, Anhänge 21 MB

Beantragung & Berechtigung

Exchange:

Bezugsberechtigt sind alle Angehörigen der TUD, Zugriff mit ZIH-Login.

Unixmail:

  • Studierende immatrikuliert vor dem Wintersemester 2014/15: automatisch mit Erhalt des ZIH-Login

Bezugsberechtigt sind Studierende immatrikuliert vor dem Wintersemester 2014/15, Zugriff mit ZIH-Login.

Abrechnung / Kosten

Für Angehörige der TU Dresden ist der Dienst kostenlos.

Dienstqualität (Bereitstellungs- /Supportzeiten / Status)

Studierende

Automatische Einrichtung bei der Immatrikulation

Mitarbeiter

ca. 1 Werktag

Betriebs- und Supportzeiten

Telefon © ZIH
Name

Service Desk

Kontaktinformationen
Adresse work

Besucheradresse:

Andreas-Pfitzmann-Bau, Raum E036 Nöthnitzer Straße 46

01187 Dresden

Adresse postal

Postadresse:

Technische Universität Dresden Service Desk

01062 Dresden

work Tel.
+49 351 463-40000
fax Fax
+49 351 463-42328

Öffnungszeiten:

Montag bis Freitag:
08:00 - 19:00

Einheitliche E-Mail-Adressen der TU Dresden

Student / Gast vorname.nachname[n]@mailbox.tu-dresden.de
 
Mitarbeiter

vorname.name[n]@tu-dresden.de

Funktionsbezogen funktion@tu-dresden.de [verwaltet durch 

Dezernat 3 Sachgebiet Innerer Dienst ]

[n] = fortlaufende Nummern zur Unterscheidung bei Namensgleichheit
Leerzeichen im Namen werden durch Unterstrich abgebildet

Die persönlichen E-Mail-Adressen werden automatisch im IDM erzeugt, bei Mängeln in Namensumsetzung nehmen Sie bitte mit der betreffenden Personalstelle Kontakt auf.
Über das ZIH-IDM-Portal ist eine Selbstauskunft zur persönlichen E-Mail-Adresse an der TUD möglich.

In begründeten Fällen besteht die Möglichkeit, die persönliche E-Mail-Adresse durch eine weitere persönliche Adresse zu ergänzen. Anspruch auf eine zusätzliche persönliche E-Mail-Adresse besteht nur dann, wenn in der persönlichen E-Mail-Adresse durch Namensdoppelungen eine Erweiterung durch eine laufende Nummer erfolgte. Zu den Modalitäten und ihrer Umsetzung nehmen Sie bitte Kontakt zum Service Desk am ZIH auf.

Die Verarbeitung, Speicherung und Nutzung aller Daten unterliegen den geltenden gesetzlichen Regelungen einschließlich der Bestimmungen zum Datenschutz und der IT-Ordnung der TU Dresden.

Einige Institute der TU Dresden betreiben noch eigene E-Mail Dienste. Angehörige der TU Dresden können unter  http://web.tu-dresden.de/TU-Mail beantragen, ihre einheitliche TU E-Mail Adresse mit diesen Diensten zu benutzen.

Wichtige Hinweise für Nutzer die ein Exchange und ein Unixmail Postfach haben

Wenn einem ZIH-Login beide Arten von Postfächern zugeordnet sind, müssen Nutzer, die mit nur einem Postfach arbeiten wollen, in dem nicht genutzten eine Weiterleitung erstellen. Ansonsten können Mails scheinbar verloren gehen, weil  sie im nicht beachteten Postfach zugestellt wurden.

Informationen zum Exchange-Postfach

Informationen zum Unixmail-Postfach

Verschlüsselung / Digitale Unterschrift / PKI / SecureMail

S/MIME erlaubt geschützte Kommunikation, indem Nachrichten so verschlüsselt werden, dass diese nur vom Absender und den Empfängern gelesen werden können. Außerdem kann die Identität eines Absenders anhand einer digitalen Unterschrift überprüft werden. Beides zusammen hilft bei der Entdeckung von Manipulationen und erlaubt den Empfängern festzustellen, ob die Nachricht wirklich von dem Absender stammt oder ob es z.B. eine betrügerische Phishing Mail ist.

Das ZIH der Technischen Universität Dresden nimmt seit dem 01.07.2006 an der PKI (Public Key Infrastruktur) des Deutschen Forschungsnetzes teil und stellt im Rahmen der Zertifizierungstätigkeit fortgeschrittene Zertifikate, d.h. fortgeschrittene elektronische Signaturen aus. Allgemeine Informationen sowie Hinweise zur Beantragung der PKI Zertifikate finden Sie auf den Informationsseiten zur PKI.

Wenn Sie bereits ein PKI-Zertifikat haben, erfahren Sie nachfolgend, wie Sie dieses auf Ihrem Rechner installieren:

Wenn Sie mit Forschungs- und Kooperationspartnern, die kein digitales Schlüsselmaterial besitzen, verschlüsselt kommunizieren möchten, dann können Sie ab 11. September 2017 dafür SecureMail benutzen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Warnhinweis zu Phishing-Mails

Umgang mit unerwünschten und gefährlichen E-Mails (Spam, Phishing etc.)

Auch an der TU Dresden treten unterschiedlichen Kategorien von unerwünschten Mails auf:

Werbe-Mails zu verschiedensten Themen

Reine Werbe-Mails sind relativ harmlos und verbrauchen lediglich Speicherplatz.

Phishing-Mails 

Diese Sorte Mails enthält einen Link, der dem Link zu einer gültigen Seite sehr ähnelt. In Wahrheit führt der Link aber zu einer Webseite, die ein Nachbau der Original-Seite ist. Dort soll der Nutzer typischerweise Passwörter oder ähnliche sensitive Informationen eingeben. In der Mail wird häufig ein Grund genannt, warum der Nutzer diese Aktion vornehmen soll.

Viren-Mails, die Schadcode enthalten

E-Mails mit gefährlichen Anhängen enthalten meist eine gefälschte Absender-Adresse, manchmal auch bekannte Absender. Die Inhalte sind häufig raffiniert formuliert, um den Nutzer zu bewegen, auf einen Link in der Mail zu klicken oder einen beigefügten Anhang zu öffnen. Dadurch kann das System mit Schadcode infiziert werden und Passwörter oder andere Informationen abgegriffen werden.

Technische Maßnahmen des ZIH gegen SPAM 

Die SPAM-Abwehr geschieht in verschiedenen Schritten. Zunächst werden beim Eingang von Mails bereits verschiedene Maßnahmen aktiv, aber auch der Nutzer kommt nicht darum herum, SPAM-Mails mit seinem Mail-Client zu filtern. Die Maßnahmen auf ZIH-Seite gegen SPAM sind im Einzelnen:

  • Durch Greylisting werden viele SPAM-Mails von vorn hinein vermieden. Beim Greylisting wird ausgenutzt, dass beim Versenden von Spam-Mails oft nur ein einziger Versuch gemacht wird, um eine E-Mail zuzustellen. Dies wird ausgenutzt, um Spammer von echten Mail-Servern zu unterscheiden.
  • Offensichtlich mit Viren verseuchte Mails werden von unserem Mail-System gar nicht erst angenommen. Der Absender erhält eine entsprechende Fehlermeldung und kann, wenn es sich doch um eine reguläre Mail handeln sollte, das Problem beseitigen.
  • Wie bei vielen Anbietern wird jede Mail über ein Punktesystem bewertet. Je höher die Anzahl an Punkten, desto größer ist der Verdacht, dass eine Mail unerwünscht ist. Unsere Spamfilter prüfen jede eingehende Nachricht auf verschiedene Kriterien und vergeben Punkte (bzw. Sterne)

Häufig gestellt Fragen

Warum bekomme ich SPAM-Mails?

Wenn die Mail-Server des ZIH eine E-Mail zur Zustellung annehmen, müssen wir diese dem Nutzer auch unverändert zustellen. Dies erfordern die rechtlichen Randbedingungen. D.h. es gibt für uns aus rechtlicher Sicht keine Möglichkeit, erkannten SPAM nicht anzunehmen und automatisch zu löschen. Dies muss immer der Nutzer bzw. dessen Mail-Programm selbst erledigen. Eine automatische Löschung seitens des ZIH der als Spam eingestuften Nachrichten würde in die Rechte der Empfänger eingreifen und den Straftatbestand der Datenveränderung erfüllen.

Wie gehe ich als Nutzer mit SPAM-Mails um?

Das ist relativ einfach. Die vom ZIH empfohlenen Mail-Programme (Outlook, Thunderbird, …) erlauben eine Sortierung der Mails in Ordner anhand der SPAM-Bewertung. So können SPAM-Mails automatisch wegsortiert werden. Bei Outlook und dem Exchange Web-Interface ist dies sogar voreingestellt (kann aber bei Bedarf abgestellt werden). Der Nutzer hat dann die Möglichkeit, diesen Ordner ab und zu durchzusehen und zu leeren.

Was mache ich mit Mails, bei denen ich mir nicht sicher bin?

Hier kann man zuerst danach schauen, ob der Absender die Mail signiert hat. Hat er dies, ist das schon einmal ein gutes Zeichen für die Authentizität der Mail. Überlegen Sie ansonsten immer vorher, ob Sie von dem Absender auch eine Mail mit Anhang erwarten. Nur dann sollten Sie den Anhang bedenkenlos öffnen. Aktuelle Antiviren-Software, an der TU Dresden steht Sophos als Landes-Lizenz zur Verfügung, kann helfen, weiteren Schaden abzuwenden und ist in der Lage, schädliche Zugriffe auf ihre Festplatte zu unterbinden.

Wieso erhalte ich eine E-Mail, obwohl meine eigene Adresse gar nicht im Mail-Kopf steht?

Manchmal erhält ein Nutzer Mails, obwohl der Nutzer selbst nicht im Adressfeld steht. Dies kann den einfachen Grund haben, dass der Absender der Mail diesen Nutzer als Adressat in das BCC-Feld (BCC: blind carbon copy, Blindkopie) eingetragen hat. Adressaten, die in diesem Feld stehen, erhalten die betreffende Mail auch. Aber mit der Mail zusammen wird nicht übertragen, wer alles im BCC-Feld steht. Deshalb sieht man, wenn man selbst nur im BCC stand, nur die anderen Adressaten und sich selbst nicht.

Wie richte ich Mail-Filter für E-Mail-Programme ein?

1) Outlook und OWA: Dort ist das Mailfiltern voreingestellt. In OWA lässt sich dies in den Optionen unter „Blockieren oder Zulassen“ aus- bzw. wieder einschalten.
In Outlook werden Spammails ebenfalls automatisch gefiltert und ggf. in den Ordner "Junk" verschoben. Sie können zusätzlich eine Regel erstellen, die die Klassifizierung des TUD-Mailgateways nutzt. Umso mehr Sterne (*) eine Mail erhält, desto  wahrscheinlicher handelt es sich um Spam. Eine Anleitung finden Sie hier.

2) In Horde Mail bzw. Thunderbird: Im Menü Webmail -> Filter den Spamfilter mittels Klick auf das Kreuz in der Regelliste neben Spamfilter aktivieren. Sie können die aussortierten Mails jederzeit im Ordner Spam lesen. Mit Klick auf Spamfilter kann man diesen einstellen. Voreingestellt ist hier Level 5. Sinnvolle Werte liegen zwischen 3 und 7. Bei 3 werden die meisten Werbemails ausgefiltert, aber die Wahrscheinlichkeit steigt, daß auch erwünschte Mails aussortiert werden. Bei Spam-Level 7 werden weniger Werbemails aussortiert, aber nur ganz selten erwünschte Mails.  Mehr ... (Anmerkung: In Thunderbird filtern ist bei Unixmail nicht sinnvoll)

Verfahren beim Ausscheiden aus der TU Dresden

Zusammen mit dem ZIH-Benutzerkonto läuft die E-Mail-Nutzung ab, sobald der jeweilige Benutzer nicht mehr Mitarbeiter (durch Vertragsende), Studierender (durch Exmatrikulation) oder Gast (durch Ablauf des Gastverhältnisses) der TU Dresden ist. Abgelaufene ZIH-Benutzerkonten werden nach einer Kulanzfrist von 14 Tagen gesperrt und nach einer Löschfrist von 15 Monaten gelöscht.

ZIH-Benutzerkonten laufen nicht ab, wenn ein weiteres Vertrags-, Studierenden- oder Gastverhältnis zur TU Dresden besteht oder sich ein solches nahtlos an das abgelaufene anschließt. Die betroffenen Benutzer können ihr bestehendes ZIH-Benutzerkonto zum Beispiel in den folgenden Situationen wie gewohnt weiternutzen:

  • Ein Studierender wird im direkten Anschluss an das Studium Mitarbeiter der TU Dresden
  • Ein Mitarbeiter erhält eine Vertragsverlängerung oder einen neuen Arbeitsvertrag
  • Ein Studierender wechselt den Studiengang
  • Ein Gast wird Mitarbeiter der TU Dresden
  • Der Mitarbeiter beantragt unter Nachweis des Status „Angehöriger der TU Dresden“ beim ZIH die weitere Nutzung seiner persönlichen Mailadresse. Die Nutzung ist jährlich zu verlängern.

In diesen Situationen werden die neuen Vertrags- oder Studierendenverhältnisse automatisiert aus der Personalverwaltung bzw. aus der Studierendenverwaltung übermittelt und den betroffenen ZIH-Benutzerkonten zugeordnet. Darum muss in diesen Fällen kein Antrag auf Weiternutzung des ZIH-Benutzerkontos gestellt werden.

Für abgelaufene ZIH-Benutzerkonten wird eine Kulanzfrist von 14 Tagen gewährt, in der das betroffene ZIH-Benutzerkonto aktiv bleibt und wie gewohnt benutzt werden kann. Erst danach wird das ZIH-Benutzerkonto gesperrt. Ist die Sperrung erfolgt, kann mit dem betroffenen ZIH-Benutzerkonto nicht mehr auf die zentralen IT-Dienste der TU Dresden und die persönlichen Daten des Benutzers zugegriffen werden. Die persönlichen Daten werden bei der Sperrung des ZIH-Benutzerkontos nicht gelöscht, eventuell gesetzte Weiterleitungen bleiben aktiv. Innerhalb dieser Kulanzfrist werden vom IDM-System drei E-Mails versandt um den Benutzer vor der folgenden Sperrung des ZIH-Benutzerkontos zu warnen. Darin wird auf die Notwendigkeit zur Datensicherung durch den Nutzer hingewiesen. Wird der Benutzer innerhalb der Kulanzfrist wieder Mitarbeiter, Studierender oder Gast der TU Dresden, so unterbleibt die Sperrung des ZIH-Benutzerkontos. Auch in diesem Fall erfolgt die Übermittlung der neuen Vertrags- oder Studierendenverhältnisse an das IDM-System und die Zuordnung zu den betroffenen ZIH-Benutzerkonten automatisiert.

Für abgelaufene ZIH-Benutzerkonten ist im IDM-System eine Löschfrist von 15 Monaten definiert, nach deren Ablauf die betroffenen ZIH-Benutzerkonten endgültig gelöscht werden. Damit ist auch die Löschung aller persönlichen Daten und die Deaktivierung aller gesetzten E-Mail-Weiterleitungen verbunden. Lediglich das dem ZIH-Benutzerkonto zugeordnete ZIH-Login und die persönlichen E-Mail-Adressen des Benutzers werden im IDM-System archiviert, um eine zukünftige Neuvergabe an einen anderen Benutzer zu verhindern. Wird der Benutzer innerhalb der Löschfrist wieder Mitarbeiter, Studierender oder Gast der TU Dresden, so unterbleibt die Löschung des ZIH-Benutzerkontos und es wird automatisch wieder aktiviert. Auch in diesem Fall erfolgt die Übermittlung der neuen Vertrags- oder Studierendenverhältnisse an das IDM-System und die Zuordnung zu den betroffenen ZIH-Benutzerkonten automatisiert.

Rundmails an Mitarbeiter und Studierende der TUD

Um gezielt bestimmte Personengruppen innerhalb der TUD zu erreichen, besteht für Mitarbeiter und Studierende die Möglichkeit, Rundmails zu verschicken. Für Rundschreiben an Studierende ist dabei die Mitteilung des Prorektors für Bildung und Internationales 6/2017: http://www.verw.tu-dresden.de/VerwRicht/Sachwort/download.asp?file=mprbi0617.pdf> zu beachten.

Für Rundschreiben an Mitarbeitende gilt die Mitteilung des Rektors 3/2017:  http://www.verw.tu-dresden.de/VerwRicht/Sachwort/download.asp?file=mr0317.pdf>.

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Letzte Änderung: 11.06.2018